Nie daj się zaskoczyć EUDR – co musisz zrobić przed końcem 2025 roku?
Spis treści:
- Wprowadzenie
- Etap 1: Analiza i klasyfikacja (do września 2025)
- Etap 2: Budowa systemu due diligence (wrzesień–listopad 2025)
- Etap 3: Kontakt z dostawcami i gromadzenie danych (październik–grudzień 2025)
- Etap 4: Rejestracja i deklaracje EUDR (grudzień 2025)
- Etap 5: Start obowiązywania i bieżące działania (od 30 grudnia 2025)
- Etap 6: Doskonalenie systemu (2026 i dalej)
- Podsumowanie
Rozporządzenie EUDR nakłada na firmy obowiązki związane z wprowadzaniem na rynek UE lub eksportem produktów, które mogą być powiązane z wylesianiem. Dotyczy to m.in. takich surowców jak soja, olej palmowy, drewno, kakao, kawa, bydło i kauczuk oraz produktów pochodnych (np. meble, skóra, czekolada, papier).
EUDR zostało przyjęte w czerwcu 2023 roku, ale termin rozpoczęcia pełnego stosowania obowiązków został przesunięty na 30 grudnia 2025 r. dla dużych firm (dla MŚP obowiązki będą obowiązkoe od 30 czerwca 2026 r.).
Poniżej prezentujemy harmonogram działań, który pomoże firmom krok po kroku przygotować się do wdrożenia rozporządzenia.
Etap 1: Analiza i klasyfikacja (do września 2025)
Jaki jest cel poniższych działań? Ocena ryzyka i identyfikacja produktów objętych EUDR.
Jakie działania powinna podjąć firma?
- Analiza portfela produktów – przeprowadzenie szczegółowej inwentaryzacji produktów i składników w celu zidentyfikowania tych, które zawierają surowce objęte EUDR. Wymaga to dokładnej analizy składów, deklaracji producentów i dokumentacji technicznej.
- Zidentyfikowanie łańcuchów dostaw – zmapowanie całego łańcucha dostaw od surowca do produktu końcowego. Należy uwzględnić zarówno dostawców bezpośrednich, jak i pośredników, a także lokalizacje upraw, gospodarstw czy punktów przetwarzania.
- Określenie pochodzenia geograficznego – m.in. ustalenie kraju, regionu, a jeśli to możliwe – lokalizacji działki, z której pochodzi surowiec. To kluczowy krok do dalszej oceny ryzyka.
- Ocena poziomu ryzyka geograficznego i sektorowego – na podstawie danych zewnętrznych (np. FAO, GFW, WWF) należy przypisać poziom ryzyka każdemu obszarowi geograficznemu i surowcowi.
- Powołanie zespołu ds. EUDR – utworzenie zespołu (działy: zakupów, prawny, compliance, logistyki) odpowiedzialnego za przygotowanie organizacji do wdrożenia regulacji.
Etap 2: Budowa systemu due diligence (wrzesień–listopad 2025)
Jaki jest cel poniższych działań? Opracowanie i wdrożenie systemu należytej staranności zgodnego z treścią Rozporządzenia EUDR
Jakie działania powinna podjąć firma?
- Stworzenie wewnętrznych procedur i polityk – dokumentowanie podejścia firmy do zgodności z EUDR: m.in. opis procesu pozyskiwania danych, metod oceny ryzyka, sposobów reagowania na niezgodności i przechowywania danych.
- Zaprojektowanie narzędzi i formularzy – przygotowanie wzorów wniosków i zapytań do dostawców, kart oceny ryzyka, list kontrolnych i matryc zgodności.
- Wdrożenie procedur gromadzenia danych – określenie, jakie dane muszą być zebrane (m.in. geolokalizacja działek, dokumenty prawne, informacje o procesach produkcyjnych).
- Wybór i wdrożenie systemu IT do zarządzania EUDR – wdrożenie narzędzi umożliwiających gromadzenie, śledzenie i archiwizację dokumentacji EUDR, np. w ERP lub dedykowanym portalu.
- Szkolenia dla pracowników kluczowych działów – wprowadzenie do regulacji, zrozumienie roli firmy, ryzyk, odpowiedzialności i konsekwencji niespełnienia wymogów.
Etap 3: Kontakt z dostawcami i gromadzenie danych (październik–grudzień 2025)
Jaki jest cel poniższych działań? Pozyskanie od dostawców wszystkich danych niezbędnych do złożenia oświadczenia o zachowaniu należytej staranności.
Jakie działania powinna podjąć firma?
- Przygotowanie i wysyłka zapytań do dostawców – stworzenie i rozesłanie zapytań obejmujących wymagane informacje, z wyraźnym terminem zwrotu i ostrzeżeniem o możliwym zawieszeniu współpracy.
- Zebranie współrzędnych geograficznych działek – dokładne współrzędne GPS dla wszystkich działek, z których pochodzi surowiec, umożliwiające sprawdzenie ich statusu pod kątem wylesiania.
- Pozyskanie dowodów legalności produkcji – np. licencje produkcyjne, zgłoszenia środowiskowe, potwierdzenia przestrzegania lokalnych przepisów o użytkowaniu gruntów.
