Posiłek z kontrahentem a przychód pracownika na gruncie PIT

Katalog świadczeń pracowniczych uważanych za przychód ze stosunku pracy jest szeroki. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychód ze stosunku pracy uznaje się m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych przez pracownika. Obejmuje to zasadniczo również sytuacje, w których pracodawca finansuje posiłki pracownikom. Czy jednak każde takie świadczenie podlega opodatkowaniu? Pytanie o opodatkowanie powstaje choćby w sytuacji zapewnienia posiłków pracownikom podczas spotkań służbowych z kontrahentami.

Kiedy posiłek stanowi przychód (PIT)?

Na podstawie licznych interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS oraz wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13), należy wskazać na trzy przesłanki, od których spełnienia będzie zależało powstanie przychodu po stronie pracownika.

Posiłki stanowią przychód pracownika, jeżeli:

1. zostały zapewnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2. zostały zapewnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3. korzyść w postaci zapewnienia posiłku jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich pracowników).

Tym samym istotne może być ustalenie np.:

• czy posiłki są realizowane w interesie pracownika czy pracodawcy?
• czy zapewnienie posiłku wynika z obowiązku pracodawcy (np. BHP, podróż służbowa)?
• czy zapewnienie posiłku służy zaspokojeniu osobistych potrzeb żywieniowych pracownika?
• czy świadczenie jest ogólnodostępne?

Zasadniczo w przypadku, gdy pracodawca finansuje posiłki spożywane przez pracownika, wartość tych świadczeń stanowi przychód ze stosunku pracy. Koszty wyżywienia są uznane przez organy podatkowe za wydatki o charakterze osobistym, gdyż niezależnie wykonywania pracy, pracownik musi spożywać posiłki tym samym świadczenie jest realizowane w interesie pracownika i przynosi mu wymierną korzyść.

Spotkania z kontrahentami a przychód?

Tym niemniej nie w każdej sytuacji zapewnienie posiłku pracownikowi będzie podlegało opodatkowaniu, Jednym z wyjątków są posiłki spożywane w trakcie spotkań z kontrahentami. W interpretacji indywidualnej z dnia 23 sierpnia 2024 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.588.2024.1.DJ, fiskus wyjaśnił, że pojęcie nieodpłatnych świadczeń musi być zawsze interpretowane w konkretnym kontekście. Dyrektor KIS potwierdził, że posiłki spożywane przez pracowników mobilnych w trakcie spotkań z kontrahentami nie stanowią ich przychodu, jeśli:

• spotkanie ma służbowy charakter i jest związane z wykonywaniem obowiązków służbowych,
• posiłek służy celom biznesowym pracodawcy;
• pracownicy nie biorą udziału w spotkaniu jako osoby prywatne, ale jako reprezentanci pracodawcy.

W powyższej sytuacji nie sposób uznać, że dochodzi do przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, gdyż świadczenie realizowane jest wyłącznie w interesie pracodawcy i nie mają charakteru osobistego.

W konsekwencji na pracodawcy nie ciąży obowiązek naliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.