System SENT w praktyce: jak prawidłowo zweryfikować obowiązki przy przewozie towarów?

System monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów (SENT) stanowi jedno z najważniejszych narzędzi Krajowej Administracji Skarbowej służących do przeciwdziałania nadużyciom podatkowym oraz monitorowania obrotu tzw. towarami wrażliwymi. W praktyce obowiązki wynikające z przepisów SENT dotyczą nie tylko firm transportowych, lecz również podmiotów wysyłających oraz odbierających towary.

Kiedy powstaje obowiązek zgłoszenia w systemie SENT?

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy przewożony towar znajduje się w katalogu towarów objętych systemem monitorowania wynikającym z ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz odpowiednich rozporządzeń wykonawczych.

System SENT obejmuje w szczególności:

paliwa i produkty ropopochodne
oleje smarowe
rozpuszczalniki
alkohol skażony
susz tytoniowy
wybrane odpady
odzież i obuwie (od 17 marca 2026 r.)
inne towary wskazane w przepisach szczególnych

Dokładny wykaz towarów objętych SENT znajdziesz tu:

https://puesc.gov.pl/documents/20123/623158810/PL+-+WYKAZ+TOWAR%C3%93W+-+CN+od+20220427.pdf/561fed08-07f9-b039-e12d-4144d0f9159d?t=1676292357449

Lub w treści:

Ustawy z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi .j. Dz.U. z 2024 r., nr 1218 późn. zm.
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 kwietnia 2022 r. w sprawie towarów, których przewóz jest objęty systemem monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów Dz.U. z 2024 r., poz. 1157

Jakie transporty podlegają SENT?

Przepisy SENT obejmują różne rodzaje operacji transportowych, w tym przewóz krajowy, wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNT), wewnątrzwspólnotową dostawę (WDT), import, eksport oraz przewóz przez terytorium Polski (tranzyt).

Kto jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia?

W zależności od charakteru operacji obowiązki wynikające z przepisów SENT mogą spoczywać na podmiocie wysyłającym, odbierającym lub na przewoźniku.

Procedura zgłoszenia w systemie SENT

Zgłoszenie transportu odbywa się za pośrednictwem platformy PUESC i obejmuje m.in. dane nadawcy i odbiorcy, dane przewoźnika, miejsce rozpoczęcia transportu, miejsce dostawy oraz ilość i rodzaj transportowanego towaru.

Proces zgłaszania przewozu towarów w systemie SENT

Rejestracja w systemie PUESC

Proces zgłoszenia przewozu towarów objętych systemem SENT rozpoczyna się od uzyskania dostępu do Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych.

Podmiot zobowiązany powinien:

posiadać konto w systemie PUESC
dokonać rejestracji podmiotu w systemie
przypisać odpowiednie uprawnienia użytkownikom dokonującym zgłoszeń
uzyskać dostęp do modułu SENT

Przygotowanie danych do zgłoszenia

Przed dokonaniem zgłoszenia należy zgromadzić komplet informacji wymaganych przez system SENT.

Do najważniejszych danych należą:

Dane podmiotów:

nadawca towaru
odbiorca towaru
przewoźnik

Dane transportu:

miejsce załadunku
miejsce dostawy
planowana data rozpoczęcia transportu

Dane towaru:

nazwa towaru
kod CN
ilość lub masa towaru

Dokonanie zgłoszenia w SENT

Podmiot zobowiązany dokonuje zgłoszenia w systemie SENT za pośrednictwem PUESC. Dla przewozów rozpoczynających się w kraju będzie to zgłoszenie SENT 100 (np. dostawy krajowe, WDT, eksport), dla przewozów kończących się w Polsce będzie to zgłoszenie SENT 200 (np. WNT lub import) z kolei przewoźnicy przewożąc towary przez kraj tranzytem składają zgłoszenie SENT 300.

W zgłoszeniu należy wskazać m.in.:

dane podmiotu wysyłającego
dane odbiorcy
dane przewoźnika
dane dotyczące towaru
miejsce rozpoczęcia transportu
miejsce zakończenia transportu

Po dokonaniu zgłoszenia system generuje:

numer referencyjny SENT

Numer ten stanowi podstawowy identyfikator transportu w systemie monitorowania.

Przekazanie numeru referencyjnego przewoźnikowi

Po wygenerowaniu numeru referencyjnego podmiot zgłaszający ma obowiązek przekazać go przewoźnikowi.

Przewoźnik:

uzupełnia zgłoszenie o dane pojazdu
wskazuje dane kierowcy
potwierdza rozpoczęcie transportu

Transport nie powinien rozpocząć się bez aktywnego numeru referencyjnego.

Monitoring transportu (SENT GEO)

W trakcie transportu pojazd powinien być monitorowany za pomocą systemu lokalizacji.

Może to odbywać się poprzez:

aplikację SENT GEO
zewnętrzne urządzenie lokalizacyjne GPS

Dane lokalizacyjne są przekazywane w czasie rzeczywistym do systemów Krajowej Administracji Skarbowej.

Aktualizacja zgłoszenia w trakcie transportu

W przypadku zmiany danych transportu konieczna jest aktualizacja zgłoszenia SENT.

Dotyczy to w szczególności:

zmiany środka transportu
zmiany przewoźnika
zmiany miejsca dostawy
zmiany ilości przewożonego towaru

Potwierdzenie odbioru towaru

Po zakończeniu transportu odbiorca ma obowiązek potwierdzić odbiór towaru w systemie SENT.

Potwierdzenie obejmuje:

wskazanie ilości odebranego towaru
potwierdzenie zakończenia przewozu

Brak potwierdzenia odbioru może skutkować sankcjami administracyjnymi.

Monitoring transportu

Transport towarów objętych systemem SENT musi być monitorowany przy użyciu aplikacji SENT GEO, e-Toll lub zewnętrznych urządzeń lokalizacyjnych przekazujących dane geolokalizacyjne do systemu KAS.

Najczęstsze ryzyka związane z SENT

brak zgłoszenia transportu w systemie SENT
nieprawidłowe dane w zgłoszeniu
brak aktywnej lokalizacji GPS
brak potwierdzenia odbioru towaru

5 praktycznych wniosków dla przedsiębiorców

Weryfikacja obowiązków SENT powinna następować przed rozpoczęciem transportu.
Kluczowe znaczenie ma prawidłowa identyfikacja kodu CN towaru.
Obowiązki SENT powinny być jasno przypisane w umowach pomiędzy uczestnikami transakcji.
Warto wdrożyć checklistę weryfikacji transportów objętych SENT.
Regularne audyty transportów pozwalają ograniczyć ryzyko sankcji.