SN wyjaśnia: wpis do KW a rola poświadczenia podpisu

W dniu 7 sierpnia 2025 r. Sąd Najwyższy uchwałą (III CZP 2/25) rozstrzygnął wątpliwości dotyczące art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz art. 88 Prawa o notariacie.

Problem sprowadzał się do pytania, czy forma z podpisem notarialnie poświadczonym przewidziana w art. 31 ust. 1 u.k.w.h. ma charakter materialnoprawny (forma ad eventum), a więc stanowi warunek ważności czynności prawnej w obrocie cywilnym, czy też ma charakter czysto formalny, odnoszący się jedynie do postępowania wieczystoksięgowego. Wątpliwości praktyczne wywoływała zwłaszcza sytuacja, gdy osoba podpisująca umowę najmu w imieniu spółki z o.o. przestaje pełnić funkcję członka zarządu przed chwilą uznania podpisu za własnoręczny przed notariuszem (art. 88 Prawa o notariacie).

Sąd Najwyższy przesądził, że:

1. Forma z podpisem notarialnie poświadczonym, o której mowa w art. 31 ust. 1 u.k.w.h., dotyczy wyłącznie dokumentu stanowiącego podstawę wpisu w księdze wieczystej, a nie samej czynności prawnej. Oznacza to, że czynność prawna (np. umowa najmu nieruchomości) może być skutecznie zawarta w zwykłej formie pisemnej, a jedynie dla celów wpisu w księdze wieczystej wymagane jest przedstawienie dokumentu z podpisami notarialnie poświadczonymi.
2. Uznanie podpisu za własnoręczny przed notariuszem (art. 88 Prawa o notariacie) może nastąpić również wtedy, gdy osoba podpisująca dokument nie pełni już funkcji, w ramach której złożyła podpis. Kluczowe znaczenie ma tu fakt autentyczności podpisu, a nie bieżące umocowanie reprezentanta w chwili poświadczenia.

Znaczenie uchwały

Uchwała III CZP 2/25 wprowadza istotną klarowność w zakresie stosowania art. 31 ust. 1 u.k.w.h. i art. 88 Prawa o notariacie. Praktyka notarialna i sądów wieczystoksięgowych zyskała wyraźne wskazanie, że forma z podpisem notarialnie poświadczonym pełni funkcję wyłącznie dokumentacyjną dla potrzeb wpisu do księgi wieczystej, a autentyczność podpisu może być potwierdzona także po zakończeniu mandatu osoby reprezentującej spółkę.

Źródło: Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 7 sierpnia 2025 r., III CZP 2/25