Rozliczanie kosztów wynagrodzeń w projektach długoterminowych w podatku dochodowym od osób prawnych

Z wnioskiem o wydanie interpretacji zwróciła się Spółka, która w ramach prowadzonej działalności realizuje dla zlecającego zindywidualizowane projekty, obejmujące zaprojektowanie oraz wykonanie urządzeń technicznych, często tworzonych od podstaw. 

Opisane rozwiązania opracowywać będzie zespół osób zatrudnionych przez Spółkę. Osoby te wykonywać będą autorskie prace projektowe, koncepcyjne, a także prace wymagające testów i rozwoju produktów. 

W celu realizacji powyższych usług, Spółka angażuje własny zespół wykwalifikowanych specjalistów. Wspomniani specjaliści są zatrudnieni na umowę o pracę, umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Koszty wynagrodzeń tych pracowników, w tym dodatkowych świadczeń pracowniczych i wpłat na pracownicze plany kapitałowe, a także koszty wynagrodzeń zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło, będą stanowić istotny składnik kosztów działalności operacyjnej związanej z realizacją kontraktu ze zlecającym. 

W przypadku niektórych projektów należne wynagrodzenie wypłacane będzie etapowo, po wystawieniu faktury przez Spółkę, zgodnie z harmonogramem. W celu realizacji projektów Spółka zaangażuje pracowników, zleceniobiorców oraz wykonawców, którym wypłacane będą wynagrodzenia zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów prawa pracy i zawartych umów. Koszty wynagrodzeń zaangażowanych osób będą ewidencjonowane w systemie księgowym Spółki w sposób umożliwiający ich bezpośrednie powiązanie z konkretnymi projektami, a co za tym idzie - z uzyskiwanymi przychodami ze sprzedaży rozwiązań lub usług świadczonych Zlecającemu. W ocenie Spółki, wskazane koszty stanowią koszty bezpośrednio związane z przychodami. 

Spółka powzięła wątpliwości czy koszty wynagrodzeń pracowników, zleceniobiorców oraz wykonawców, które są należne za dany miesiąc i zostały wypłacone w terminie, należy rozpoznać zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w miesiącu, za który są należne, czy też zgodnie z art. 15 ust. 4 tej ustawy, tj. w miesiącu uzyskania odpowiadającego kosztowi przychodu. 

Organ w wydanej interpretacji z dnia 30 marca 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.55.2026.1.AW, zgodził się z wnioskodawcą, że: 

1. wydatki poniesione na koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, którzy realizują projekty we współpracy ze zlecającym, stają się kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, gdyż pomimo tego, iż są kosztami bezpośrednio związanymi z przychodami z projektów, należy je rozpoznawać w miesiącu, za który są należne stosownie do art. art. 15 ust. 4g-4 h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; 
2. wydatki poniesione na koszty wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o dzieło lub umowę zlecenia, którzy realizują projekty we współpracy ze zlecającym, stają się kosztami uzyskania przychodów w roku podatkowym, w którym osiągnięto odpowiadające im przychody, gdyż koszty umów zlecenia powinny być rozliczane jako koszty podatkowe na ogólnych zasadach określonych w art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. w zależności od kwalifikacji jako koszty bezpośrednio lub inne niż bezpośrednio związane z przychodami; 
3. w przypadku rozliczania prac etapowo, koszty uzyskania przychodów poniesione przez spółkę bezpośrednio w związku z realizacją danego projektu powinny być rozliczane proporcjonalnie w stosunku do uzyskiwanych przychodów z tytułu realizacji umowy, co oznacza, że stosownie do wynikającej z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zasady ujmowania kosztów współmiernie do uzyskiwanych przychodów, w przypadku uzyskiwania przychodów z projektów etapowo, koszty uzyskania przychodu bezpośrednio związane z realizacją projektów powinny być rozliczane współmiernie i proporcjonalnie w stosunku do osiąganych przychodów, tj. w stosunku do udziału przychodu z faktury w całym przychodzie związanym z projektem, jednak zasada ta nie będzie miała zastosowania do kosztów związanych z wynagrodzeniami dla pracowników.