Najczęstsze błędy podatników w trakcie sporu z fiskusem – o czym warto wiedzieć
Spór z organami podatkowymi to jedno z bardziej wymagających doświadczeń, z jakimi może się zmierzyć podatnik. Stres, niepewność co do obowiązujących przepisów i zawiłość procedur mogą prowadzić do popełnienia poważnych błędów, które znacząco pogarszają sytuację i mogą skutkować poważnymi konsekwencjami – w tym finansowymi – dla firmy. Celem niniejszego artykułu jest wskazanie najczęstszych pomyłek oraz omówienie, jak ich unikać, by zwiększyć szanse na pozytywne zakończenie sprawy.
Brak reakcji lub zbyt późna odpowiedź na pisma z urzędu
Jednym z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów jest ignorowanie korespondencji z urzędu skarbowego lub odpowiadanie na nią po terminie. Organy podatkowe działają w ramach określonych procedur i terminów przez co ich niedotrzymanie może skutkować niekorzystnym rozstrzygnięciem danego zagadnienia bądź nawet sprawy, bez czynnego udziału podatnika.
Jak unikać?
Regularnie sprawdzaj korespondencję, również elektroniczną i reaguj na pisma w wymaganym terminie. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, wystąp o jego przedłużenie. Organ co do zasady – jeśli przedstawisz dobre argumenty – powinien się na to zgodzić.
Brak dokumentacji lub jej chaotyczne prowadzenie
Zdarza się, że podatnicy nie przykładają odpowiedniej wagi do gromadzenia i przechowywania dokumentów. Brak faktur, umów bądź innych dokumentów potwierdzających zdarzenia gospodarcze może skutecznie uniemożliwić obronę swojego stanowiska.
Jak unikać?
Prowadź uporządkowaną i kompletną dokumentację księgową i podatkową. Zadbaj o systematyczne archiwizowanie dokumentów – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
Składanie wyjaśnień bez konsultacji z doradcą podatkowym
Wielu podatników w dobrej wierze udziela spontanicznych wyjaśnień podczas kontroli, nie konsultując ich treści z profesjonalistą. Niestety, takie wypowiedzi mogą zostać później wykorzystane przeciwko podatnikowi.
Jak unikać?
Zanim odpowiesz na pytania urzędnika, zastanów się, czy masz wystarczającą wiedzą zakresie tematu, o którym rozmawiasz. Jeśli nie: skonsultuj się z doradcą podatkowym lub prawnikiem.
Bierność w trakcie postępowania
Niektórzy podatnicy wychodzą z założenia, że „organ i tak wie lepiej” i nie podejmują żadnych działań w toku kontroli lub postępowania. Innym przykładem bierności podatników może być próba zostawienia argumentów na „walkę” przed sądem. Zarówno jedno, jak i drugie podejście może okazać się tragiczne w skutkach. W pierwszym wariancie podatnik nie daje sobie szansy na rozstrzygnięcie sporu na jego korzyść przez organ odwoławczy bądź sąd. W drugim wariancie podatnik pozbawia się argumentów na etapie sądowym, ponieważ sądy administracyjne nie przeprowadzają postępowania wyjaśniającego; innymi słowy nie przesłuchują świadków i nie ustalają okoliczności faktycznych tak jak czynią to organy w toku postępowania podatkowego bądź kontroli.
Jak unikać?
Aktywnie uczestnicz w postępowaniu – składaj wnioski dowodowe, przedstawiaj własne argumenty i kontrzarzuty podważające trafność ustaleń organu. Zgłaszaj uwagi i zastrzeżenia. Masz do tego pełne prawo.
Niezłożenie środka zaskarżenia lub wniesienie go nieprawidłowo
Częstym błędem jest zaniechanie złożenia środka zaskarżenia, błędne jego sporządzenie lub wysłanie do niewłaściwego organu. Brak skutecznego zastrzeżenia/sprzeciwu/zażalenia bądź odwołania oznacza może uprawomocnienie się niekorzystnej decyzji.
Jak unikać?
Dokładnie zapoznaj się z pouczeniem dołączonym do decyzji. Jeśli nie jesteś pewien, jak przygotować odwołanie, skorzystaj z pomocy specjalisty.
Niewłaściwa komunikacja z urzędnikami
Emocjonalne reakcje, nieuprzejmy ton czy próby „przekonywania na siłę” mogą nie tylko nie pomóc, ale wręcz zaszkodzić w relacjach z fiskusem.
Jak unikać?
Zachowuj profesjonalizm i rzeczowość. Pamiętaj, że urząd reprezentują konkretni ludzie, ale działają w granicach przepisów. Utrzymanie rzeczowego tonu i szacunku może przynieść lepsze efekty niż próba nieprzemyślanego forsowania swojego stanowiska.
Niedoszacowanie skutków przystania na „propozycje” fiskusa
Niektórzy podatnicy zgadzają się na „propozycje” organu (np. w zakresie dokonania częściowej korekty), licząc na „zamknięcie sprawy”. Tymczasem może to oznaczać rezygnację z obrony własnych racji i pogorszenie sytuacji w toku sporu z organem.
Jak unikać?
Przed podjęciem decyzji o zgodzeniu się ze stanowiskiem, ustaleniami bądź propozycją fiskusa, przeanalizuj dokładnie skutki prawne i finansowe danego zdarzenia. Najlepiej zrób to z doradcą.
Podsumowanie
Spór z organami podatkowymi to sytuacja, w której błędy mogą mieć poważne konsekwencje. Kluczem do sukcesu jest świadomość swoich praw, dobre przygotowanie oraz profesjonalna pomoc. Unikanie opisanych wyżej pułapek zwiększa szanse na korzystne rozstrzygnięcie – zarówno na etapie sporu przed organem, jak i przed sądem administracyjnym.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda spór podatkowy od środka, co warto robić, a czego absolutnie unikać – zapraszam na godzinny webinar 4 czerwca 2025 r., podczas którego przedstawię wiele praktycznych wskazówek i przykładów z życia wziętych. To doskonała okazja, by przygotować się do kontaktu z fiskusem z większą pewnością i wiedzą.
Szkolenie poświęcone błędom podatników to doskonała okazja do zdobycia wiedzy praktycznej, która może uchronić przed kosztownymi pomyłkami. Pamiętaj – lepiej zapobiegać niż naprawiać.
