Koszule i marynarki w kosztach firmy? KIS mówi „tak”, jeżeli chodzi o pracowników

W najnowszej interpretacji indywidualnej Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odniósł się do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup odzieży biurowej dla pracowników. Sprawa dotyczyła eleganckich koszul, marynarek, spodni, spódnic, krawatów, pasków oraz butów, które choć nie posiadały trwałego oznaczenia w postaci logo firmy, miały być przeznaczone do noszenia wyłącznie w pracy. 

Interpretacja pokazuje, że o podatkowej kwalifikacji wydatków na odzież nie decyduje sam fakt braku logo, lecz sposób określenia jej funkcji oraz zasad użytkowania. 

Stan faktyczny: odzież biurowa przeznaczona do noszenia wyłącznie w miejscu pracy 

Z wnioskiem o interpretację wystąpił przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który zatrudnia pracowników biurowych mających bezpośredni kontakt z klientami i kontrahentami, w tym również zagranicznymi. Pracownicy ci reprezentują firmę podczas spotkań handlowych, targów branżowych i konferencji, a ich wygląd ma znaczenie dla postrzegania przedsiębiorstwa. 

Wnioskodawca wskazał, że planowana odzież biurowa nie będzie oznaczona logo firmy, jednak będzie miała ściśle określony krój, fason i kolor, jednoznacznie kojarzone z przedsiębiorstwem. Szczegółowa charakterystyka odzieży oraz zasady jej użytkowania zostaną uregulowane w Regulaminie Pracy. 

Zgodnie z tymi zasadami odzież ma być użytkowana wyłącznie w czasie wykonywania obowiązków służbowych, przechowywana po godzinach pracy na terenie zakładu i nieprzeznaczona do użytku prywatnego. Pozostanie ona własnością pracodawcy, a w przypadku zakończenia stosunku pracy pracownicy będą zobowiązani do jej zwrotu. 

Wnioskodawca podkreślił, że zakup odzieży biurowej nie ma na celu poprawy prywatnego wyglądu pracowników, lecz służy zapewnieniu jednolitego i profesjonalnego wizerunku firmy. Pracownicy biurowi regularnie podejmują kontrahentów, prowadzą negocjacje handlowe i reprezentują przedsiębiorstwo na zewnątrz. 

Jednolity strój, zdaniem podatnika, wpływa na sposób postrzegania firmy, buduje zaufanie i podkreśla rangę kontaktów biznesowych.  

Jak fiskus rozumie „ubiór służbowy” 

Dyrektor KIS odniósł się do samego pojęcia ubioru służbowego. Organ wskazał, że przepisy podatkowe nie definiują ani „ubioru służbowego”, ani „umundurowania”, co oznacza, że ich rozumienie należy ustalać w oparciu o wykładnię językową 

W tym celu fiskus odwołał się do Uniwersalnego Słownika Języka Polskiego, zgodnie z którym „ubrania” to „to, co się nosi; ubranie, strój”, natomiast określenie „służbowy” oznacza coś „dotyczącego pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji”.  

Na tej podstawie Dyrektor KIS uznał, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter powinien uniemożliwiać wykorzystywanie jej do celów osobistych np. mundur, odzież robocza charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp.  

W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy, czy wykonywaniu określonej działalności jest obowiązkiem osoby ten strój noszącej. Ubiór służbowy powinien charakteryzować się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niemożliwe, czy też niecelowe byłoby używanie go na potrzeby prywatne, a to oznacza, że winien być, czy też mógł być wykorzystywany jedynie do celów związanych z wykonywaniem określonych obowiązków. 

Stanowisko Dyrektora KIS 

W ocenie Dyrektora KIS, w analizowanej sprawie odzież biurowa mimo braku trwałego oznaczenia logo spełnia cechy ubioru służbowego. Przemawiają za tym szczegółowe zasady jej użytkowania, przechowywania oraz zwrotu, a także fakt, że pozostaje ona własnością pracodawcy. 

Organ uznał, że w takich okolicznościach wydatki na zakup odzieży biurowej spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem ich należytego udokumentowania. 

Kluczowe znaczenie ma to, czy odzież została jednoznacznie podporządkowana funkcji służbowej i objęta precyzyjnymi zasadami użytkowania. 

Jeżeli strój pracowników został wprost powiązany z wykonywaniem obowiązków zawodowych, wyłączony z użytku prywatnego i uregulowany w regulaminie, fiskus może uznać go za ubiór służbowy, a wydatki na jego zakup za koszty uzyskania przychodów. 

Źródło: 
Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 stycznia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.874.2025.4.RK