- Weryfikacja dokumentów i ocena ich wiarygodności – sprawdzanie kompletności i autentyczności otrzymanych danych, weryfikacja z bazami satelitarnymi, źródłami zewnętrznymi i danymi z systemów.
- Negocjowanie lub aktualizacja umów handlowych – wprowadzenie do umów z dostawcami klauzul dotyczących obowiązków wynikających z EUDR, zobowiązanie do współpracy i przekazywania danych w przyszłości.
Etap 4: Rejestracja i deklaracje EUDR (grudzień 2025)
Jaki jest cel poniższych działań? Rejestracja firmy w systemie informacyjnym EUDR i przygotowanie pierwszych deklaracji due diligence.
Jakie działania powinna podjąć firma?
- Rejestracja w unijnym systemie informacji IS EUDR – utworzenie konta firmowego, przypisanie użytkowników odpowiedzialnych za składanie oświadczeń.
- Zgromadzenie wszystkich danych do DDS (Due Diligence Statement) – uporządkowanie i zintegrowanie informacji niezbędnych do przygotowania deklaracji dla każdego produktu.
- Złożenie deklaracji DDS – deklaracja składana elektronicznie dla każdej partii towaru wprowadzanego na rynek UE lub eksportowanego poza UE.
- Zarządzanie archiwum EUDR – wdrożenie systemu przechowywania dokumentacji na okres co najmniej 5 lat, z łatwym dostępem do danych na wypadek kontroli.
- Opracowanie planu awaryjnego – co zrobić, jeśli dane okażą się niekompletne lub błędne; kto podejmuje decyzję o wstrzymaniu dostaw lub zgłoszeniu niezgodności.
Etap 5: Start obowiązywania i bieżące działania (od 30 grudnia 2025)
Jaki jest cel poniższych działań? Pełna operacyjna zgodność z EUDR i gotowość na kontrole.
Jakie działania powinna podjąć firma?
Działania:
- Zgłoszenie wszystkich objętych EUDR produktów w systemie – brak DDS oznacza zakaz sprzedaży lub eksportu – każdy produkt musi mieć przypisaną ważną deklarację.
- Aktualizacja danych łańcucha dostaw – cykliczne pozyskiwanie i weryfikacja informacji o lokalizacji działek, certyfikatach, zmianach po stronie dostawców.
- Monitoring i reagowanie na zmiany – kontrola bieżących dostaw, zmiany w lokalizacjach produkcji, sygnały o możliwym naruszeniu przepisów.
- Wewnętrzne kontrole zgodności – przeglądy systemu EUDR, testowe audyty dokumentacji, działania prewencyjne.
- Przygotowanie do audytów organów nadzorczych – przejrzysta dokumentacja, jednoznaczna odpowiedzialność, gotowość do udostępnienia danych na żądanie.
Etap 6: Doskonalenie systemu (2026 i dalej)
Jaki jest cel poniższych działań? Dalsze usprawnianie narzędzi, procesów i partnerstw w duchu przejrzystości i odpowiedzialności środowiskowej.
Jakie działania powinna podjąć firma?
- Inwestycje w cyfryzację łańcucha dostaw – wdrażanie zaawansowanych platform, integracja danych satelitarnych, sztuczna inteligencja w analizie ryzyka.
- Ciągła edukacja i szkolenia – rozwój wiedzy w zespole, regularne warsztaty dla pracowników, aktualizowanie procedur zgodnie z nowymi interpretacjami EUDR.
- Audyt wewnętrzny i współpraca z audytorami zewnętrznymi – niezależna ocena skuteczności systemu i rekomendacje usprawnień.
- Zintegrowanie EUDR z innymi regulacjami ESG (np. CSRD, SFDR) – przygotowanie do raportowania niefinansowego i wzmocnienie pozycji firmy w oczach inwestorów i klientów.
- Rozwój współpracy z certyfikowanymi dostawcami – budowanie zaufanych relacji w oparciu o wspólne standardy i przejrzystość działania.
Przygotowanie firmy do wymogów EUDR to proces złożony, który wymaga zaangażowania wielu działów, dobrej organizacji oraz odpowiedniego zarządzania czasem. Kluczowe elementy to zrozumienie, które produkty i surowce podlegają regulacji, pozyskanie szczegółowych danych od dostawców oraz wdrożenie formalnego systemu due diligence zgodnego z wymaganiami UE.
Nowy termin – 30 grudnia 2025 r. – daje firmom dodatkowe miesiące na działania przygotowawcze, ale nie oznacza to, że można zwlekać. Proces pozyskiwania danych, budowy relacji z dostawcami i wdrażania narzędzi informatycznych może potrwać wiele miesięcy.
Sukces we wdrożeniu EUDR zależy od:
- strategicznego podejścia i planowania z wyprzedzeniem,
- transparentności i cyfryzacji łańcucha dostaw,
- ścisłej współpracy z dostawcami i partnerami biznesowymi,
- budowy kultury zgodności w organizacji.
Powyższy harmonogram stanowi praktyczny plan działania, który można traktować jako mapę drogową dla zespołów odpowiedzialnych za wdrożenie EUDR. Dobrze zaplanowany proces nie tylko ograniczy ryzyko kar i opóźnień, ale może również wzmocnić reputację firmy jako odpowiedzialnego i zrównoważonego partnera na rynku unijnym.
