EUDR – Jak ograniczać ryzyko
Spis treści:
1. Wstęp
2. Krok 1: Opracuj i wdróż odpowiednie procedury oraz środki ograniczające ryzyko
3. Krok 2: Opracuj i wdróż wewnętrzne polityki kontroli i procedury zarządzania ryzykiem EUDR
4. Krok 3: Opracuj i wdróż wewnętrzne polityki kontroli i procedury zarządzania ryzykiem EUDR
5. Krok 4: Dokumentuj swoje działania ograniczające ryzyko
6. Podsumowanie
Jednym z obowiązków nałożonych na firmy w związku z wdrożeniem EUDR jest konieczność podejmowania działań mających na celu minimalizację ryzyka. Zgodnie z treścią art. 11 EUDR firmy, z wyjątkiem sytuacji, gdy ocena ryzyka wskazuje, że nie istnieje żadne ryzyko, aby odnośne produkty były niezgodne z wymogami EUDR, lub że ryzyko takie jest znikome, przed wprowadzeniem odnośnych produktów do obrotu lub ich wywozem muszą opracować i wdrożyć odpowiednie procedury i środki zmniejszania ryzyka w celu osiągnięcia poziomu zerowego lub znikomego ryzyka.
Sposoby ograniczania ryzyka będą każdorazowo różniły się od kwalifikacji firmy na potrzeby obowiązków EUDR. Wyłączone z obowiązku ograniczania ryzyka będą m.in. firmy które wprowadzają lub wywożą z terytorium UE, produkty pochodzące z krajów lub regionów, które zostały sklasyfikowane jako obszary „niskiego ryzyka”. W niniejszym artykule przedstawię podstawowe założenia budowania systemu łagodzenia ryzyka na potrzeby EUDR.
Krok 1: Opracuj i wdróż odpowiednie procedury oraz środki ograniczające ryzyko
Chcąc minimalizować ryzyko, firmy powinny wdrożyć dodatkowe środki mające na celu zebranie bardziej kompleksowych informacji, danych lub dokumentów, które mogą złagodzić zidentyfikowane, w pierwszym etapie zbierania informacji, ryzyka.
Dodatkowo firmy mogą korzystać ze wsparcia zewnętrznych firm i przeprowadzać niezależne audyty, w celu potwierdzenia i weryfikacji posiadanych informacji.
Podejmuj działania mające na celu pozyskanie jak najdokładniejszych informacji o produkcie, wykorzystuj wiedzę dostawców, specjalistyczne bazy danych, ogólnodostępne informacje. Zbieraj dowody potwierdzające, że Twoje informacje są prawdziwe i rzetelne.
Krok 2: Opracuj i wdróż wewnętrzne polityki kontroli i procedury zarządzania ryzykiem EUDR
Wyznacz dedykowaną osobę/zespół, której zadaniem będzie nadzorowanie zgodność działalności firmy/jej pracowników z zasadami EUDR.
Dokonuj okresowych przeglądów prawidłowości funkcjonowania wewnętrznych zasad dochowania należytej staranności, weryfikuj kompletność dokumentacji oraz sposób archiwizowania danych.
Wprowadź systemy zarządzania ryzykiem, wyznacz terminy i sposoby przeprowadzania kontroli wewnętrznych, zasady podejmowania działań naprawczych, zasady komunikacji podczas kontroli, sposoby dokumentowania zidentyfikowanych nieprawidłowości.
Okresowo dokonuj przeglądów i aktualizacji posiadanych danych, sprawdź co się zmieniło w Twoim łańcuchu dostaw, sprawdź poziomy ryzyka i zweryfikuj je z aktualnym stanem pranym, bądź na bieżąco z aktualizowanymi wymogami prawnymi.
Krok 4: Dokumentuj swoje działania ograniczające ryzyko
Wprowadź taki system ograniczania ryzyka, aby działania, które podejmujesz były możliwe do weryfikacji w przyszłości.
Prowadź jasną i przejrzystą dokumentację podjętych kroków ograniczających ryzyko oraz sposobów podejmowania decyzji.
Podjęcie powyżej opisanych kroków jest niezbędnym elementem budowania całego systemu zarządzania i ograniczania ryzyka na potrzeby EUDR. Pamiętaj, że dla niektórych firm będzie to bezwzględny obowiązek, a budowanie systemu, dostosowanie go do działalności firmy i oddelegowanie odpowiednich osób, może się okazać procesem długotrwałym i nie zawsze prostym. Dlatego im szybciej firma zacznie analizować swoje obowiązki na potrzeby EUDR, tym większa szansa, że wdrożone systemy będą kompletne i zapewnią ochronę w przypadku kontroli organów zewnętrznych.
