Paliwo i ładowanie auta służbowego podczas długotrwałej nieobecności pracownika – co z kosztami podatkowymi?
Samochód służbowy z możliwością wykorzystania do celów prywatnych to jeden z tych benefitów które przyciągają pracowników. Zazwyczaj firmy bez problemu pokrywają koszty paliwa lub ładowania pojazdów elektrycznych w okresach, w których pracownik aktywnie świadczy pracę. Wątpliwości pojawiają się jednak w sytuacjach nietypowych – na przykład wtedy, gdy pracownik udaje się na wielomiesięczne zwolnienie lekarskie lub urlop macierzyński, ale zgodnie z polityką flotową nadal ma prawo korzystać z firmowego auta do celów w pełni prywatnych.
Przed takim dylematem stanęła spółka, która pod naciskiem strony społecznej (związków zawodowych) rozważała zmianę swojej polityki flotowej. Firma planowała finansować bez limitu kwotowego i ilościowego paliwo oraz energię do aut służbowych również w okresach długotrwałych nieobecności pracowników, kiedy to przejazdy nie mają żadnego związku z obowiązkami służbowymi. Spółka argumentowała, że taki benefit pozapłacowy buduje lojalność, zmniejsza rotację kadr i wzmacnia jej pozycję na konkurencyjnym rynku pracy. W związku z tym uważała, że wydatki te powinny stanowić podatkowe koszty uzyskania przychodów, podlegające jedynie standardowemu ograniczeniu do 75%, właściwemu dla kosztów eksploatacji samochodów używanych w trybie mieszanym.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lipca 2026 roku, nr: 0114-KDIP2-2.4010.209.2026.2.ASK wydał rozstrzygnięcie niekorzystne dla podatników. Organ odwołał się do fundamentalnej zasady wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazując, że każdy koszt musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, a także musi cechować się racjonalnością gospodarczą. W ocenie Organu, ogólnikowa argumentacja o budowaniu wizerunku i motywowaniu personelu w tym konkretnym przypadku jest niewystarczająca.
Organ podatkowy uznał planowane działanie za nieracjonalne pod względem ekonomicznym. Zauważył, że w okresie długiej nieobecności pracownik nie świadczy pracy, a firma nie ma żadnej gwarancji, że po zakończeniu chociażby urlopu macierzyńskiego powróci on do firmy, nie zmieni wymiaru etatu lub po prostu nie złoży wypowiedzenia. Utrzymywanie floty i nielimitowane opłacanie paliwa wyłącznie do celów prywatnych nieobecnego pracownika, tylko po to, by zachęcić go do pracy jest więc działaniem nieracjonalnym i oderwanym od celu, jakim jest generowanie zysku.
Konsekwentnie w takich sytuacjach nie ma również zastosowania standardowy limit 75% kosztów uzyskania przychodu – wydatek na paliwo w trakcie długiej absencji pracownika należy wyłączyć z kosztów podatkowych w pełnej wysokości.
