Niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie – jakie są rzeczywiste konsekwencje?
Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek nie tylko sporządzić i zatwierdzić roczne sprawozdanie finansowe, ale również złożyć je do Krajowego Rejestru Sądowego w ustawowym terminie. W praktyce zdarza się jednak, że mimo terminowego sporządzenia sprawozdania, jego złożenie do KRS następuje z kilkudniowym lub nawet kilkutygodniowym opóźnieniem.
Czy takie uchybienie powinno budzić obawy? W większości przypadków – nie, choć nie oznacza to, że można je bagatelizować.
Podmioty zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości i wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych. Obowiązek ten wynika przede wszystkim z przepisów ustawy o rachunkowości oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Terminowe złożenie dokumentów ma na celu zapewnienie transparentności obrotu gospodarczego oraz umożliwienie kontrahentom, instytucjom finansowym i innym uczestnikom rynku zapoznania się z sytuacją finansową przedsiębiorcy.
Jakie konsekwencje przewidują przepisy? Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie stanowi naruszenie obowiązków ustawowych. Nie oznacza to jednak, że już następnego dnia po upływie terminu przedsiębiorca automatycznie zostanie ukarany.
W pierwszej kolejności sąd rejestrowy może wszcząć tzw. postępowanie przymuszające, o którym mowa w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym. W jego toku sąd wzywa zobowiązany podmiot do wykonania obowiązku w wyznaczonym terminie, pod rygorem nałożenia grzywny. Grzywna może być nakładana wielokrotnie aż do wykonania obowiązku.
Jeżeli obowiązek pozostaje niewykonywany przez dłuższy czas, sąd może podjąć dalsze działania przewidziane przepisami, w tym – w określonych przypadkach – wszcząć postępowanie zmierzające do rozwiązania podmiotu wpisanego do rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, jeżeli zostaną spełnione ustawowe przesłanki.
Należy również pamiętać, że ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za niewykonywanie obowiązków związanych ze sporządzaniem i składaniem sprawozdań finansowych. W praktyce sankcje te dotyczą przede wszystkim przypadków poważnych i uporczywych naruszeń, a nie incydentalnych, krótkotrwałych opóźnień.
Czy niewielkie opóźnienie jest powodem do niepokoju? Praktyka funkcjonowania sądów rejestrowych pokazuje, że niewielkie przekroczenie terminu, zwłaszcza gdy sprawozdanie zostało sporządzone i zatwierdzone zgodnie z przepisami, rzadko prowadzi do natychmiastowych negatywnych konsekwencji.
Postępowania przymuszające są co do zasady kierowane wobec podmiotów, które przez dłuższy czas nie wykonują obowiązków sprawozdawczych lub całkowicie je ignorują. Jednorazowe, kilkudniowe czy nawet kilkutygodniowe opóźnienie zazwyczaj nie jest traktowane w taki sam sposób jak wielomiesięczne zaległości.
Nie oznacza to jednak, że termin nie ma znaczenia. Formalnie obowiązek został naruszony, a sąd zachowuje możliwość podjęcia działań przewidzianych ustawą.
Co zrobić, jeśli termin już upłynął? Jeżeli termin na złożenie sprawozdania finansowego do KRS został przekroczony, najlepszym rozwiązaniem jest niezwłoczne wykonanie obowiązku. Odkładanie złożenia dokumentów jedynie zwiększa ryzyko wszczęcia postępowania przymuszającego oraz nałożenia grzywny.
Z punktu widzenia praktyki znacznie korzystniejsza jest sytuacja, w której dokumenty zostają złożone z niewielkim opóźnieniem, niż taka, w której przedsiębiorca przez wiele miesięcy pozostaje bierny i nie reaguje na ciążące na nim obowiązki.
Podsumowują, niewielkie opóźnienie w złożeniu rocznego sprawozdania finansowego do KRS, przy założeniu, że zostało ono sporządzone i zatwierdzone zgodnie z przepisami, zazwyczaj nie prowadzi do poważnych konsekwencji. Nie oznacza to jednak, że przekroczenie terminu pozostaje bez znaczenia prawnego.
Przepisy przewidują instrumenty dyscyplinujące przedsiębiorców, jednak w praktyce są one stosowane przede wszystkim wobec podmiotów uporczywie uchylających się od wykonywania obowiązków sprawozdawczych. Dlatego nawet jeśli ustawowy termin został przekroczony, nie warto zwlekać – złożenie dokumentów do KRS przy pierwszej możliwej okazji jest najlepszym sposobem na ograniczenie ryzyka prawnego i uniknięcie dalszych konsekwencji.
