Koszty podróży zleceniobiorców wolne od podatku dochodowego
Wartość wypłaconych zleceniobiorcy diet czy zwrotu innych kosztów podróży do określonej wysokości, w związku z wykonywaniem umowy zlecenia mogą być wolne od podatku dochodowego osób fizycznych i tym samym na zleceniodawcy nie będzie ciążył obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (zaliczek na podatek dochodowy).
Powyższe stanowisko znalazło odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 grudnia 2025 roku, nr: 0113-KDIPT2-3.4011.796.2025.1.GG.
Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
- a) podróży służbowej pracownika,
- b) podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.
W powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b), ustawodawca posłużył się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”, dlatego też zakres tego zwolnienia jest szerszy, ponieważ nie ogranicza się ono jedynie do podróży służbowych, ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, pod warunkiem, że wypłacone diety i inne należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów świadczeniobiorców oraz zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Ustawodawca celowo wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Nie są to zwroty tożsame. Natomiast odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j.Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.).
Zatem jeśli wypłacane zleceniobiorcy kwoty diet oraz zwrotu innych kosztów związanych z podróżą (np. zwrot kosztów dojazdu) – do wysokości określonej w rozporządzeniu będą korzystały ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o PIT. Jeżeli jednak wypłacane należności będą wyższe od limitów określonych w przepisach rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty po stronie zleceniodawcy powstanie obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy.
