Nierzetelne faktury nie mogą stanowić podstawy do wykazania kosztów podatkowych

Warunkiem odliczenia wydatków od przychodu jest udokumentowanie faktu poniesienia wydatku w sposób niebudzący wątpliwości. Obowiązek ten spoczywa na podatniku, skoro to on dokonuje określonych wydatków, a zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów, pomniejszą podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Sporne faktury świadczą jedynie o tym, że takie dokumenty zostały wystawione, ale nie są wystarczające do stwierdzenia, że zdarzenia w nich opisane faktycznie miały miejsce. 

Organy podatkowe przeprowadziły kontrolę wobec podatnika prowadzącego działalność gospodarczą opodatkowanego PIT według stawki 19% (podatek liniowy). Działalność gospodarcza obejmowała wykonywanie konstrukcji i pokryć dachowych. 

W toku kontroli organ stwierdził nieprawidłowości w zakresie kosztów uzyskania przychodów, uznając, że zostały one zawyżone, poprzez ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatków udokumentowanych fakturami, które nie odzwierciedlają rzeczywistych transakcji. 

Organ odtwarzając stan faktyczny ustalił, że działalność podatnika polegała na wykonywaniu prac dekarskich i robót ogólnobudowlanych. Podatnik brał udział w przetargach organizowanych przez spółdzielnie i wspólnoty mieszkaniowe na remonty budynków. Po wygranym przetargu i podpisaniu umowy poszukiwał podwykonawców, a jeżeli ich nie znalazł, zadania wykonywali zatrudnieni przez niego pracownicy. Podwykonawcy zajmowali się zadaniami mniej skomplikowanymi.  

Organ podkreślił, że: 

• podatnik nie miał konkretnej wiedzy o poszczególnych osobach realizujących prace, znał tylko osoby reprezentujące podwykonawców, 

• podatnik wyjaśnił, że zakwestionowani podwykonawcy sami zgłosili się do niego z propozycją współpracy, 

• podatnik i podwykonawcy nie zawierali pisemnych umów, a wystawiane przez nich faktury podatnik opłacał gotówką, co narusza przepisy art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Stosowanie gotówkowej formy płatności rodzi też uzasadnione podejrzenia co do rzetelności obrotu, 

• współpraca z kwestionowanymi podmiotami skutkowała w przypadku niektórych inwestycji stratą, 

• oprócz faktur VAT podatnik nie posiada żadnych dokumentów uwiarygodniających wykonywanie prac. Nie były sporządzane tak istotne dokumenty, jak protokoły odbioru wykonanych prac, 

• współpraca nie była potwierdzona żadnymi dokumentami. Umowy na wykonanie poszczególnych robot zawierane były ustnie. Zakres robot, czas i miejsce ustalane miało być z podatnikiem i to on miał nadzorować prace i dokonywać ich odbioru. Podatnik natomiast stwierdził, że protokoły odbioru prac podwykonawców nie były sporządzane, bo dla niego to faktury potwierdzały realizację prac, 

• organ zwrócił uwagę na różnice w traktowaniu kontrahentów: umowy zawierane ze zleceniodawcami (spółdzielniami mieszkaniowymi, wspólnotami) były konstruowane szczegółowo, zleceniobiorca przedstawiał swoją ofertę, wykonanie robot potwierdzane było protokołami odbioru-częściowymi i końcowym. Natomiast w przypadku podwykonawców jedynym dokumentem świadczącym o zleceniu była wystawiana przez nich faktura, 

• zastrzeżenia organu wzbudził sposób nawiązywania kontaktów z podwykonawcami, ale także brak informowania zleceniodawców o wykonywaniu prac przez podwykonawców, brak szczegółowej wiedzy o pracownikach podwykonawców, brak wzajemnej wiedzy o pracownikach i podwykonawcach, 

