Możliwość zaliczenia do KUP straty powstałej w związku z kradzieżą środków pieniężnych przez pracownika
Sprawa dotyczyła Spółki prowadzącej działalność związaną ze sprzedażą produktów galanteryjnych.
W dniu 5 marca 2024 r., zatrudniła ona pracownicę na stanowisku koordynator biura. Do jej obowiązków należało m.in. przygotowywanie i wysyłanie faktur, dokonywanie płatności oraz kontakt z biurem rachunkowym. Co istotne, posiadała ona dostęp do rachunku bankowego Spółki i mogła samodzielnie wykonywać przelewy.
Spółka w grudniu 2024 r. zwolniła pracownicę z obowiązku świadczenia pracy z uwagi na jej niewłaściwe zachowanie. Niedługo później wykryto nieprawidłowości w rozliczeniach tj. przelewy na łączną kwotę 506.772,06 zł, które zostały zrealizowane na niezweryfikowane rachunki bankowe nienależące do kontrahentów Spółki. Okazało się, że zwolniona pracownica w okresie wykonywanych obowiązków służbowych, manipulowała danymi w zestawieniach.
W uzupełnieniu stanu faktycznego Spółka wskazała, że wdrożyła środki zabezpieczające majątek, w tym wyrywkowe kontrole przelewów przez wspólnika zarządzającego, comiesięczne raporty brakujących dokumentów od biura księgowego oraz indywidualne loginy pracowników do systemu bankowego. Pomimo tych działań doszło do nieautoryzowanego działania pracownika, które zostało zgłoszone organom ścigania. W sprawie toczy się postępowanie prokuratorskie.
Na gruncie tak przedstawionego stanu faktycznego, padło pytanie czy stratę pieniężną powstałą w wyniku przestępstwa, którego Pan (Spółka) padł ofiarą może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – sam uważał, że tak.
W pierwszej kolejności, Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że dla celów podatkowych, tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli więc faktycznie poniesiono stratę mimo prowadzenia racjonalnych działań w ramach działalności gospodarczej lub strata ta poniesiona została w wyniku zdarzeń losowych, chociaż starannie zabezpieczono się przed jej powstaniem, ponadto poniesienie straty było właściwie udokumentowane i nie miało związku z nadużyciami, niegospodarnością lub zaniedbaniem podatnika (brak nadzoru i odpowiedzialności) mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.
Zdaniem Dyrektora KIS opisane zdarzenie nie może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od dochowania należytej staranności w zapobieganiu powstania straty. Organ zwrócił uwagę, że prowadząc działalność gospodarczą Wnioskodawca ponosi ryzyko z nią związane, a w celu jego wyeliminowania winien podjąć wszelkie niezbędne działania zabezpieczające przed powstaniem straty, zwłaszcza w przypadku obrotu mieniem o znacznej wartości.
„(…) W przedmiotowej sprawie nie można uznać, że dochowano należytej staranności, skoro nowo zatrudniony pracownik mógł bez nadzoru wykonywać przelewy bankowe. Opisane działania nie potwierdzają, że sprawowano należytą kontrolę i nadzór nad pracownikiem, który dopuścił się przywłaszczenia środków pieniężnych.”
Zdaniem Organu przy odpowiedniej kontroli i nadzorze ze strony Spółki nad pracownikiem można było uniknąć przywłaszczenia środków pieniężnych. Proceder przelewania pieniężnych trwał bowiem jakiś czas - kwota wyprowadzonych środków opiewa na przeszło 500 tys. zł. Przez ten okres czasu przedsiębiorca działający w sposób racjonalny i z należytą starannością, powinien być w stanie wykryć ubytek środków pieniężnych powstały w wyniku naruszeń, których dopuścił się pracownik.
Mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku, Dyrektor KIS stwierdził, że poniesiona strata w majątku obrotowym, powstała w wyniku kradzieży środków pieniężnych
z rachunku bankowego przez pracownika nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w Interpretacji z 16 czerwca 2025 r. nr:0114-KDWP.4011.2.2025.2.MG
