Faktura na pracownika lub paragon bez danych spółki – czy wydatek może być kosztem podatkowym?

Sprawa będąca przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przez Dyrektora KIS dotyczyła Spółki, która planuje wdrożyć model rozliczania wydatków służbowych, w ramach którego pracownicy korzystający ze służbowych kart płatniczych będą dokumentować ponoszone wydatki fakturami wystawianymi imiennie na pracownika, bez wskazywania danych Spółki jako nabywcy, lub paragonami fiskalnymi, które również nie będą zawierały danych Spółki.  

Zgodnie z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym, wydatki te będą opłacane służbowymi kartami płatniczymi i rozliczane za pośrednictwem platformy tj. systemu w chmurze stworzonego do kompleksowego zarządzania podróżami służbowymi oraz wydatkami pracowników w firmie, który ułatwia Wnioskodawcy rozliczenie wydatków pracowniczych oraz zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami. W ramach procesu rozliczania każdy wydatek podlega weryfikacji pod względem zgodności z wewnętrzną polityką Spółki oraz jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W wyjątkowych sytuacjach pracownicy Wnioskodawcy będą pokrywali wydatki gotówką, a po zaakceptowaniu rozliczenia przez Wnioskodawcę, tak poniesiony wydatek zostanie zwrócony pracownikowi przez Wnioskodawcę na prywatny rachunek bankowy danego pracownika. 

Dominującą kategorię wydatków stanowią koszty noclegów i usług gastronomicznych ponoszone podczas podróży służbowych. Występują również inne wydatki związane z działalnością Spółki, takie jak zakup artykułów biurowych, prenumeraty, abonamenty telefoniczne czy wydatki związane z użytkowaniem samochodów służbowych (m.in. naprawy, wynajem, paliwo, opłaty autostradowe, badania techniczne).  

Co również istotne, jak zostało wskazane w stanie faktycznym – dokumentowanie wydatków fakturami wystawionymi imiennie na pracowników umożliwia jednoznaczne przypisanie wydatku do osoby, która faktycznie poniosła go w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, co usprawnia proces weryfikacji i rozliczenia wydatków. Spółka zwróciła uwagę, że otrzymanie przykładowo faktury za pośrednictwem systemu KSeF, powodowałoby, że jej weryfikacja byłaby nadmiernie czasochłonna w porównaniu do faktury wystawionej na pracownika, którą bezpośrednio przekazuje tenże pracownik. 

W związku z tak przedstawionym stanem faktycznym, Spółka zadała pytanie: Czy wydatki poniesione przez pracowników ponoszone w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych (w tym w podróży służbowej oraz w ramach bieżących potrzeb operacyjnych), opłacone imiennymi służbowymi kartami kredytowymi i udokumentowane fakturami wystawionymi na pracowników albo paragonami fiskalnymi niezawierającymi danych nabywcy, będą mogły zostać uznane w kwocie brutto za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych? – sama uważała, że tak.  

Wątpliwości w tym zakresie nie miał również Dyrektor KIS, który na wstępie zwrócił uwagę na samą definicję i elementy kosztów uzyskania przychodu oraz wskazał, że obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Jednocześnie dodał, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do KUP wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika. 

Zdaniem Dyrektora KIS z przedstawionego przez Spółkę stanowiska wynika, że wydatki: 

1. zostały faktycznie poniesione przez Spółkę, a wydatki te mają charakter definitywny – pomimo tego, że faktura lub paragon nie zawiera danych Spółki, to środki pochodzą ze służbowej karty płatniczej należącej do Spółki, przypisanej do rachunku bankowego Spółki (a więc rozliczenie następuje bezpośrednio z wystawcą karty). Wyjątkowo pracownik może dany wydatek opłacić samodzielnie gotówką, która zostanie mu następnie zwrócona przez Spółkę przelewem na rachunek bankowy pracownika. Ekonomiczny ciężar wydatku ponosi więc każdorazowo Spółka, a nie pracownik; 
2. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i są one bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą firmy – pracownicy przy pomocy kart lub gotówką nabywają usługi i towary służące działalności Spółki, w tym pokrywają koszty swoich podróży służbowych; 
3. są odpowiednio udokumentowane – Spółka otrzymuje od pracownika fakturę lub paragon, która następnie jest analizowana i rozliczana za pośrednictwem platformy, zgodnie z przyjętą w Spółce polityką;  
4. nie są wyłączone z kosztów podatkowych – nie znajdują się w katalogu wydatków z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. 

Końcowo Dyrektor KIS stwierdził, że skoro wydatki ponoszone przez pracowników (w tym w ramach podróży służbowych) ponoszone będą w interesie Spółki i opłacane będą przez pracowników przy użyciu służbowych kart kredytowych Spółki, to uznać należy, że wydatki te będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości − to zasadne jest uznanie, że Spółka będzie miała prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji indywidualnej z 16 września 2026 r. nr:0111-KDIB1-2.4010.376.2026.1.AW