Jaką rolę pełni schema w procesie wystawiania faktury ustrukturyzowanej?
Struktura logiczna (schema), w szczególności FA(3), pełni fundamentalną i krytyczną rolę w procesie wystawiania faktury ustrukturyzowanej, ponieważ KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do obsługi faktur w postaci elektronicznej, ale zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.
Rola schemy w procesie wystawiania e-faktury sprowadza się do następujących kluczowych funkcji:
- Określenie Format i Wzoru (Ujednolicenie)
Schema FA(3) jest jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego w formacie XML. Rola schemy nie polega na narzucaniu wzoru graficznego (zwizualizowanej postaci faktury).
- Obowiązek stosowania wzoru: Faktura ustrukturyzowana musi być wystawiana w postaci elektronicznej i zgodna z wzorem dokumentu elektronicznego. Od 1 lutego 2026 r. wyłącznie struktura logiczna FA(3) będzie stosowana do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych.
- Spójność danych: Struktura FA(3) zapewnia, że każda pozycja faktury ma swoje określone miejsce, dzięki czemu rozumienie jej zapisów po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy zawsze będzie spójne.
- Wielofunkcyjność: Struktura FA(3) została zaprojektowana tak, aby umożliwić wystawianie wszystkich typów faktur (m.in. podstawowych, korygujących, zaliczkowych, rozliczających) zawierających wszystkie dane określone w ustawie o VAT, a także dane dodatkowe.
- Walidacja Techniczna i Przyjęcie Dokumentu
Schema FA(3) jest podstawą weryfikacji, czy przesłany plik może zostać w ogóle przyjęty do obrotu prawnego:
- Weryfikacja zgodności: System KSeF zawsze weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd (np. FA(3) lub FA_RR(1)).
- Przesłanka odrzucenia pliku: Jeżeli plik XML nie jest zgodny ze wzorem struktury logicznej (np. jeśli nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostały wypełnione), faktura zostanie odrzucona przez system. W przypadku negatywnej weryfikacji system nie przydzieli numeru KSeF faktury, co oznacza, że faktura nie została wystawiona.
- Moment wystawienia: Faktura jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, pod warunkiem że plik XML jest poprawny, a data w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania. Jeśli data wystawienia zadeklarowana w polu P_1 struktury FA(3) jest datą późniejszą niż data przesłania, plik XML zostanie odrzucony.
- Określenie Wymaganej Treści i Danych
Struktura logiczna określa, co powinien (i co może) zawierać plik XML faktury.
- Dane obowiązkowe: Wzór e-Faktury musi zawierać elementy wymagane przez ustawę o VAT (Art. 106e). Na przykład, musi zawierać NIP sprzedawcy. Bez NIP sprzedawcy faktura nie zostanie przyjęta w systemie.
- Dane dodatkowe: Schema zawiera również elementy, których stosowanie jest dobrowolne i dowolne, a które wynikają z praktyki biznesowej (np. informacje o płatności, dane kontaktowe, pole DodatkowyOpis). Wypełnienie fakultatywnych elementów jest zalecane, aby umożliwić nabywcy automatyczne zapisanie wszystkich danych faktury w systemie i realizować cele KSeF.
- Elementy struktury FA(3): Struktura jest złożona z nagłówka, danych podmiotów (Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3), szczegółowych danych faktury oraz stopki, a także nowego elementu Załącznik (który jest integralną, ustrukturyzowaną częścią faktury XML).
- Specyficzne wymogi: Struktura logiczna określa, jak ująć dane i w jakim formacie. Na przykład, w fakturach korygujących FA(3) zawiera specjalny element DaneFaKorygowanej, który umożliwia odniesienie się do faktur pierwotnych wystawionych zarówno w KSeF, jak i poza nim.
Podsumowując, schema FA(3) pełni rolę "cyfrowego szkieletu" faktury. Jej zadaniem jest narzucenie jednolitej struktury danych (XML), co jest warunkiem wstępnym, by system KSeF mógł zweryfikować i nadać dokumentowi prawną moc faktury ustrukturyzowanej
*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych
