Przy samofakturowaniu nie obronisz akceptacji e-faktury po jej dodaniu do KSeF

Wiele razy mówiliśmy i pisaliśmy o tym, że Krajowy System e-Faktur zmienia zasady gry. Również pod kątem tzw. samofakturowania, które wymaga nie tylko zdobycia akceptacji pliku xml w miejsce PDF, ale dodatkowo akceptacja ta powinna mieć miejsce zanim faktura trafi do KSeF. Dlaczego o tym mówim? Bo brak dostosowania się do tych zasad skutkuje brakiem prawa do odliczenia VAT z faktury, który na siebie wystawiliśmy w imieniu sprzedawcy. 

Prezentowane podejście było krytykowane i budziło wątpliwości, chociażby na tle sytuacji, w której sprzedawca akceptuje wystawiony za niego xml w dniu x, a plik ten nadawany jest do KSeF w dniu x+1, a tym samym zmienia się treść zaakceptowanego dokumentu.  

Na taką właśnie okoliczność powoływał się jeden z podatników. DKIS w interpretacji z dnia 25 czerwca 2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.189.2026.1.KK był jednak nieugięty.   

Wnioskująca firma próbowała bronić stanowiska, iż akceptacja e-faktury przez sprzedawcę powinna mieć miejsce po jej przesłaniu do KSeF i jako podstawowy argument wskazywała chęć obrony przed zarzutami, że ostatecznie przesłany plik do KSeF jest niezgody z wcześniej akceptowanym projektem.  

Wskazywała przy tym, że:  

„„A” musiałby wprowadzić dostawcom bardzo ograniczony czas na akceptację projektu faktury, w ekstremalnych przypadkach nawet kilka minut. W przeciwnym razie „A” mógłby nie spełnić przepisów dotyczących wysyłki faktur do KSeF w terminach wynikających z ustawy VAT. Trudno bowiem wyobrazić sobie rozwiązanie alternatywne polegające na zmianie daty wystawienia faktury (pole P_1) przez „A” w przypadku zbyt długiej procedury akceptacji projektu faktury przez dostawcę – w takim wypadku dostawca mógłby podnieść zarzut, że zaakceptowany przez niego projekt faktury nie odpowiada treści faktury wprowadzonej do KSeF. Co więcej, w określonych przypadkach (np. faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego), zmiana daty wystawienia faktury w stosunku do daty pierwotnie wskazanej w projekcie może powodować zmianę wartości faktury w efekcie zastosowania innego kursu przeliczeniowego – wówczas faktura wprowadzana do KSeF będzie posiadała inną datę wystawienia (pole P_1) oraz inną wartość niż projekt zaakceptowany uprzednio przez dostawcę. Dostawca podniósłby w tym przypadku zarzut niezgodności faktury z wcześniejszym projektem.” 

Czyli, powołała się na wspomniane wątpliwości doktryny.  

DKIS wyraźnie jednak zaznaczył, że akceptacja nie może odbywać się względem skutecznie wprowadzonego już do obrotu dokumentu, a z takim właśnie mamy do czynienia, jeśli plik xml zostanie przesłany do KSeF. DKIS wywodził, że: „(…) w ramach samofakturowania uwierzytelnia się w KSeF we własnym kontekście i przygotowuje plik XML faktury, w którym występuje jako nabywca (Podmiot2), a sprzedawcą (Podmiot1) jest podatnik, od którego otrzymał uprawnienie do samofakturowania. Następnie następuje uzgodnienie treści faktury pomiędzy sprzedawcą i nabywcą poprzez przesłanie nabywcy np. drogą mailową pliku XML celem akceptacji faktury.   

Sam proces akceptacji powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami i nie jest realizowany w KSeF. W przypadku, gdy sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego przez nabywcę pliku XML, nie ma przeszkód, aby plik ten został poprawiony i dopiero w takiej postaci przesłany przez nabywcę do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Następnie nabywca uwierzytelniony w KSeF przesyła plik XML faktury do KSeF, tj. wprowadza do obrotu prawnego fakturę ustrukturyzowaną.   

W obrocie prawnym nie mogą bowiem funkcjonować faktury ustrukturyzowane, w stosunku do których zachodzą wątpliwości co do prawidłowości ich wystawienia ze względu na to, że nie uzyskały one akceptacji sprzedawcy. Stąd potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy na podstawie art. 106d ustawy, powinno nastąpić przed jej wysłaniem do KSeF.” 

Oczywiście taka negatywna interpretacja jest przykra dla Wnioskującego, ale w mojej ocenie mógł się jej trochę spodziewać. Nie wydaje mi się bowiem aby MF zmieniło teraz diametralnie podejście, które prezentuje nieprzerwanie od jesieni zeszłego roku.   

O tym, że akceptacji musi podlegać sam xml już było wiele interpretacji i można je sprowadzić do jednego – akceptujesz xml bo wariantów wizualizacji PDF o węższym lub szerszym zakresie jest tyle, że sprzedawca mógłby zaakceptować coś innego niż wynika z samego xml.  

Nie ma jednak przeszkód, aby obok plików XML wysyłać również PDF (jako „szkice”), po prostu należy zmienić umowę i tryb działania.   

Tak samo jest na tle powyższej interpretacji, po co „przepychać się” z organem, że ja chce mieć akceptacje po wprowadzeniu faktury do KSeF, skoro można uzgodnić kolejność typu: (i) ja ci wysyłam plik xml do akceptacji i masz X czasu na akceptację, (+) wiedz, że jeśli w tym czasie się nie wyrobisz to ja zmienie datę wystawienia na bieżącą, celem nadania do KSeF, a dodatkowo (ii), że mam prawo przyjąć Twoją milczącą akceptację, z zastrzeżeniem (iii), że masz prawo, aby w ciągu czasu Y, po przesłaniu dokumentu do KSeF wyrazić sprzeciw i wskazać treść korekty.   

Zdaje się, że przedsiębiorcy skupiają się jedynie na momencie akceptacji, a zapominają, że ta może być czynna (aktywna) lub bierna (milcząca) i z tym organy podatkowe absolutnie nie mają problemu. W mojej ocenie uwzględnienie tych dwóch form akceptacji jest kluczowe.   

Jak uważacie? 

Jeśli powyższe może mieć skutki dla Twojej działalności i chciałbyś skonsultować prawidłowość przyjętego modelu działania, w tym zastanawiasz się, czy warto wystąpić o interpretację – zapraszamy do kontaktu.