Prokura – problemy praktyczne

Jak pisaliśmy już na blogu, prokura to jedno z najważniejszych narzędzi usprawniających działanie przedsiębiorców – wpisanych do rejestru – w tym spółek handlowych. Umożliwia skuteczne reprezentowanie spółki bez konieczności angażowania wspólników lub członków zarządu w każdą czynność prawną. Na gruncie pojęcia prokury pojawiają się jednak pewne problemy praktyczne, które mogą prowadzić do chaosu lub niepewności w spółce. Dziś przedstawię te najczęściej występujące.

Powołanie i odwołanie prokurenta w spółce z o.o., w której jest łączna reprezentacja.

W spółkach kapitałowych, gdy zarząd reprezentuje spółkę łącznie (np. dwóch członków zarządu), mogą pojawić się dwa pytania

• czy dla skuteczności powołania prokury jest wymagana zgoda wszystkich członków zarządu, czy wystarczy zgoda dwóch członków zarządu – zgodnie z zasadą reprezentacji?
• czy jeden członek zarządu może samodzielnie złożyć oświadczenie o odwołaniu prokury, czy jednak konieczne jest do tego łączne współdziałanie członków zarządu.

Odpowiedź na wskazane wyżej pytania brzmi zagadkowo: „i tak, i nie”.

Jak stanowi art. 208 § 6 k.s.h. „Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu”. Zgodnie zaś z przepisem art. 208 § 7 k.s.h. „Odwołać prokurę może każdy członek zarządu”.

Powołanie i odwołanie prokurenta, stanowią czynności z zakresu prowadzenia spraw spółki, a nie reprezentacji spółki. Niestety umiejscowienie tych regulacji w ramach przepisów dotyczących wzajemnych relacji między członkami zarządu jest rozwiązaniem rodzącym w praktyce szereg problemów. Jeśli bowiem w wieloosobowym zarządzie obowiązuje reprezentacja łączna (czyli wszelkie czynności ważne względem osób trzecich muszą być podejmowane z udziałem reprezentacji łącznej) to przyznanie każdemu z członków zarządu prawa do odwołania prokury jest jedynie „pozorne”. Czynność taka, podjęta tylko przez jednego z członków zarządu wywołuje bowiem skutek tylko w sferze stosunków wewnętrznych. Natomiast dopóki nie będzie w tym zakresie współdziałania łącznych reprezentantów, odwołanie dokonane przez jednego członka zarządu nie wywoła skutku prawnego na zewnątrz. Podobnie wątpliwy jest sens wymogu zgody wszystkich członków zarządu na powołanie prokurenta. Skoro źródłem umocowania prokurenta jest jednostronna czynność prawna spółki – udzielenie prokury, dokonana stosownie do obowiązujących w spółce zasad reprezentacji, to będzie ona ważna bez względu na to, czy wszyscy członkowie zarządu wyrazili na nią zgodę.

Odpowiadając zatem jeszcze raz krótko na pytania sformułowane na początku:

• czy dla skuteczności powołania prokury jest wymagana zgoda wszystkich członków zarządu, czy wystarczy zgoda dwóch członków zarządu – zgodnie z zasadą reprezentacji? – dla skuteczności powołania prokurenta wystarczy udzielenie prokury przez członków zarządu uprawnionych do reprezentacji spółki.
• czy jeden członek zarządu może samodzielnie złożyć oświadczenie o odwołaniu prokury, czy jednak konieczne jest do tego łączne współdziałanie członków zarządu – jeden z członków zarządu może złożyć oświadczenie o odwołaniu prokury, ale nie wywoła to skutku „na zewnątrz”, względem osób trzecich.

Należy jednak pamiętać, że skutek „na zewnątrz” zawsze wywoła wpisanie danego prokurenta do KRS lub jego wykreślenie z KRS.

Prokura w sytuacji braku zarządu w spółce

Jednym z ciekawych i nieco problematycznych zagadnień jest funkcjonowanie prokury w przypadku, gdy spółka kapitałowa nie posiada zarządu (np. w skutek wygaśnięcia mandatu wszystkich członków zarządu lub braku powołania nowego).

Zgodnie z orzecznictwem utrata zarządu w spółce nie powoduje automatycznego wygaśnięcia prokury. Wskazuje się nadto, że choć prokurent może działać, to pozostają istotne wątpliwości co do zakresu tego działania – m.in. czy spółka nadal posiada zdolność do bycia reprezentowaną przez prokurenta, zwłaszcza w postępowaniach sądowych i jakie są skutki dla jego odpowiedzialności, czy prokurent ma właściwy nadzór i czy takie działania są bezpieczne wobec kontrahentów.

Prokura jest ważna, dopóki nie zostanie odwołana, nawet jeśli zarząd ustał (np. wszyscy członkowie złożyli rezygnację lub zostali odwołani).

! Należy jednak pamiętać, że prokura wygasa wskutek ustanowienia kuratora dla spółki, która nie może powołać zarządu, na podstawie art. 42 § 1 k.c. Nadto, w okresie kurateli prokura nie może być ustanowiona.

W praktyce prokurent nie może skutecznie podejmować decyzji wymagających działania zarządu, np. powoływać nowych członków zarządu, zgłaszać zmian do KRS, czy reprezentować spółki w sprawach przekraczających zakres prokury.

Może natomiast prowadzić bieżące sprawy przedsiębiorstwa: podpisywać umowy handlowe, reprezentować spółkę w postępowaniach sądowych, jeśli nie dotyczą one czynności zastrzeżonych dla zarządu (art. 109¹ §1 k.c.).

