Rozliczenie kosztów podatkowych za pomocą kopii dowodów źródłowych w formie cyfrowej
Zgodnie z jedną z najnowszych interpretacji Dyrektora KIS (wydaną dnia 4 lipca 2023 r., nr 0114-KDIP2- -1.4010.110.2021.9.S.KW), firma może zeskanować dokumenty i przechowywać je w wersji elektronicznej. To wystarczy do rozliczenia podatkowych kosztów.
Z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej wystąpiła spółka z o.o. działająca w branży medycznej. Jej główny zakres działalności to tworzenie innowacyjnych rozwiązań laboratoryjnych, produkcja urządzeń medycznych oraz produktów i wyrobów medycznych. Spółka jako nabywca towarów i usług przechowuje faktury zarówno w formie papierowej w archiwum jak i w formie elektronicznej tj. zeskanowanych faktur w formie elektronicznych plików w formacie pdf. Chcąc ograniczyć koszty archiwizacji oryginalnych faktur w formie papierowej a także ograniczyć ryzyko ich utraty, spółka chciałaby w przyszłości przekazywać je do zniszczenia po przeprowadzeniu specjalnej procedury. We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej zadano więc pytanie czy prawidłowe będzie działanie Wnioskodawcy polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatku CIT o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej. Powołano się przy tym na art. 15 ust. 1 CIT w związku z art. 9 ust. 1 CIT.
Zdaniem spółki, w przypadku zeskanowania faktur papierowych i następnie przeniesienia treści dokumentów na nośniki elektroniczne, a następnie zniszczeniu ich papierowych egzemplarzy, spółka nie utraci prawa do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów udokumentowanych otrzymanymi fakturami. Twierdziła, iż przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednoznacznie na sposób dokumentacji wydatków ponoszonych przez podatnika a wskazują jedynie na obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej. Powołano się także m.in. na art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów (z kilkoma wyjątkami), zaś warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Tym samym wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. W związku z powyższym spółka stwierdziła, iż dowód księgowy, który będzie odpowiedni do ujęcia danego kosztu lub wydatku w księgach rachunkowych, będzie stanowił również odpowiedni dokument do celów podatkowych.
Dyrektor KIS początkowo wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie twierdząc, iż interpretacja w spornym zakresie nie rozstrzygałaby o skutkach podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowego, lecz byłaby oceną materiału dowodowego do czego organ interpretujący nie jest uprawniony. Jednakże po wyroku NSA, w którym stwierdzono brak podstaw do odmowy wszczęcia postępowania (Wyrok NSA z 19.01.2023 r., II FSK 1062/22) Dyrektor KIS przyznał spółce rację w pełni akceptując jej stanowisko, odstępując tym samym od uzasadnienia prawnego.
