Problematyczne odbiory faktur na tle KSEF i należyta staranność
W mojej ocenie niezwykle wzrasta wartość bieżących kontaktów z kontrahentami oraz należytej staranności kupieckiej. Niestety samo korzystanie z KSeF nie uchroni nas przed oszustwami VAT, zwłaszcza w dobie ryzyk scamu, phishingu czy quishingu, a o tym wciąż mało się mówi.
W pierwszej kolejności zaznaczmy, że KSeF ma zapewnić obsługę obiegu e-faktur i nie ma jakichkolwiek funkcji zapewniających nam możliwości akceptacji, opisywania, czy odrzucania faktur. Takie funkcje mogą mieć programy komercyjne łączące fakturowanie z księgowaniem i obiegiem dokumentacji, jednak, wciąż sam KSeF w żaden sposób nie wspomaga tych programów w wyłapywaniu ewentualnych nieprawidłowości. Na wszystko uczuleni musimy być sami i to po naszej stronie leży ciężar weryfikacji oraz akceptacji otrzymywanych e-faktur.
W efekcie, musimy pamiętać, że faktura, którą otrzymaliśmy w KSeF i ma przydzielone KSeF ID jest przez nas otrzymaną fakturą z mocy prawa i już sam ten fakt rozpoczyna bieg terminu przedawnienia na skorzystanie z prawa do odliczenia. Sama okoliczność jednak, że ktoś na nas wystawił fakturę w KSeF i że ta jest przez nas skutecznie otrzymana nie oznacza jednak, że mamy ją ująć w swoich rozliczeniach podatkowych. Tu, przepisy dotyczące negatywnych przesłanek prawa do odliczenia nie zmieniają się, a więc nie wszystkie dokumenty z KSeF 1:1 muszą być przez nas przekazane do rozliczenia. Z jednej strony może do nas wpłynąć faktura za usługi noclegowe lub gastronomiczne, co do której nie przysługuje odliczenie, a z drugiej strony może do nas wpłynąć faktura oszukańcza.
O otrzymaniu e-faktury w KSeF stanowi sam fakt wskazania naszego NIP na fakturze, który w tym wypadku będzie stanowił swojego rodzaju „adres doręczeń” w KSeF. Tym samym jedynym podmiotem, który decyduje o tym do kogo trafia e-faktura jest jej wystawca. Wśród tych mogą oczywiście być Ci z którymi współpracujemy, jak również Ci którzy się zwyczajnie pomylili przy wskazywaniu NIP, bądź Ci co liczą na nasze nieprawidłowe wdrożenie KSeF i możliwość wyłudzenia należności.
Stąd na wstępie wspomniałem o wzroście wagi kontaktu pomiędzy uczestnikami obrotu gospodarczego i stałej weryfikacji dokumentacji jaka do nas wpływa w KSeF, aby móc wychwycić wskazane zagrożenie wyłudzeniem.
Po drugie, pamiętajmy o tym, że w 2026 roku, a zwłaszcza w okresie luty – marzec 2026 r. w obiegu może być pełne spektrum dokumentacji. Od największych podmiotów (np. z branży dostawców mediów, czy telekomunikacyjnych) fakturę w KSeF dostaniemy już od lutego. Od innych podmiotów, które w 2024 roku nie przekroczyły limitu sprzedaży brutto na poziomie 200 mln złotych faktury możemy otrzymywać zarówno w KSeF, jak i poza nim w wersji elektronicznej lub papierowej. Kolejno zaś po kwietniu 2026 r. część tzw. „wykluczonych cyfrowo”, zwykle najmniejszych podmiotów, których fakturowanie poza KSeF nie przekroczy progu 10 tys. złotych brutto, również może na nas wystawiać dokumenty w wersji elektronicznej lub papierowej i tak aż do końca 2026 r.
Sami we własnym zakresie musimy panować nad statusami i weryfikacją kontrahentów. Nie pomoże nam w tym Biała Lista podatników. Nie będzie tam informacji ani tym, że ktoś musi działać w KSeF, ani o tym, że ktoś jest z tego obowiązku wyłączony na stałe lub czasowo.
Poruszając tą kwestię warto podkreślić, że w 2026 roku (w szczególności) każda otrzymywana przez nas faktura poza systemem KSeF powinna podlegać pogłębionej weryfikacji i zwiększonej czujności. Głównie dla wyłonienia tzw. dubli i uniknięcia podwójnego ujęcia rozliczenia danego dokumentu (raz jako otrzymanego np. na maila, a raz jako zaimportowanego z KSeF), a także dla wyłonienia wadliwie wystawianych faktur. Wadliwie, bo wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF lub po prostu, dla celów omawianego wyłudzenia.
