KRS a anonimizacja dokumentów – planowane zmiany
Ministerstwo Sprawiedliwości pracuje nad zmianami, które mogą znacząco wpłynąć na sposób składania dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z projektowanymi przepisami, przedsiębiorcy oraz pełnomocnicy składający do KRS pisma zawierające dane osobowe lub inne informacje objęte ograniczeniem dostępu będą zobowiązani do dołączania dodatkowo zanonimizowanego wyciągu z dokumentu.
W praktyce oznacza to, że do sądu trafią dwa dokumenty – pełna wersja oraz wersja pozbawiona danych chronionych. Celem zmian ma być odciążenie sądów rejestrowych, które obecnie samodzielnie dokonują anonimizacji dokumentów udostępnianych w internetowej przeglądarce akt KRS.
Projekt budzi jednak liczne wątpliwości praktyczne. Przede wszystkim przepisy nie wskazują jednoznacznie, jakie dane powinny zostać usunięte z dokumentów. Nie jest więc jasne, czy anonimizacji mają podlegać wyłącznie numery PESEL i adresy, czy również podpisy, dane członków organów lub inne informacje pozwalające na identyfikację osób fizycznych.
Dodatkowo brak dołączenia zanonimizowanego wyciągu ma być traktowany jako brak formalny pisma. W konsekwencji przedsiębiorca może zostać wezwany do uzupełnienia dokumentacji pod rygorem zwrotu wniosku, co może jeszcze bardziej wydłużyć postępowania rejestrowe.
W toku konsultacji krytyczne uwagi zgłaszały zarówno sądy, jak i organizacje przedsiębiorców oraz środowisko notarialne. Ostatecznie Ministerstwo Sprawiedliwości zrezygnowało jedynie z pomysłu nakładania obowiązków anonimizacyjnych na notariuszy. Nadal jednak planowane jest wprowadzenie obowiązków po stronie wnioskodawców składających dokumenty do KRS.
Jeżeli projekt wejdzie w życie w obecnym kształcie, przedsiębiorcy oraz profesjonalni pełnomocnicy będą musieli wdrożyć dodatkowe procedury weryfikacji i anonimizacji dokumentów składanych do rejestru. Może to oznaczać nie tylko większy nakład pracy, ale również wzrost ryzyka popełnienia błędów formalnych przy składaniu wniosków do KRS.
