Koszty pośrednie na przełomie roku dopiero po otrzymaniu faktury

Dla ustalenia momentu poniesienia kosztów kluczowa jest prawidłowa wykładnia art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Przepis ten wskazuje, że dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów to dzień, „na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku)”. 

Przepis ten wiąże zatem dzień poniesienia z dniem ujęcia kosztu w księgach (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury. Jednocześnie, skoro zaksięgowanie w rozumieniu powyższego przepisu musi się zasadniczo odbywać na podstawie otrzymanej faktury, datą graniczną od której możliwe jest uwzględnienie kosztu w kosztach uzyskania przychodów jest moment otrzymania faktury. Istotnie przepis stanowi również, że w przypadku braku faktury możliwe jest przyjęcie jako dnia poniesienia ujęcie kosztu na podstawie innego dowodu, niemniej dotyczy to tylko sytuacji, w których brak faktury ma charakter definitywny. 

Pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Nie pozostają one w uchwytnym związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika i brak jest możliwości ustalenia, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników. W ramach kosztów pośrednich, mogą zdarzać się sytuacje, w których faktura dotycząca okresu zakończonego w jednym roku zostanie otrzymana przez podatnika w kolejnym roku podatkowym. 

W zakresie wszelkich wydatków stanowiących na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pośrednie koszty uzyskania przychodów, które w momencie poniesienia, dla celów księgowych, są ujmowane na innych kontach niż kosztowe (tj. nie są księgowane jako koszt), podatnik jest uprawniony do rozpoznania ich w kosztach podatkowych w dacie, pod którą dany wydatek zostanie ujęty w księgach rachunkowych bez względu na rodzaj konta, na jakim zostanie dokonany zapis księgowy, z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. 

Powyższe stanowisko zostało zaprezentowane w między innymi w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 31 marca 2026 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.40.2026.1.PK