Nowa rola PIP w ustalaniu stosunku pracy: procedura, skutki i ryzyka dla biznesu

Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (UD283 planowany terminem przyjęcia przez RM w IV kw. 2025) znacząco przebudowuje mechanizm stwierdzania istnienia stosunku pracy. W planowanym modelu, PIP zyskuje realne, silne narzędzie kształtujące sytuację prawną stron – decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy. 

1. Nowa rola PIP: decyzja administracyjna 

Projekt zakłada dodanie do art. 34 ustawy o PIP nowych ust. 5a–5b, które zakładają uprawnienie właściwego okręgowego inspektora pracy (OIP) do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Zgodnie z projektem nie będzie to już „zalecenie” czy „wystąpienie”, lecz wiążące rozstrzygnięcie. 

Chodzi o sytuacje, gdy: 

• strony zawarły umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia, B2B), 

• ale osoba faktycznie świadczy pracę w warunkach, które odpowiadają art. 22 § 1 Kodeksu pracy (podporządkowanie, odpłatność, osobiste świadczenie, miejsce i czas wyznaczone przez pracodawcę), 

a tym samym powinna być zawarta umowa o pracę. 

 2. Ścieżka odwoławcza 

Projekt przewiduje stopniowy model kontroli rozstrzygnięcia: 

I instancja – okręgowy inspektor pracy (OIP) - wydaje decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy. 

II instancja – Główny Inspektor Pracy (GIP) 

• odwołanie wnosi się za pośrednictwem OIP, 

• termin: 7 dni od doręczenia decyzji pracodawcy, 

• decyzja GIP rozstrzyga odwołanie w administracyjnym toku instancji. 

Kontrola sądowa – sąd pracy 

• strona niezadowolona z rozstrzygnięcia GIP może wnieść odwołanie do sądu rejonowego – sądu pracy, 

• termin: 1 miesiąc od doręczenia decyzji GIP. 

W praktyce oznacza to, że pracodawca, który nie będzie zgadzał się z kwalifikacją stosunku prawnego dokonaną przez PIP, będzie musiał liczyć się ze sporem, najpierw administracyjnym, a następnie sądowym. 

3. Natychmiastowa wykonalność decyzji 

Kluczowy, praktyczny element projektu dotyczy skutków decyzji okręgowego inspektora pracy. 

Skutki „bieżące” tj. od dnia doręczenia decyzji OIP wystąpią w zakresie: 

• powstania stosunku pracy w rozumieniu prawa pracy, 

• obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych oraz obowiązkowych wpłat na fundusze (np. FP, FGŚP, FEP) – w odniesieniu do okresu od dnia doręczenia decyzji.

Pracodawca będzie musiał więc od dnia doręczenia decyzji traktować dotychczasowego współpracownika tak jak traktowałby pracownika, w zakresie: 

1. Naliczania i wypłaty wynagrodzenia zgodnie z Kodeksem pracy (będzie zobowiązany stosować uregulowania Kodeksu pracy dot. minimalnego wynagrodzenia, dodatków, wynagrodzenia za nadgodziny, etc.). 
2. Prowadzenia dokumentacji pracowniczej tj. akt osobowych, ewidencji czasu pracy, etc. 
3. Uprawnień pracowniczych – np. urlopów wypoczynkowych, uprawnień rodzicielskich, BHP. 
4. Odprowadzania zaliczek na PIT. 
5. Zgłoszenia do ZUS oraz naliczania i opłacania bieżących składek na ubezpieczenia oraz fundusze. 

Skutki „wstecz”, dotyczące okresów sprzed doręczenia decyzji, mają być natomiast zawieszone do czasu rozstrzygnięcia sporu. Tym samym skutki decyzji w zakresie obowiązków podatkowych, obowiązków ubezpieczeniowych czy wpłat na fundusze publiczne, powstałe przed doręczeniem decyzji, mają zostać wstrzymane: 

• do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania od decyzji GIP, a 

• w razie wniesienia odwołania – do dnia wydania prawomocnego orzeczenia sądu. 
  
  
  

4. Fikcja trwałości stosunku pracy (art. 477⁷h KPC) 

Najciekawszym elementem jest projektowany art. 477⁷h KPC. Przewiduje on, że w razie prawomocnego uchylenia decyzji GIP przyjmuje się, że stosunek pracy stwierdzony decyzją okręgowego inspektora pracy istniał od dnia doręczenia tej decyzji pracodawcy do dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu, albo do dnia rozwiązania stosunku pracy, jeśli rozwiązanie nastąpiło wcześniej. 

W praktyce oznacza to, że nawet jeśli ostatecznie sąd podważy rozstrzygnięcie GIP, to i tak stosunek pracy w okresie „pomiędzy” będzie uznany za istniejący. W konsekwencji ryzyko ekonomiczne decyzji PIP w dużej części przenoszone jest na pracodawcę. 

W takiej sytuacji powstanie jedynie odpowiedzialność odszkodowawcza za działanie organu państwowego. Podstawą będzie mechanizm z art. 417 § 1 i nast. Kodeksu cywilnego odpowiedzialność Skarbu Państwa za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej. W praktyce mogą wchodzić w grę roszczenia: 

• pracodawcy (np. o zwrot nienależnie opłaconych składek, podatków, kosztów organizacyjnych, wynagrodzeń), 

• potencjalnie także innych podmiotów, jeżeli wykażą szkodę i związek przyczynowy. 
  
  

 5. Jak się zabezpieczyć przed potencjalnymi zmianami? 

Decyzja PIP będzie miała daleko idące konsekwencje i skutki głównie w trzech obszarach: prawa pracy, podatków, ubezpieczeń społecznych. Warto pomyśleć, jak można zabezpieczyć firmę przed planowanymi zmianami, warto: 

• Przeprowadzić audyt form zatrudnienia – szczególnie tam, gdzie funkcjonują umowy cywilnoprawne lub B2B o cechach klasycznego stosunku pracy; 

• Zwrócić uwagę na sposób wykonywania usług – zakres podporządkowania, czas i miejsce wykonywania obowiązków, zasady wynagradzania; 

• Przygotować odpowiednie procedury; 

• Dokonać oceny ryzyk finansowych – wpływu ewentualnej decyzji na: fundusz płac, koszty składek i podatków, zabezpieczyć budżet na ewentualne spory sądowe.