Nowe miejsce, te same zasady! Jak poprawnie zmienić siedzibę i adres spółki?

Zmiana siedziby lub adresu spółki to istotny krok w działalności każdej firmy. Może wynikać z potrzeby rozwoju, poszukiwania lepszej lokalizacji lub optymalizacji kosztów. Bez względu na powód, procedura zmiany wymaga dopełnienia określonych formalności. W zależności od rodzaju spółki, niektóre kroki mogą się różnić, ale podstawowe zasady pozostają podobne. W niniejszym artykule omówiono, jak krok po kroku przeprowadzić zmianę siedziby i adresu spółki, gdzie zgłosić te zmiany oraz jak uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Siedziba a adres – czym się różnią?

Siedziba spółki to miejscowość, w której spółka ma swoją siedzibę zgodnie z umową lub statutem. Adres spółki to konkretny adres, obejmujący ulicę i numer lokalu, pod którym spółka prowadzi działalność i przyjmuje korespondencję. Zmiana siedziby wymaga więcej formalności niż zmiana samego adresu.

Zmiana siedziby spółki

W spółkach osobowych, takich jak spółka jawna, spółka komandytowa i spółka komandytowo-akcyjna, zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki, jeśli nowa siedziba znajduje się w innej miejscowości.

W spółkach kapitałowych, takich jak spółka z o.o. i spółka akcyjna, zmiana siedziby wiąże się ze zmianą umowy spółki (w spółce z o.o.) lub statutu (w spółce akcyjnej), co musi być dokonane u notariusza. Zmiany umowy spółki dokonuje zgromadzenie wspólników (w spółce z o.o.) lub walne zgromadzenie akcjonariuszy (w spółce akcyjnej) poprzez podjęcie uchwały o zmianie umowy/ statutu spółki.

Zmiana adresu spółki

Zmiana samego adresu spółki, czyli konkretnej lokalizacji w tej samej miejscowości, jest mniej skomplikowana i nie wymaga zmiany umowy spółki ani statutu. W spółkach osobowych, wystarczy podjęcie uchwały wspólników o zmianie adresu, natomiast w spółkach kapitałowych wystarczy uchwała zarządu o zmianie adresu.

Gdzie zgłosić zmiany?

Wszelkie zmiany dotyczące siedziby i adresu spółki należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Należy także dokonać aktualizacji danych w urzędzie skarbowym, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) oraz poinformować banki, kontrahentów i inne instytucje, z którymi spółka współpracuje.

Podsumowanie

Zmiana siedziby lub adresu spółki to nie tylko kwestia organizacyjna, ale także prawna. W przypadku przeniesienia działalności do innej miejscowości należy pamiętać o konieczności dokonania zmiany umowy lub statutu spółki, natomiast zmiana samego adresu wymaga jedynie uchwały wspólników lub zarządu spółki oraz zgłoszenia do odpowiednich instytucji. Warto zadbać o terminowe dopełnienie wszystkich formalności, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.