Koszt składek za pracowników, którzy pracowali także u podwykonawcy na umowę zlecenie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu
Jednostka zlecająca prace podwykonawcom, dla których usługi chociażby w ramach umowy zlecenia świadczy jej własny pracownik musi liczyć się z obowiązkiem zapłaty składek z tytułu ubezpieczenia społecznego, gdy jest beneficjentem tej pracy. Koszt składek na ubezpieczenie społeczne (w części finansowanej przez pracodawcę) płacony za własnych pracowników, ale z tytułu świadczenia usług w ramach umowy zlecenia dla podwykonawcy pracodawcy może być jednak kosztem uzyskania przychodu.
Zgodnie art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika uważa się także między innymi osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.
Jeśli zatem umowy cywilnoprawne zawarte z podwykonawcami dotyczą czynności, których wykonawcami są osoby jednocześnie będące pracownikami danego przedsiębiorstwa to faktycznym beneficjentem ich pracy nie jest podwykonawca, a pracodawca. Art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wychodzi naprzeciw ograniczaniu czy próbom obchodzenia praw pracowniczych przez pracodawców poprzez omijanie przepisów prawa pracy zwłaszcza w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych. W tym przypadku włączenie w taką konstrukcję prawną dodatkowego podmiotu jako formalnego kontrahenta pracownika nie powinno mieć większego znaczenia, skoro beneficjentem pracy pozostaje ten sam pracodawca.
W kwestii kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 4h ustawy o CIT składki z tytułu ubezpieczeń społecznych w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zasadniczo stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.
Ponadto w sytuacji pracowników będących jednocześnie zleceniobiorcami podwykonawcy, gdy nie doszło do opłacenia składek z tytułu ubezpieczeń społecznych przez pracodawcę w terminie mogą stanowić one koszt uzyskania przychodu, ale dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty. Potwierdził to również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 9 lipca 2025 roku, nr: 0111-KDIB1-2.4010.233.2025.2.MK wskazując, że wydatki poniesione przez wnioskodawcę na zapłatę zaległych składek ZUS z tytułu ubezpieczenia emerytalnego, rentowego (w części finansowanej przez pracodawcę), wypadkowego, Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty podatkowe w dacie zapłaty.
