Elektroniczna umowa o pracę? To już jest możliwe!
Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie lub na piśmie potwierdzona. Zawarcie umowy w wersji elektronicznej jest w pełni dopuszczalne, ale trzeba zadbać o właściwy podpis – mObywatel może być podważony!
Zgodnie z art. 29 § 2 k.p. umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia dotyczące stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków – zasada ta pozostaje praktycznie martwa. Wszyscy wolą bowiem zawrzeć umowę na piśmie.
Wydawać by się zatem mogło, że umowa o pracę może mieć jedynie formę papierową (w znaczeniu pisemną) z odręcznymi podpisami. Trzeba jednak pamiętać, że na podstawie art. 300 k.p., w sprawach nieuregulowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy odpowiednio stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Zgodnie z art. 781 k.c. do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.
Powyższe oznacza, że umowa o pracę może być zawarta w wersji elektronicznej, ale do jej ważności wymagane jest opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. I tu docieramy do najciekawszej kwestii. W Polsce obowiązuje kilka sposobów elektronicznego podpisywania dokumentów, ale nie każdy z nich spełnia stosowne kryteria. Odpadają te formy podpisu, które nie mają kwalifikowanej postaci (np. podpis profilem zaufanym).
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1232) w ramach aplikacji mObywatel jest możliwość opatrywania dokumentów elektronicznych podpisem zaufanym, podpisem osobistym oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a także weryfikacja tych podpisów.
Wydawać by się zatem mogło, że podpis poprzez mObywatela powinien załatwiać sprawę. Jednakże zgodnie z regulaminem aplikacji mObywatel bezpłatna usługa składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest przeznaczona do składania oświadczeń woli w sprawach prywatnych i dodatkowo ograniczona do 5 podpisów miesięcznie. Regulamin wskazuje, że nie jest ona przeznaczona do zawierania umów związanych z wykonywanym zawodem, prowadzoną działalnością gospodarczą ani działalnością osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Również na stronach firm świadczących usługi podpisów kwalifikowanych znajduje się informacja, że podpis przez mObywatela może być stosowny wyłącznie do użytku nieprofesjonalnego czyli poza działalnością zawodową – np. do spraw urzędowych, rodzinnych, osobistych. Nie może być wykorzystywany w pracy, firmie czy działalności gospodarczej.
Podpisanie umowy o pracę niewątpliwie jest umową związaną z wykonywanym zawodem. W efekcie złożenie bezpłatnego podpisu kwalifikowanego poprzez mObywatel jest w tym przypadku złamaniem regulaminu aplikacji, a tym samym może budzić wątpliwości co do skuteczności podpisu. Oczywiście sama umowa będzie ważna, ale – od strony formalnej – będzie wymagała potwierdzenia na piśmie jej warunków pod zagrożeniem karą od 2000 zł do 60.000 zł. Można co prawda uznać, że warunki określała wadliwie podpisana umowa, ale aby wybronić ten pogląd pracodawca musi bezwzględnie podpisać się w sposób kwalifikowany.
Uwzględniając powyższe:
– w przypadku pracodawcy należy bezwzględnie stosować kwalifikowane formy podpisu, inne niż darmowe podpisy na mObywatelu.
- w przypadku pracownika korzystanie z darmowych podpisów kwalifikowanych na mObywatelu jest zdecydowanie niezalecane.
Warto także dodać, że powyższe dotyczy umów o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych nie ma co do zasady wymogu zastosowania formy pisemnej, wobec czego podpis przez mObywatela lub profil zaufany jest w zupełności wystarczający. Wyjątkiem są jedynie umowy z cudzoziemcami, które powinny być zawierane na piśmie, a więc obowiązują zasady analogiczne, jak w przypadku umowy o pracę.
