Mobilne biuro z limitem kosztów dla samochodów osobowych

Samochód dostawczy typu furgon, przerobiony na mobilne biuro, będzie uznawany za samochód osobowy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 30 kwietnia 2025 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.181.2025.3.WS, w konsekwencji powstanie obowiązek limitowania kosztów.

Programista planuje stworzenie mobilnego biura

Programista, który wystąpił z wnioskiem o interpretację wskazał, że nie posiada stałego biura, może świadczyć usługi z dowolnego miejsca korzystając z infrastruktury internetowej. Ponieważ często podróżuje, z uwagi na charakter świadczonych usług, świadczy swoje usługi podczas takich podróży. Dlatego planuje zakup samochodu dostawczego typu furgon, o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, który zamierza przerobić na mobilne biuro. Samochód zostanie dostosowany również do potrzeb mieszkaniowych, co umożliwi odpoczynek po podróżach lub świadczonych usługach. W konsekwencji programista będzie wykorzystywał pojazd częściowo również do celów prywatnych.

Po zakupie samochodu dostawczego typu furgon, programista rozważa przerejestrować ten samochód na samochód osobowy wielozadaniowy. Zatem w momencie ponoszenia kosztów związanych z zakupem i modernizacją samochodu będzie on miał charakter samochodu osobowego wielozadaniowego. Następnie po przeprowadzeniu wszystkich prac, kiedy już będzie możliwość korzystania z pojazdu jako mobilnego biura, programista planuje zarejestrować ten pojazd jako samochód specjalny kempingowy. Samochód posiadał będzie jeden lub dwa rzędy siedzeń i usuniętą przegrodę (grodź) oddzielającą kabinę od części użytkowej.

Wnioskodawca planuje wprowadzić mobilne biuro do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

O co zapytał programista?

Programista chciał potwierdzić w szczególności czy samochód zarejestrowany jako samochód specjalny kempingowy, posiadający jeden rząd (dwa rzędy) siedzeń i usuniętą przegrodę (grodź) oddzielającą kabinę od części użytkowej, będzie na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznany za samochód osobowy i czy będą do niego miały zastosowanie limity wskazane w ustawie o PIT.

W ocenie programisty samochód zarejestrowany jako samochód specjalny kempingowy, posiadający jeden rząd (dwa rzędy) siedzeń oraz usuniętą przegrodę oddzielającą kabinę od części użytkowej nie będzie na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych traktowany jako pojazd osobowy i nie będą miały do niego zastosowania ograniczenia określone w art. 23 ust. 1 pkt 46a oraz 47 ustawy o PIT.

Mobilne biuro to samochód osobowy

Dyrektor KIS uznał stanowisko programisty za nieprawidłowe. W ocenie Organu samochód dostawczy, po przeprowadzeniu prac modernizacyjnych, będzie klasyfikowany jako samochód osobowy w rozumieniu art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zarówno w przypadku, gdy samochód będzie posiadał jeden rząd siedzeń, jak i dwa rzędy siedzeń.

Dyrektor KIS podkreślił, że pojazdem specjalnym w rozumieniu ustawy o PIT będzie wyłącznie pojazd:

• przeznaczeniu określonym w ustawie,
• spełniający wymagania zawarte we właściwych przepisach,
• a także (jednocześnie) w przypadku którego status "pojazdu specjalnego" potwierdza stosowna dokumentacja wydana zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Jednocześnie Organ podkreślił, że w chwili wprowadzenia do ewidencji środków trwałych pojazd będzie musiał być kompletny i zdatny do użytku, co oznacza, że musi spełniać funkcję mobilnego biura oraz mieć wymagane dokumenty techniczne.

Tym samym

• wydatki na nabycie mobilnego biura będą mogły być zaliczone do wartości początkowej środka trwałego
• również wydatki, które zostały poniesione w celu przystosowania środka trwałego do pełnienia funkcji mobilnego biura będą stanowiły element ceny nabycia środka trwałego
• podobnie materiały, narzędzia i urządzenia zakupione wyłącznie w celu wytworzenia "mobilnego biura", które zużyją się w trakcie modernizacji pojazdu również będą stanowić element ceny nabycia środka trwałego, dotyczy to również zakupionych usług (kosztów prac specjalistów).

Jednak z uwagi na kwalifikację biura mobilnego jako samochodu osobowego w odniesieniu do odpisów amortyzacyjnych znajdą zastosowanie wskazane w ustawie o PIT ograniczenia. Programista będzie miał prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych ustalonych od wartości początkowej z zastosowaniem limitu wynoszącego 150 000 zł.

Dodatkowo Organ zaznaczył, że ponieważ pojazd będzie wykorzystywany także do celów prywatnych, konieczne będzie stosowanie ograniczeń wynikających z przepisów o kosztach użytkowania samochodów, w tym z art. 23 ust. 1 pkt 46a - wyłączenie z kosztów 25% poniesionych wydatków związanych z użytkiem mieszanym.

Również składki na ubezpieczenie samochodu osobowego będą limitowane w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.