Możliwość prowadzenia ewidencji wyrobów akcyzowych w formie elektronicznej
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym podatnicy akcyzy w zakresie niektórych (aczkolwiek w rzeczywistości większości) wyrobów akcyzowych jak i stanów faktycznych dotyczących tych wyrobów podlegających opodatkowaniu akcyzą maja obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej. Zobowiązanymi do prowadzenia ewidencji są m.in. następujące podmioty: przedsiębiorcy prowadzący składy podatkowe, posiadający status zarejestrowanych wysyłających, status zarejestrowanych odbiorców czy przedsiębiorcy nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe.
Zakres danych jakie powinny zawierać takie ewidencje zawiera nie tylko ustawa akcyzowa ale również Rozporządzenie MF z dnia 22 grudnia 2023 r. w sprawie ewidencji, dokumentacji i protokołów dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy. Określa ono także formę w jakiej takie ewidencje mogą być prowadzone. Podatnicy maja dwie opcje: papierową lub elektroniczną (na chwile obecną prace nad wdrożeniem CEWA stanęły w martwym punkcie).
Z reguły w większości przypadków ewidencja w formie elektronicznej będzie wygodniejszą w prowadzeniu dla podatników akcyzy niż dość sformalizowana forma papierowa.
Aby ewidencja elektroniczna była uznawana ze spełniającą wymogi ustawowe i te wynikające z rozporządzenia MF – musi spełniać określone wymogi.
Z pytaniem i prośbą o potwierdzenie do Dyrektora KIS zwrócił się także podatnik, prowadzący ewidencję wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo w formie papierowej lecz zamierzający wdrożyć w pionie logistyki formę elektroniczną. Najistotniejszą kwestią wynikającą z wydanej interpretacji (interpretacja Dyrektora KIS z dnia 26 listopada 2024 r. nr 0111-KDIB3-3.4013.190.2024.2.EP) było jednak wskazanie jakie warunki ograny stawiają ewidencją prowadzonym w formie elektronicznej w szczególności przy użyciu programów komputerowych. W ocenie organu wymaga się od takiej ewidencji aby:
- Dane zgromadzone w ewidencji były zapisywane w sposób trwały (utworzenie kopii zapasowej) najlepiej w chmurze lub zewnętrznym nośniku danych tak aby uniemożliwić ich trwałe usunięcie;
- Powinno określić się osoby posiadające uprawnienia do dokonywania wpisów w ewidencji z jednoczesną możliwością identyfikacji osoby, która dokonywała wpisów w ewidencji oraz ich daty;
- Dane gromadzonej ewidencji powinny być przechowywane minimum do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- Dostęp do programu służącego do prowadzenia ewidencji zabezpieczony był hasłem oraz loginem;
- Dla danego programu istnieje instrukcja obsługi i wpisy w ewidencji oraz prowadzenie ewidencji od strony warstwy technicznej dokonywane byłoby zgodnie z tą instrukcją.
Istotne jest aby taka ewidencja zawierała wszystkie dane wymagane dla danego rodzaju ewidencji; oraz prowadzona była według reguł ustawowych. Wpisów do dokumentacji dokonuje się w porządku chronologicznym, niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.
Podobne stanowisko prezentują organy także w innych wydanych interpretacjach, np. z dnia 14 marca 2023 r. 0111-KDIB3-3.4013.2.2023.2.MAZ oraz z dnia 14 lutego 2023 r. 0111-KDIB3-3.4013.281.2022.1.MAZ
Spełnienie powyższych warunków pozwala na uznanie prowadzonej za prawidłową.