Jeżeli faktura pochodzi od kontrahenta, z którym współpracujemy i jest dla nas przeznaczona, ale została wystawiona poza KSeF to w pierwszej kolejności powinniśmy ustalić, czy kontrahent miał prawo do takiego działania, np. czy działa jako podmiot wyłączony z KSeF, czy też działa z czasowego uprawnienia do fakturowania na starych zasadach (np. jako podmiot wykluczony cyfrowo). Ustalenie w tym zakresie powinno stanowić punkt wyjścia. Potencjalnie można bowiem założyć, że wśród takich podmiotów znajdzie się taki, który błędnie określi swoje uprawnienia lub wprost zadeklaruje nam, że nie zdążył z pełnym wdrożeniem. W tym miejscu warto więc przypomnieć, że z jednej strony faktura wystawiona wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF wciąż spełnia definicję faktury i ma moc dowodową, w tym powinna podlegać zapłacie, a z drugiej strony skorzystanie z prawa do odliczenia może być przez organy kwestionowane. W mojej ocenie, biorąc pod uwagę cele wdrożenia KSeF, to właśnie tego rodzaju dokumenty w pierwszym rzucie mogą być kwestionowane przez organy podatkowe i tylko od naszej należytej staranności zależeć będzie, czy obronimy nasze ujęcie w rozliczeniach takiego dokumentu. Rozliczenie faktury otrzymanej poza KSeF bez jakichkolwiek ustaleń i odebrania odpowiednich oświadczeń od kontrahenta uznawałbym za ryzykowne. Jeśli jednak podejmiemy stosowne działania i oświadczenia kontrahenta będą obiektywnie wiarygodne, w tym (ewentualnie) poparte dodatkowymi dokumentami to, rozliczenie jej nie powinno być kwestionowane.
Stąd też wielokrotnie na swoich szkoleniach i w rozmowach z Klientami podkreślam, że czas wejścia w życie KSeF to czas zakończenia rozliczeń bazujących wyłącznie na fakturach, bez dodatkowej dokumentacji typu umowa, czy załączniki, a także czas w którym powinniśmy zadbać o opisy i precyzowanie wierszy sprzedażowych. Koniec z opisem na zasadzie „Zgodnie z umową.” Tego rodzaju postępowanie niejednokrotnie kończy się źle w toku licznych, coraz skuteczniejszych kontroli i postępowań podatkowych. Musimy brać pod uwagę, że analityka danych z KSeF jedynie zwiększy tą skuteczność.
Wracając jednak to omawianych zagrożeń oszustwami, chciałbym zaznaczyć, że opisywane weryfikacje czy faktura powinna być kwestionowana (np. jako nam nienależna) oraz w jakim zakresie (np. jako wadliwie wystawiona poza KSeF) to jeszcze nie koniec.
KSeF ma pozwolić nam na oznaczenie faktury jako tzw. „scam” czyli próba oszustwa , czy wyłudzenia należności. Skorzystanie z tej funkcji jest jednak efektem całościowych działań należytej staranności jaka leży po naszej stronie i dotyczy tych e-faktur, które odbierzemy w KSeF.
Poza KSeF mogą natomiast funkcjonować odpowiednie wizualizacje e-faktur opatrzone stosownymi kodami QR. Taka wizualizacja może jedynie „udawać” fakturę wystawioną w KSeF, w tym może stanowić element tzw. quishingu. Jest to odmiana przekrętów w sieci nazywanych phishingiem i zwyczajowo dotyczących kierowania do nas maili podszywających się za dany podmiot (kontrahenta, a nawet administrację skarbową) i zawierających niepożądane linki, których kliknięcie skutkować może utratą danych lub środków pieniężnych. Odmianą tego rodzaju oszustw (które nie znikną, a wręcz mogą się nasilić) może być quishing, czyli budowa „sztucznych” kodów QR. Kody te mogą nas odsyłać do niepożądanych stron lub mogą mieć w sobie zaszyte złośliwe oprogramowanie. Stąd niezwykle istotne jest uczulenie swojej kadry na sposób i zasady weryfikacji tych kodów oraz weryfikacji oficjalnych stron rządowych na jakie kody te mają odsyłać. Istotne mogą być końcówki linków lub adresów mailowych i odpowiednie oznaczenia literowe łudząco podobne do tych prawidłowych, które warto omówić z osobami odpowiedzialnymi za cyberbezpieczeństwo.
