Kiedy powstaje przychód przy dostawie z montażem, wdrożeniem i szkoleniami?

Kwestię tę rozstrzygnął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 9 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.58.2026.1.AS.

W interpretacji organ podatkowy potwierdził podejście korzystne i jednocześnie logiczne biznesowo oraz zgodne z zasadą swobody umów. Jeżeli strony umowy traktują dostawę urządzeń, montaż, wdrożenie oraz szkolenia jako jedno świadczenie (usługę dostawy z wdrożeniem/montażem), wynagrodzenie jest ryczałtowe, a prawo do wystawienia faktury oraz roszczenie o zapłatę powstają dopiero po podpisaniu protokołu odbioru po wykonaniu ostatniego z ww. świadczeń, to sam fakt, że urządzenia fizycznie pojawiły się u zamawiającego w grudniu, nie przesądza o powstaniu przychodu w roku poprzednim. Tym samym wykonawca powinien rozpoznać przychód po wykonaniu wszystkich świadczeń wchodzących w skład dostawy z montażem.

Stan faktyczny w skrócie

Spółka akcyjna, działając jako członek konsorcjum, realizowała zamówienie obejmujące dostawę urządzeń informatycznych i licencji wraz z montażem, wdrożeniem, dokumentacją i warsztatami szkoleniowymi oraz elementami wsparcia i gwarancji. Dostawa urządzeń i licencji nastąpiła w grudniu 2025 roku i została potwierdzona protokołem odbioru ilościowego. Natomiast projekt wykonawczy, wdrożenie, dokumentacja powykonawcza i warsztaty zrealizowano na początku 2026 roku. Umowa przewidywała ryczałtowe wynagrodzenie, a podstawą wystawienia faktury był protokół odbioru jakościowego, który miał być podpisany po wykonaniu wszystkich kluczowych elementów wdrożenia wymienionych powyżej.

Moment powstania przychodu

Czy skoro sprzęt został dostarczony w grudniu 2025 roku, to czy część przychodu powinna powstać jeszcze w 2025 roku, a reszta dopiero w 2026 roku, czy też cały przychód należy rozpoznać dopiero w 2026 roku po podpisaniu protokołu odbioru jakościowego potwierdzającego prawidłowe wdrożenie systemu?

Art. 12 ust. 3a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wprost stanowi, że za datę powstania przychodu, o którym mowa w ust. 3, uważa się, z zastrzeżeniem ust. 3c-3g oraz 3j-3m, dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo

2) uregulowania należności.

Natomiast w świetle art. 12 ust. 3 ustawy o CIT przychodami są przychody należne, choćby jeszcze nie zostały uzyskane.

Kluczowe elementy rozstrzygnięcia

Organ podatkowy zasadnie przyjął, że dla podatku dochodowego od osób prawnych przychód w działalności gospodarczej jest rozpoznawany memoriałowo jako przychód należny, czyli taki, którego można skutecznie dochodzić, a moment powstania przychodu co do zasady wiąże się z wydaniem rzeczy, wykonaniem usługi albo częściowym wykonaniem usługi, jednak nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Punkt ciężkości słusznie zatem został przeniesiony z samego faktu fizycznej dostawy sprzętu (który bez jego montażu nie mógłby funkcjonować) na pytanie, czy doszło do wykonania świadczenia, za które przysługuje wynagrodzenie.

W tej sprawie kluczowe były trzy elementy.

Po pierwsze, umowa nie rozdzielała wynagrodzenia, tylko przewidywała jedno ryczałtowe wynagrodzenie za całość świadczeń.

Po drugie, prawo do fakturowania było formalnie i materialnie uzależnione od podpisania protokołu odbioru jakościowego, co oznacza, że do czasu podpisu nie powstawało roszczenie o zapłatę w rozumieniu cywilnoprawnym.

Po trzecie, organ podkreślił znaczenie funkcjonalne - urządzenia dostarczone w grudniu 2025 roku nie mogły być wykorzystywane przez zamawiającego przed wdrożeniem.

W interpretacji wyraźnie widać, że protokół pełni rolę dowodową, jeżeli obiektywnie potwierdza zakończenie świadczenia, po którym wynagrodzenie staje się wymagalne.

To podejście jest spójne z tym, jak organy zwykle traktują protokoły w usługach budowalnych o charakterze etapowym, gdzie dopiero formalny odbiór stanowi tytuł do wystawienia faktury i dochodzenia zapłaty. Jednocześnie organ zastrzega, że postanowienia umowne nie mogą być czysto sztuczne, a moment wykonania świadczenia powinien wynikać z realnej specyfiki usługi, aby nie doszło do nieuzasadnionego przesuwania przychodu w czasie.

W tej sprawie protokół jakościowy był powiązany z obiektywnie weryfikowalnymi czynnościami - wdrożeniem, dokumentacją i szkoleniami oraz testami akceptacyjnymi, a nie z arbitralnym terminem.

Praktyczny wniosek

Ta interpretacja dobrze pokazuje, że wydanie rzeczy nie  zawsze  musi być momentem przesądzającym o powstaniu przychodu pomimo literalnej treści art. 12 ust. 3a, bo jeżeli rzecz jest tylko elementem większej całości i bez wdrożenia nie spełnia swojej funkcji, to podatkowo bardziej przekonujące jest traktowanie całości jako świadczenia zrealizowanego dopiero po zakończeniu wdrożenia i odbiorze jakościowym. Kluczowe w tym zakresie jest to, kiedy przychód staje się należny.