Jakie są wymogi formalne dotyczące e-faktury?

Wymogi formalne dotyczące e-faktury (faktury ustrukturyzowanej) można podzielić na trzy główne obszary: wymogi dotyczące formatu, wymogi dotyczące treści oraz wymogi dotyczące uwierzytelnienia i obiegu.

1. Wymogi dotyczące formatu i struktury

Kluczowym wymogiem formalnym jest zgodność dokumentu z urzędowym wzorem:

1. Format XML: Faktura ustrukturyzowana musi przyjmować postać pliku XML. Faktury w KSeF wystawiane są wyłącznie w postaci plików XML.
2. Struktura logiczna: Plik XML musi być zgodny z jednolitym, ustrukturyzowanym wzorem dokumentu elektronicznego. Od 1 lutego 2026 r. do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych (w tym faktur korygujących, zaliczkowych i rozliczających) stosowana będzie wyłącznie struktura logiczna FA(3).
3. Weryfikacja techniczna: System KSeF zawsze weryfikuje zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną strukturą xsd (np. FA(3)). Jeśli plik XML nie będzie zgodny ze wzorem, zostanie odrzucony.

Inne obsługiwane struktury:

KSeF obsługuje także inne ustrukturyzowane wzory dokumentów, które po przesłaniu do systemu i nadaniu numeru KSeF są uznawane za faktury ustrukturyzowane:

• Struktura logiczna PEF (spełniająca wymagania normy europejskiej EN-16931-1:2017), dedykowana fakturom w zamówieniach publicznych (B2G).
• Struktura logiczna FA_RR(1), która umożliwi wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA (rozwiązanie fakultatywne od 1 kwietnia 2026 r.).

      2. Wymogi dotyczące treści (obowiązkowe dane)

Faktura ustrukturyzowana musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy wymagane przez ustawę o VAT (art. 106e). Wzór FA(3) uwzględnia te wymogi, takie jak:

1. Dane identyfikacyjne sprzedawcy (Podmiot1): W tym NIP sprzedawcy (bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie).
2. Dane identyfikacyjne nabywcy (Podmiot2): W tym NIP nabywcy (o ile jest podatnikiem). W przypadku konsumentów (osób fizycznych) wypełnia się pole BrakID z wartością „1” (informacja o braku
3. Kolejny numer faktury (pole P_2), który jednoznacznie identyfikuje fakturę w ramach jednej lub więcej serii.
4. Data wystawienia faktury (pole P_1).
5. Data dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile jest inna niż data wystawienia).
6. Szczegóły transakcji: w tym nazwa (rodzaj) towaru lub usługi (pole P_7), cena jednostkowa, kwoty netto i brutto, stawki podatku i kwoty podatku, a także suma wartości sprzedaży zwolnionej, jeśli ma zastosowanie.
7. Kwota należności ogółem (pole P_15).
8. Wyraźne oznaczenia/adnotacje: np. w przypadku samofakturowania (P_17), czy zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

       3. Wymogi dotyczące obiegu i uwierzytelnienia

Wystawienie faktury w KSeF wymaga spełnienia wymogów związanych z procesem technicznym:

1. Uwierzytelnienie wystawcy: Wymagane jest uwierzytelnienie w systemie oraz posiadanie odpowiednich uprawnień. Metody uwierzytelnienia to m.in. Podpis Zaufany, podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, certyfikat KSeF lub token (ten ostatni jest dostępny do 31 grudnia 2026 r.). System weryfikuje, czy osoba wysyłająca plik ma odpowiednie uprawnienia.
2. Nadanie numeru KSeF: Dokument otrzymuje status faktury ustrukturyzowanej dopiero po przetworzeniu w systemie i nadaniu unikalnego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
3. UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru): Jest to formalne potwierdzenie skutecznego odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF.

Wymogi w trybach szczególnych (Offline)

W przypadku wystawiania faktur w trybach offline24, offline (niedostępność systemu) lub trybie awaryjnym (przed ich dosłaniem do KSeF) obowiązują dodatkowe wymogi formalne dotyczące wizualizacji dokumentu (np. PDF lub wydruk), gdy jest on udostępniany nabywcy poza KSeF:

• Certyfikat KSeF: Do wygenerowania drugiego kodu QR z napisem „CERTYFIKAT” konieczny jest pobrany wcześniej certyfikat KSeF typu 2.
• Wymagane napisy: Pod kodami muszą znaleźć się napisy: „OFFLINE” (kod do weryfikacji faktury) i „CERTYFIKAT” (kod do weryfikacji tożsamości wystawcy).
• Dwa kody QR/linki: Faktura musi być opatrzona dwoma kodami QR.

       4. Dodatkowe wymogi kontrolne (Kody QR na fakturze wizualizowanej)

Jeśli faktura ustrukturyzowana (wystawiona w KSeF) jest udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony poza KSeF (np. konsumentom lub podmiotom zagranicznym):

• Musi być opatrzona kodem weryfikującym (QR).
• Na wizualizacji (PDF/wydruk) faktury wystawionej w trybie online (już przyjętej do KSeF) znajduje się jeden kod QR z numerem KSeF faktury. Kod ten zapewnia dostęp do faktury i weryfikację jej danych
  
  *Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych