Nocleg to nie zawsze benefit. Pracownicy mobilni bez przychodu w PIT

Dyrektor KIS potwierdził, że finansowanie kosztów noclegów i transportu dla pracowników mobilnych nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy. W konsekwencji pracodawca nie ma obowiązku pobierania od takich świadczeń zaliczek na PIT. 

Pracownik mobilny to nie pracownik w podróży służbowej 

Spółka zatrudniała trzy grupy pracowników mobilnych: handlowców, serwisantów i technologów. Ich miejsce pracy było określone obszarowo, na przykład jako cała Polska czy województwo. Z uwagi na charakter obowiązków służbowych, pracownicy musieli stale przemieszczać się pomiędzy klientami, punktami serwisowymi lub miejscami wdrożeń. 

W tym zakresie należy pamiętać, że kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy pracownikiem mobilnym a pracownikiem pozostający w podróży służbowej. Zgodnie z kodeksem pracy, z podróżą służbową mamy do czynienia w sytuacji pracownika wykonującego na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością siedziby pracodawcy albo poza stałym miejscem pracy. Przepis ten nie obejmuje więc sytuacji, w których stałe miejsce pracy zostało określone jako określony obszar geograficzny, a przemieszczanie się jest codziennym sposobem wykonywania obowiązków pracowniczych. 

Kryterium przychodu: czy pracownik uzyskuje realną korzyść? 

Ustawa o PIT zawiera szeroki i otwarty katalog świadczeń, które mogą stanowić przychody ze stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że każde świadczenie sfinansowane przez pracodawcę automatycznie staje się przychodem pracownika. Granicę wyznacza wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., K 7/13. Trybunał wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które: 

1. zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie) 
2. zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenie aktywów lub uniknięcie wydatku, który musiałby ponieść, 
3. korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). 

Jednocześnie TK wyraźnie zaakcentował, że kryterium powstania przychodu pracownika musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. W omawianej interpretacji właśnie ten element okazał się rozstrzygający. Noclegi i transport nie służyły celom prywatnym pracowników. Były konsekwencją organizacji pracy i sposobu świadczenia obowiązków na rzecz pracodawcy. 

Nocleg i transport jako element organizacji pracy, nie benefit  

Organ zaakceptował argumentację spółki, że noclegi były uzasadnione ekonomicznie i logistycznie. Tym samym, jeśli prawidłowe i efektywne wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga od pracownika nocowania w hotelu, aby w określonym czasie wynikającym z kontaktów handlowych pracodawcy i kontrahenta dotrzeć do kontrahenta, to zapewnienie tej możliwości przez pracodawcę nie jest korzyścią pracownika ale właśnie wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowego organizowania pracy, tak aby była ona wydajna i należytej jakości. Zapewnienie możliwości nocnego wypoczynku odpowiada także obowiązkowi pracodawcy organizowania pracy w sposób zmniejszający uciążliwość pracy.   

Organ potwierdził również neutralność podatkową kosztów transportu, obejmujących między innymi bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, komunikację miejską i podmiejską, taksówki, przejazdy autostradami, parkowanie, bagaż oraz opłaty eksploatacyjne związane z pojazdami służbowymi, pod warunkiem, że są one ograniczone do celów służbowych. Spółka wskazała, że wydatki prywatne nie podlegają finansowaniu ani refundacji, a rozliczenia są prowadzone na podstawie dokumentów źródłowych i wewnętrznych regulacji.  

Warunki bezpieczeństwa płatnika 

Interpretacja jest korzystna, tym niemniej dla zachowania bezpieczeństwa podatkowego pracodawca powinien zadbać o kilka elementów.  

1. Po pierwsze, miejsce pracy w umowie powinno być określone zgodnie z rzeczywistym obszarem wykonywania obowiązków. Jeżeli pracownik faktycznie działa na określonym obszarze np. kilku województw albo całej Polski, umowa powinna to odzwierciedlać. 
2. Po drugie, regulacje wewnętrzne powinny precyzyjnie określać, w jakich okolicznościach koszty noclegów lub transportu są wydatkami służbowymi. 
3. Po trzecie, zgromadzona dokumentacja powinna potwierdzać związek wydatku z wykonywaniem zadań służbowych. 
4. Po czwarte, pracodawca powinien wyraźnie oddzielać wydatki służbowe od prywatnych.  

Jeżeli pracodawca nie potrafi wykazać związku wydatku z realizacją zadań służbowych lub jeśli system rozliczeń dopuszcza finansowanie również wydatków osobistych, w takich okolicznościach organ może dojść do wniosku, że występuje przysporzenie po stronie pracownika, gdyż uniknął on wydatku, który w normalnych warunkach obciążałby go prywatnie.