Leasingowane samochody przekazywane współpracownikom – aspekty podatkowe

Udostępnianie samochodu służbowego współpracownikowi B2B wiąże się z koniecznością odpowiedniego rozliczenia podatkowego. Kluczowe kwestie dotyczące rozliczania podatku dochodowego są związane z kosztami uzyskania przychodu oraz obowiązkiem rozpoznania przychodu. Pojazdy przekazywane współpracownikom są często leasingowane – artykuł ten omawia zasady ich rozliczania.

Koszty uzyskania przychodu (CIT)

W przypadku udostępnienia samochodu współpracownikom kluczowe jest określenie, czy pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w celach służbowych, czy również prywatnych. Jeśli samochód służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym, ustawodawca przewiduje możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% poniesionych wydatków. Pozostałe 25% nie stanowi kosztu podatkowego.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT:

"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30 (wyjątek: kilometrówka w podróżach służbowych i jazdach lokalnych), z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika."

Koszty eksploatacyjne obejmują m.in.:

• zakup paliwa,
• serwisowanie pojazdu, wymianę opon, naprawy i części zamienne,
• myjnię samochodową,
• wymianę płynów eksploatacyjnych,
• opłaty za autostrady,
• badania diagnostyczne,
• abonament radiowy (jeśli dotyczy radia samochodowego),
• czynsz za wynajem garażu lub miejsca parkingowego,
• remont powypadkowy pojazdu.

Dodatkowo wydatki obejmują także VAT, który – zgodnie z przepisami – nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Co istotne, samochód osobowy jest uznawany za wykorzystywany do celów prywatnych także wtedy, gdy korzystają z niego do celów prywatnych współpracownicy B2B.

Dodatkowo, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49a ustawy o CIT:

"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów opłat wynikających z umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze – w części przekraczającej proporcję, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości pojazdu będącego przedmiotem umowy."

Oznacza to, że koszty leasingu mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jedynie proporcjonalnie do wartości samochodu, o ile nie przekracza on limitu 150 000 zł. Proporcja ta odnosi się zarówno do wartości netto, jak i nieodliczonego VAT.

Przychód podatkowy

Współpracownik B2B (prowadzący działalność gospodarczą) nie uzyskuje przychodu podatkowego, jeśli samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych. W przypadku użytkowania pojazdu również prywatnie – należy rozpoznać przychód podatkowy i odpowiednio go rozliczyć.

Podstawą do określenia wartości przychodu są przepisy art. 11 ust. 2–2b ustawy o PIT. Wartość świadczenia ustala się na podstawie:

• cen stosowanych wobec innych odbiorców (jeśli przedsiębiorca udostępniający pojazd świadczy podobne usługi),
• cen zakupu (jeżeli usługa była nabywana od zewnętrznych podmiotów),
• cen rynkowych dla podobnych usług.

Jeśli użytkowanie pojazdu jest częściowo odpłatne, przychodem podatkowym jest różnica między wartością rynkową świadczenia a ponoszoną odpłatnością.

Wartość przychodu można ustalić na podstawie:

• proporcji przejechanych kilometrów do celów prywatnych względem całkowitego przebiegu,
• liczby dni użytkowania pojazdu prywatnie w skali miesiąca.

Przychodem są także koszty eksploatacyjne samochodu, np. paliwo. W przypadku współpracowników B2B konieczne jest rozpoznanie przychodu również z tytułu zużycia paliwa finansowanego przez firmę. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2 września 2022 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4011.545.2022.1.IN), w której wskazano:

"Jeśli paliwo do pojazdu używanego prywatnie również będzie finansowane przez Państwa spółkę, to będzie to dodatkowy przychód wyceniany według cen zakupu"

Podsumowanie

Udostępnienie samochodu służbowego współpracownikowi B2B wiąże się z obowiązkiem analizy skutków podatkowych. W przypadku wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych współpracownik musi rozpoznać przychód, a firma ponosi ograniczenia w zakresie zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu.