Faktura imienna czy zdjęcie paragonu a wydatki służbowe

Wydatki pracownicze dokumentowane raportem, do którego zostanie dołączona faktura imienna, czy zdjęcie paragonu mogą stanowić koszt uzyskania przychodu spółki.  

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Decydujące dla zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym zasadniczo każdy wydatek, wymaga indywidualnej oceny pod kątem związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu. 

Co do zasady kosztami podatkowymi są również koszty pracownicze, ale istotna jest w tym zakresie odpowiednia weryfikacja czy ocena celu poniesienia konkretnego wydatku (czy jest związany z działalnością gospodarczą oraz czy został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła) oraz czy nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.  

Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 stycznia 2026 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.553.2025.1.PK raport wydatków pracowniczych sporządzony przez pracownika, do którego to raportu załączone zostaną między innymi:  

• Zdjęcia/skany faktur imiennych wystawionych na pracownika, not księgowych zawierających dane pracownika  
• Zdjęcia/skany innych dokumentów, w tym paragonu bez danych imiennych pracownika czy spółki  
• Zdjęcia/skany potwierdzeń płatności z terminali płatniczych niezawierających danych pracownika lub spółki 

może stanowić podstawę do zaliczenia zawartych w nim wydatków do kosztów uzyskania przychodu spółki.  

Jak wskazał w wymienionej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej poniesiony wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany. Dowodami księgowymi mogą być również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości. Zatem skoro zwracane pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości to poprzez złożony przez pracownika raport wydatków wraz ze zdjęciami/skanami dokumentów źródłowych może być podstawą do zaliczenia ujętych w nim wydatków do kosztów uzyskania przychodów.