KSeF a ceny transferowe: błędy w fakturach, które mogą przyciągnąć kontrolę

Wprowadzenie KSeF oznacza jakościową zmianę w sposobie, w jaki administracja podatkowa będzie analizowała transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi. Dane z e-faktur będą trafiały bezpośrednio do systemów analitycznych administracji skarbowej i co szczególnie istotne z perspektywy grup kapitałowych mogą być łatwo zestawiane z informacjami raportowanymi w ramach cen transferowych, m.in. w formularzu TPR.

W praktyce oznacza to, że faktury dokumentujące transakcje wewnątrzgrupowe staną się jednym z podstawowych źródeł danych do typowania podmiotów do kontroli cen transferowych. Dotychczas organy podatkowe często uzyskiwały dostęp do takich danych dopiero w trakcie kontroli lub postępowania podatkowego. W erze KSeF dostęp do szczegółowych informacji o transakcjach nastąpi niemal w czasie rzeczywistym.

W konsekwencji, rośnie znaczenie poprawnego dokumentowania transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi, nie tylko w dokumentacji cen transferowych, lecz także w samych fakturach.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy w fakturach wewnątrzgrupowych, które w realiach KSeF mogą zwiększać ryzyko zainteresowania organów podatkowych.

Zbyt ogólny opis świadczenia

Jednym z najczęstszych problemów w fakturach wystawianych w ramach grup kapitałowych jest bardzo ogólny opis transakcji. W praktyce często pojawiają się sformułowania takie jak:

• usługi doradcze
• usługi wsparcia
• opłata za usługi administracyjne
• management fee

W kontekście KSeF taki sposób opisu może być szczególnie problematyczny. System e-faktur umożliwia bowiem administracji podatkowej analizę danych w sposób zautomatyzowany. Ogólny opis usługi utrudnia powiązanie faktury z konkretną umową, zakresem świadczenia czy analizą porównawczą przygotowaną w dokumentacji cen transferowych.

W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której organ podatkowy może:

• kwestionować faktyczne wykonanie usługi,
• badać zasadność kosztu,
• analizować, czy dana usługa nie powinna zostać uznana za świadczenie o niskiej wartości dodanej.

Dlatego w fakturach wewnątrzgrupowych warto stosować bardziej szczegółowe opisy, wskazujące m.in.:

• zakres wykonanych prac,
• okres świadczenia usługi,
• odniesienie do umowy lub projektu.

Brak powiązania faktury z umową wewnątrzgrupową

W wielu grupach kapitałowych faktury nie zawierają żadnego odniesienia do umowy regulującej współpracę pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Z perspektywy cen transferowych może to być istotna słabość, ponieważ w toku kontroli organy podatkowe zazwyczaj analizują spójność trzech elementów:

1. umowy wewnątrzgrupowej,
2. dokumentacji cen transferowych,
3. faktycznych rozliczeń (w tym faktur)

Jeżeli faktura nie zawiera informacji umożliwiających jej powiązanie z konkretną umową lub mechanizmem kalkulacji wynagrodzenia, pojawia się ryzyko, że organ podatkowy zakwestionuje sposób ustalenia ceny.

W praktyce dobrym rozwiązaniem jest wskazywanie na fakturze:

• numeru umowy,
• rodzaju usługi lub modelu rozliczenia,
• okresu rozliczeniowego.

Niespójność między fakturą a dokumentacją cen transferowych

Wraz z rozwojem narzędzi analitycznych administracja skarbowa coraz częściej zestawia dane z różnych źródeł, w tym:

• e-faktur w Krajowy System e-Faktur (KSeF),
• raportów w TPR,
• zeznań podatkowych, takich jak CIT-8.

Jednym z częstych problemów jest brak spójności pomiędzy tymi danymi. Może to dotyczyć np.:

• innej nazwy transakcji niż w dokumentacji cen transferowych,
• innego zakresu usług,
• rozbieżności w wartości transakcji.

Takie różnice mogą być dla organów podatkowych sygnałem, że:

• dokumentacja została przygotowana jedynie formalnie,
• rzeczywisty model rozliczeń w grupie odbiega od deklarowanego.

Faktury zbiorcze bez wyjaśnienia metody kalkulacji

W grupach kapitałowych powszechne są faktury zbiorcze, obejmujące wiele świadczeń lub cały okres rozliczeniowy. Przykładowo jedna faktura może obejmować miesięczne rozliczenie usług zarządczych lub usług IT.

Samo stosowanie faktur zbiorczych nie jest oczywiście błędem. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy faktura nie zawiera żadnej informacji o sposobie kalkulacji wynagrodzenia.

W praktyce może to prowadzić do trudności w wykazaniu:

• jakie koszty zostały objęte refakturowaniem,
• jaka marża została zastosowana,
• czy mechanizm kalkulacji odpowiada temu opisanemu w dokumentacji cen transferowych.

W warunkach analizy danych z KSeF brak takiej przejrzystości może zwiększać ryzyko zainteresowania organów podatkowych.

Niespójność poziomu marży z analizą porównawczą

Kolejnym ryzykiem jest sytuacja, w której poziom wynagrodzenia widoczny w fakturach odbiega od wyników analizy porównawczej przygotowanej dla potrzeb cen transferowych.

Przykładowo:

• dokumentacja przewiduje marżę 5–7%,
• faktyczne rozliczenia wskazują na marżę znacznie wyższą lub niższą.

W modelu, w którym administracja podatkowa ma szybki dostęp do danych o transakcjach wewnątrzgrupowych, takie rozbieżności mogą być łatwiej identyfikowane.

Brak spójności pomiędzy fakturami w różnych krajach

W przypadku transakcji transgranicznych szczególnie istotna jest spójność dokumentowania transakcji po obu stronach. Niekiedy zdarza się, że:

• opis świadczenia na fakturze wystawionej przez spółkę zagraniczną różni się od opisu stosowanego w Polsce,
• okresy rozliczeniowe nie są identyczne,
• sposób kalkulacji wynagrodzenia nie jest jednoznaczny.

W warunkach rosnącej współpracy administracji podatkowych takie rozbieżności mogą zwiększać ryzyko kontroli.

Podsumowanie

Wprowadzenie KSeF oznacza, że faktury wewnątrzgrupowe staną się jednym z kluczowych źródeł danych dla administracji podatkowej. Możliwość ich automatycznej analizy sprawia, że nawet drobne niespójności pomiędzy fakturami, umowami i dokumentacją cen transferowych mogą być łatwiej identyfikowane.

Z tego względu przedsiębiorstwa powinny zwrócić szczególną uwagę na:

• precyzyjny opis świadczeń na fakturach,
• powiązanie faktur z umowami wewnątrzgrupowymi,
• spójność danych pomiędzy fakturami, dokumentacją cen transferowych i składanymi deklaracjami

W praktyce wdrażanie KSeF może być dobrą okazją do przeglądu procesów fakturowania transakcji wewnątrzgrupowych i dostosowania ich do rosnących wymogów transparentności podatkowej.