Prokurent nie może jednak np. złożyć wniosku o ogłoszenie upadłości, likwidację czy zgłoszenie zmian w KRS (bo to kompetencje zarządu, nie pełnomocnika).

 A czy prokurent może sam złożyć rezygnację, skoro nie ma zarządu, czyli nie ma komu jej złożyć?

Tak, prokurent może zrezygnować z prokury w dowolnym momencie, nawet jeżeli w spółce nie ma zarządu, który mógłby rezygnacje przyjąć.  W doktrynie i orzecznictwie podkreśla się, że prokura jest dobrowolnym stosunkiem, opartym na zaufaniu, więc rezygnacja z niej – nawet jeżeli nie ma w spółce zarządu, jest dopuszczalna (analogicznie jak pełnomocnictwo, art. 101 §1 k.c.).

Co do zasady, prokurent składa rezygnację podmiotowi, który go powołał, czyli zarządowi spółki (art. 208 §7 k.s.h. w zw. z art. 109⁷ k.c.). Jeśli natomiast zarządu nie ma, należy przyjąć rozwiązanie zgodne z orzecznictwem Sądu Najwyższego czyli, że rezygnację można złożyć spółce — przez doręczenie jej oświadczenia o rezygnacji na adres siedziby (np. listem poleconym do akt spółki lub na adres ujawniony w KRS).

Składanie przez prokurenta wniosków i pism do Sądu Rejestrowego.

Kolejnym ciekawym, ale problematycznym zagadnieniem jest kwestia reprezentowania spółki przez prokurenta w postępowaniu rejestrowym. Co ciekawe, praktyka sądowa pokazuje, że część sądów rejestrowych dopuszcza prokurenta, jako reprezentanta spółki w postepowaniach rejestrowych, a część nie. Konsekwencją powyższego jest również odmienne traktowanie w sądach rejestrowych pełnomocnictw udzielonych przez prokurentów zawodowym pełnomocnikom.  Część sądów uznaje takie pełnomocnictwa za prawidłowe, natomiast niektóre uznają je za wadliwe.

Co ciekawe sądy, które nie uznają prokurenta za osobę umocowaną do działania w imieniu spółki w postępowaniu rejestrowym wskazują, że kryterium wyznaczającym zakres prokury jest związek czynności pozasądowej i sądowej z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Ich zdaniem termin przedsiębiorstwo jest użyty w znaczeniu funkcjonalnym i oznacza działalność gospodarczą. Umocowanie prokurenta obejmuje więc czynności związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę, a nie z osobą przedsiębiorcy. Jako, że prokura jest instytucją ze sfery reprezentacji i jest związana z obrotem w ich ocenie nie obejmuje ona umocowania do czynności prawnych w zakresie stosunków wewnętrznych przedsiębiorcy i związanych z jego ustrojem. Poza zakresem prokury pozostają więc takie czynności, jak np. zwoływanie posiedzeń organów przedsiębiorcy, zgłaszanie wniosków o wpis do rejestru danych dotyczących przedsiębiorcy (np. zmiany umowy, statutu, zmiany w składzie zarządu).

Jak wskazuje Sąd Okręgowy w Szczecinie (Postanowienie z 4.07.2014 r., VIII Gz 111/14) Spod zakresu umocowania prokurenta wyłączone są czynności niemieszczące się w kategorii reprezentacji, czyli czynności z zakresu stosunków wewnętrznych przedsiębiorcy, należące do prowadzenia spraw, czy zarządzania przedsiębiorcą, polegające na podejmowaniu decyzji dotyczących jego działalności. Nie mieszczą się w pojęciu prokury czynności organizacyjne, składające się na funkcjonowanie przedsiębiorcy jako podmiotu prawa, a także czynności, które nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, w tym min. czynności w postępowaniu rejestrowym, które w przeważającym zakresie dotyczy wykonania obowiązków rejestrowych przedsiębiorcy ujawnionego w rejestrze sądowym.

Sądy rejestrowe, które prokurenta uznają za legitymowanego reprezentanta wskazują zaś, że prokura jest specjalnym rodzajem pełnomocnictwa materialnoprawnego, a jej zakres - określony w ustawie - obejmuje upoważnienie prokurenta do dokonywania między innymi czynności sądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie powinno zatem budzić wątpliwości, że prokurent może - bez specjalnego dodatkowego upoważnienia – reprezentować spółkę również w postępowaniach rejestrowych oraz ustanawiać pełnomocników procesowych w takich postępowaniach.

Podsumowanie
Prokura umożliwia skuteczne reprezentowanie spółki bez udziału zarządu, jednak jej stosowanie rodzi liczne wątpliwości praktyczne. Warto zabezpieczać się przed ewentualnymi problemami  w kwestii odwołania lub rezygnacji prokurenta (w tym w sytuacji kiedy w spółce brak jest zarządu), wprowadzając do umowy spółki odpowiednie postanowienia w tym zakresie. Istotne będzie to zwłaszcza w sytuacji, kiedy spółka chciałaby realnie działać przez swoich prokurentów, niejako obok zarządu (lub nawet w przeważającej części zamiast niego). Jeśli chodzi zaś o działalnie prokurenta przed sądem rejestrowym, warto zadbać o to, by zarząd udzielił mu dodatkowego pełnomocnictwa w tym zakresie. Wówczas jego umocowanie do reprezentacji nie powinno być kwestionowane przez sądy, które nie uznają prokurenta jako osoby właściwej do reprezentowania spółki w sprawach rejestrowych.