• zastrzeżenia organu podatkowego wywołał także podział prac w firmie pomiędzy podwykonawców a pracowników podatnika. Ustalono, że w 2020 r. podatnik zatrudniał kilku doświadczonych pracowników (dekarzy, murarzy, pracowników ogólnobudowlanych). Wszyscy pracownicy podatnika posiadali uprawnienia do pracy na wysokości powyżej 3 metrów, niezbędne do wykonywania prac dekarskich. W tych okolicznościach jest mało prawdopodobne, że duże inwestycje podatnik powierzał podwykonawcom (których pracownicy nie posiadali właściwych kwalifikacji i uprawnień), a pracownicy zajmowali się jedynie drobnymi pracami organizacyjnymi (ogrodzenie terenu, podłączenie prądu czy wody, wywieszenie ogłoszenia o prowadzonych pracach), 

• z obliczeń organu wynika, że koszty pracownicze były o 20% niższe niż koszty usług podwykonawców. Nie znalazły zatem potwierdzenia wyjaśnienia podatnika (zawarte w zastrzeżeniach do protokołu kontroli), że powodem zatrudnienia podwykonawców był aspekt kosztowy, bowiem powierzenie prac do wykonania własnym pracownikom wymagałoby większych nakładów finansowych. 

Zdaniem organu podatkowego dla uznania danego wydatku za koszt podatkowy, niezbędne jest zaistnienie zdarzenia gospodarczego, polegającego na zakupie towaru lub usługi u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę oraz odpowiednie udokumentowanie tej operacji. W opinii organu podatkowego szczególne znaczenie ma prawidłowe udokumentowanie ponoszonych kosztów. Umożliwia to ustalenie, czy spełnione zostały ustawowe przestanki pozwalające uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy podatkowej. Obowiązek ten spoczywa na podatniku, to on dokonuje określonych wydatków i zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów, pomniejsza podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Podatnik powinien wykazać nie tylko, że koszt został poniesiony, ale również, że został poniesiony w celu uzyskania przychodów. 

Organ odwoławczy stwierdził, że w sytuacji, gdy okoliczności danej transakcji nie budzą wątpliwości, naruszenie obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku bankowego nie ma większego znaczenia. Jeśli jednak okoliczności te wskazują, że dana transakcja nie miała realnego charakteru, to naruszenie tego obowiązku analizowane łącznie z pozostałymi okolicznościami może w praktyce dodatkowo potwierdzać nierealność tej transakcji. 

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie wyrokiem z dnia 17 czerwca 2026 r., sygn. I SA/Sz 109/26, stwierdził, że skarga nie zasługiwała na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja nie narusza prawa. 

Sąd uznał, że „w niniejszej sprawie nie zakwestionowano samego faktu wykonania przedmiotowych usług zafakturowanych na rzecz odbiorców skarżącego, a jedynie stwierdzono, że usługi te nie zostały rzeczywiście wykonane przez ustalonych podwykonawców, jak i prawidłowo udokumentowane. Z odpowiedzi ostatecznych odbiorców usług wynikało bowiem, że skarżący posiłkował się osobami trzecimi, jednak nie potwierdzono ich udziału przy wykonaniu tych prac. Tym samym nie zakwestionowano faktu ich wykonania a jedynie to kto je świadczył. Z punktu widzenia pozbawienia strony prawa do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów bez znaczenia pozostaje okoliczność czy usługi wykonał skarżący, czy też zupełnie inne osoby. Kwestią zasadniczą jest bowiem to, że nie były to podmioty wskazane na zakwestionowanych fakturach.” 

Zdaniem Sądu „Niemniej najistotniejsze jest, że podatnik powinien zadbać o zgromadzenie i zachowanie dokumentacji potwierdzającej rzeczywiste wykonanie prac przez wystawcę faktur uwzględnianych w kosztach.” 

W konsekwencji sąd zaaprobował stanowisko organów podatkowych, że usługi opisane spornymi fakturami wystawionymi przez podwykonawców nie zostały w rzeczywistości wykonane. Sporne faktury świadczą jedynie o tym, że takie dokumenty zostały wystawione, ale nie są wystarczające do stwierdzenia, że zdarzenia w nich opisane faktycznie miały miejsce. Skoro zakwestionowane faktury nie dokumentują żadnej rzeczywistej transakcji dokonanej między wskazanymi na niej podmiotami, to zasadnie organ odwoławczy wskazał, że koszty uzyskania przychodów zostały zawyżone, poprzez ujęcie ich w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.