Rodzaje zgłoszeń w systemie SENT – co przedsiębiorca powinien wiedzieć?

System SENT to narzędzie służące monitorowaniu przewozu tzw. towarów wrażliwych, które nakłada na przedsiębiorców konkretne obowiązki raportowe. Kluczowym elementem tego systemu są zgłoszenia przewozu, których rodzaj zależy przede wszystkim od kierunku transportu oraz roli danego podmiotu w łańcuchu dostaw. 

W praktyce wyróżniamy trzy podstawowe typy zgłoszeń SENT. 

1. SENT100 – przewóz rozpoczynający się w Polsce

Zgłoszenie na elektronicznym formularzu należącym do serii SENT100 dotyczy sytuacji, gdy transport towarów rozpoczyna się na terytorium Polski – a w szczególności gdy jest to przewóz w ramach: 

• dostawy krajowej, 
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
• eksportu

Tytułem marginesu wskazać można, że formularz SENT 100 stosowany jest także dla zgłoszeń określanych jako SENT własny - czyli tam gdzie nie ma drugiej strony transakcji ale towar jest przewożony na terytorium kraju przez jego właściciela z miejsca A do B i z powrotem. W szczególności dotyczy to przypadków przewozu towarów na targi, wystawy, bazary etc.
 
Stosowanie SENT na siebie (własny) o ile nie ma jasnego i literalnego oparcia w przepisach prawa (ustawy SENT) to jest wytworem praktyki organów w zakresie stosowania przepisów o SENT. 

👉 Obowiązek dokonania zgłoszenia spoczywa na podmiocie wysyłającym (sprzedawcy). Definicja podmiotu wysyłającego zawarta jest w zawarta jest w art. 2 pkt 7 ustawy SENT. 

Podmiot odbierający musi: 

• dokonać zgłoszenia przed rozpoczęciem przewozu, 

• uzyskać numer referencyjny, 

• przekazać go przewoźnikowi (wraz z kluczem autoryzacyjnym), 

• przekazać numer referencyjny odbiorcy towaru (wraz z kluczem autoryzacyjnym) 

• w przypadku powiadomienia o kontroli (tzw. dyrektywy kontroli) - przekazać przewoźnikowi takie wezwanie

SENT200 – przewóz do Polski 

Zgłoszenie na elektronicznym formularzu należącym do serii SENT200 stosuje się, gdy przewóz: 

• rozpoczyna się w innym państwie UE lub poza UE, 
• kończy się w Polsce. 

Najczęściej formularz ten będzie stosowany dla transakcji WNT 

👉 W tym przypadku obowiązek przechodzi na podmiot odbierający (nabywcę). Definicja podmiotu wysyłającego zawarta jest w zawarta jest w art. 2 pkt 6 ustawy SENT. 

Podmiot odbierający: 

• zgłasza przewóz przed jego rozpoczęciem na terytorium Polski, 
• przekazuje numer referencyjny przewoźnikowi, 
• po dostawie potwierdza odbiór towaru
• w przypadku powiadomienia o kontroli (tzw. dyrektywy kontroli) - przekazać przewoźnikowi takie wezwanie

SENT300 – tranzyt przez Polskę

Trzeci typ zgłoszenia dotyczy sytuacji, gdy: 

• transport nie zaczyna się ani nie kończy w Polsce, 
• a jedynie przebiega przez jej terytorium (tranzyt). 

👉 W takim przypadku obowiązek ciąży na przewoźniku. Zasadniczo w tym rodzaju zgłoszenia obowiązku spoczywają wyłącznie na przewoźniku. 

Przewoźnik musi m.in.: 

• dokonać zgłoszenia przed wjazdem do Polski, 
• zapewnić przekazywanie danych GPS, 
• posiadać numer referencyjny podczas transportu a przede wszystkim przekazać go kierowcy,
• zweryfikować czy nie została skierowana dyrektywa kontroli - gdyby tak to należy stawić się do kontroli

Dlaczego prawidłowy wybór rodzaju zgłoszenia ma znaczenie? 

System SENT jest bardzo formalny – nie wystarczy samo dokonanie zgłoszenia. Kluczowe jest, aby: 

• zostało ono złożone przez właściwy podmiot, 
• odpowiadało właściwemu typowi przewozu. 

Błędne przypisanie obowiązku (np. zgłoszenie przez niewłaściwy podmiot) może być traktowane jak jego brak, co wiąże się z dotkliwymi sankcjami finansowymi.

SENT_EDIT – aktualizacja zgłoszenia

W praktyce operacyjnej niezwykle istotnym elementem systemu SENT jest możliwość aktualizacji zgłoszenia – służy do tego elektroniczny formularz SENT_EDIT. 

👉 Aktualizacja zgłoszenia to czynność techniczna polegająca na zmianie danych w już istniejącym zgłoszeniu. 

Aktualizacja jest obowiązkowa, gdy po dokonaniu zgłoszenia zmieniają się m.in.: 

• dane przewoźnika lub środka transportu, 
• trasa przewozu, 
• miejsce dostarczenia, 
• terminy (rozpoczęcia lub zakończenia transportu). 

Zgodnie z przepisami, zmiany należy wprowadzić niezwłocznie po ich zaistnieniu. 

Jednocześnie trzeba pamiętać o istotnym ograniczeniu: 

❗ nie podlegają aktualizacji dane dotyczące samego towaru (np. jego ilość czy rodzaj) – w takich przypadkach może być konieczne dokonanie nowego zgłoszenia. 

Dlaczego SENT_EDIT jest kluczowy w praktyce? 

W realiach transportowych zmiany są częste (np. zmiana pojazdu, opóźnienia, zmiana miejsca dostawy). Brak aktualizacji: 

• traktowany jest jak naruszenie obowiązków SENT,
• może skutkować wysokimi karami (analogicznie jak brak zgłoszenia). 

Dlatego SENT_EDIT pełni funkcję „bezpiecznika compliance” – pozwala utrzymać zgodność zgłoszenia z rzeczywistym przebiegiem transportu. 

Zmiany jakie weszły z dniem 17 marca br. objęły systemem SENT nową branżę (odzież i obuwie). Warto zapoznać się z podstawowymi obowiązkami w zakresie dokonywania zgłoszeń jak również pamiętać o trybie ich dokonywania w tym właściwych terminach na dokonanie zgłoszeń co pozwoli uniknąć negatywnych niespodzianek związanych z brakiem dokonania zgłoszenia SENT lub jego wadliwym sporządzeniem.