JPK_CIT wymusi przebudowę planów kont! Dla wielu firm to największe wyzwanie

JPK_CIT wymusi przebudowę planów kont! Dla wielu firm to największe wyzwanie 

Niestety, wdrożenie JPK_CIT nie sprowadza się do aktualizacji programu księgowego. W rzeczywistości największym wyzwaniem może okazać się... plan kont. 

To właśnie od jego konstrukcji zależy, czy przedsiębiorca będzie w stanie prawidłowo wygenerować JPK_KR_PD. Dotychczas plan kont tworzono przede wszystkim na potrzeby rachunkowości, sprawozdawczości finansowej czy raportów zarządczych. Teraz ma on dodatkowo umożliwić automatyczne raportowanie danych podatkowych.  

Księgi rachunkowe muszą „nauczyć się” podatków 

JPK_KR_PD oznacza istotną zmianę podejścia do danych znajdujących się w systemach finansowo-księgowych. Fiskus otrzyma bowiem nie tylko informacje o końcowym wyniku podatkowym, ale również bardzo szczegółowe dane pochodzące bezpośrednio z ksiąg rachunkowych. 

Struktura obejmuje m.in. dane dotyczące kont księgowych oraz poszczególnych zapisów na tych kontach. Szczególne znaczenie mają więc węzły Konto i Zapis, które pozwalają organom podatkowym przejść od informacji o konstrukcji ksiąg do konkretnych operacji gospodarczych. Jednocześnie rachunkowy plan kont nie zawsze odpowiada podatkowemu sposobowi kwalifikacji poszczególnych zdarzeń.  

Problem polega na tym, że wiele firm prowadzi ewidencję zbyt ogólnie. Na jednym koncie księgowane są jednocześnie wydatki stanowiące koszty podatkowe i wydatki, których do kosztów zaliczyć nie można. Po wejściu JPK_CIT takie rozwiązanie może okazać się niewystarczające. 

Dobrym przykładem są wydatki związane z samochodami osobowymi. Na jednym koncie mogą być obecnie ujmowane różnego rodzaju wydatki, mimo że sposób ich rozliczenia dla celów CIT może być odmienny. 

Podobny problem występuje w przypadku usług gastronomicznych, wydatków na reprezentację, kar i odszkodowań, świadczeń pracowniczych czy kosztów dotyczących transakcji z podmiotami powiązanymi. 

Z perspektywy rachunkowej ujęcie takich wydatków na wspólnym koncie może być wystarczające. Z perspektywy JPK_CIT może natomiast zabraknąć informacji potrzebnej do ich prawidłowej kwalifikacji podatkowej. 

Przedsiębiorcy będą musieli zdecydować, czy rozbudować plan kont o nowe konta analityczne, czy też oznaczać poszczególne zapisy dodatkowymi znacznikami podatkowymi. W praktyce często konieczne będzie połączenie obu rozwiązań. 

Nie zawsze warto tworzyć kolejne konto 

Samo rozbudowywanie planu kont również ma swoje granice. Próba stworzenia osobnego konta dla każdego możliwego sposobu rozliczenia podatkowego może doprowadzić do powstania niezwykle rozbudowanej i trudnej w codziennym stosowaniu struktury.  

Dlatego jednym z kluczowych elementów wdrożenia powinno być ustalenie, które informacje podatkowe można przypisać na poziomie konta, a które powinny być identyfikowane dopiero na poziomie konkretnego zapisu księgowego.  

Jeżeli wszystkie operacje księgowane na danym koncie mają takie samo znaczenie podatkowe, odpowiednie mapowanie można przeprowadzić na poziomie planu kont. Jeżeli jednak na jednym koncie występują operacje o różnych konsekwencjach podatkowych, konieczne może być zejście do poziomu pojedynczych zapisów.  

I właśnie tutaj zaczyna się jedno z największych praktycznych wyzwań JPK_CIT! System musi posiadać informację podatkową w momencie księgowania albo umożliwiać jej późniejsze automatyczne przypisanie. 

Zmiany mogą objąć praktycznie całe księgi  

Zmiany mogą objąć niemal każdy obszar ksiąg. Od kosztów reprezentacji, samochodów służbowych i wydatków mieszanych, przez ulgi podatkowe, aż po środki trwałe, amortyzację czy transakcje z podmiotami powiązanymi. Im bardziej rozbudowana działalność przedsiębiorcy, tym większa skala prac.  

Szczególnym wyzwaniem mogą być przy tym zdarzenia, których kwalifikacja podatkowa nie wynika bezpośrednio z rodzaju dokumentu lub konta księgowego. W takich przypadkach samo techniczne mapowanie obecnego planu kont może nie wystarczyć. Konieczna może być wcześniejsza analiza podatkowa poszczególnych kategorii operacji oraz ustalenie zasad, według których odpowiednie oznaczenia będą przypisywane w systemie. 

To nie jest wyłącznie projekt księgowy 

To oznacza, że wdrożenie JPK_KR_PD przestaje być wyłącznie projektem księgowym. W jego przygotowanie powinni zostać zaangażowani również doradcy podatkowi, osoby odpowiedzialne za systemy ERP oraz dział IT. Błędy popełnione na etapie projektowania planu kont mogą bowiem skutkować koniecznością ręcznego oznaczania tysięcy zapisów księgowych albo przebudową całego systemu już po rozpoczęciu raportowania. 

Dobrym punktem wyjścia powinien być więc przegląd obecnego planu kont oraz sposobu księgowania poszczególnych kategorii transakcji. 

Dopiero na tej podstawie można ustalić, gdzie obecna analityka jest wystarczająca, gdzie konieczne jest utworzenie nowych kont, a gdzie należy wprowadzić dodatkowe pola, znaczniki lub inne mechanizmy pozwalające na identyfikację podatkową konkretnego zapisu.