Transakcje z podmiotami powiązanymi – rzeczy, o których firmy najczęściej zapominają

Ceny transferowe to temat, który budzi niepokój wśród wielu przedsiębiorców . Obowiązki dokumentacyjne wobec transakcji z podmiotami powiązanymi są rozbudowane, a organy podatkowe coraz częściej je kontrolują i potrafią bardzo precyzyjnie wykazać braki. Choć temat z pozoru może wydawać się „technicznym obowiązkiem dla działu księgowości”, skutki błędów bywają realne i kosztowne: sankcje, doszacowanie dochodu, a nawet odpowiedzialność karna skarbowa.

Nawet firmy, które są przekonane, że mają wszystko pod kontrolą, często popełniają powtarzalne, podstawowe błędy. Oto 5 rzeczy, o których przedsiębiorcy najczęściej zapominają, realizując transakcje z podmiotami powiązanymi – i które mogą ich wiele kosztować.

Niepełna identyfikacja powiązań

Zanim w ogóle przystąpisz do sporządzania dokumentacji cen transferowych, musisz prawidłowo zidentyfikować podmioty powiązane. To właśnie na tym etapie pojawia się często pierwszy problem  błędna lub niepełna identyfikacja powiązań.

Firmy bardzo często ograniczają analizę jedynie do podmiotów, z którymi mają bezpośrednie powiązania kapitałowe (np. poprzez posiadanie udziałów lub wspólnego udziałowca). Tymczasem zakres pojęcia „powiązania” w przepisach podatkowych jest znacznie szerszy, obejmuje nie tylko powiązania kapitałowe (bezpośrednie i pośrednie), lecz także powiązania osobowe, rodzinne oraz wszelkie relacje, w których jeden podmiot wywiera znaczący wpływ na drugi.

Błędne określenie progów dokumentacyjnych

Firmy często lekceważą próg wartościowy, który obliguje do sporządzenia dokumentacji. A przecież to właśnie on decyduje, czy trzeba przygotować dokumentację lokalną i ewentualnie inne elementy (np. analizę porównawczą czy informację TPR).

Najczęstsze pomyłki:

• Spoglądanie tylko na wartość pojedynczych faktur, zamiast sumować transakcje jednego rodzaju w danym roku podatkowym.
• Nieprawidłowe przypisanie transakcji do odpowiedniej kategorii (np. usługi doradcze do „pozostałych usług” zamiast „usług niematerialnych”).
• Nieuwzględnianie rabatów, korekt rocznych czy obciążeń zwrotnych.

Brak rynkowego uzasadnienia ceny

Wciąż wiele firm działa w mylnym przekonaniu, że skoro współpraca z podmiotem powiązanym odbywa się „na rozsądnych warunkach”, to wystarczy. Niestety, to za mało. Każda transakcja powinna mieć uzasadnienie ekonomiczne i być zawarta na warunkach rynkowych, czyli takich, jakie przyjęłyby ze sobą podmioty niepowiązane.

Brak analizy rynkowej, czyli tzw. benchmarku, to jedno z najczęstszych uchybień w dokumentacjach. Co więcej, często:

• benchmark jest zrobiony na szybko, bez rzeczywistej selekcji porównywalnych podmiotów,
• dane pochodzą z poprzednich lat i nie są aktualizowane,
• nie ma opisu metod kalkulacji marży, kosztów lub rozliczeń wewnętrznych.

Pomijanie usług niematerialnych i transakcji „wewnętrznych”

Ceny transferowe to nie tylko sprzedaż towarów czy produktów. Bardzo często kontrolowane są tzw. usługi niematerialne takie jak zarządzanie, doradztwo, marketing, IT, R&D czy udostępnianie zasobów (np. wspólny dział HR, call center, serwerownia). Problem polega na tym, że takie usługi bywają:

• nieformalnie świadczone (bez umowy, tylko na podstawie wewnętrznych rozliczeń),
• trudne do wyceny,
• nieuwzględnione w dokumentacji, bo „nie było przelewu”.

Brak aktualizacji dokumentacji

Nawet najlepsza dokumentacja przestaje być użyteczna, jeśli nie jest aktualna. To nie jest jednorazowy obowiązek, przepisy wymagają, by dokumentacja była sporządzana na każdy rok podatkowy, a analiza cen i danych odpowiadała realiom danego okresu.

Firmy często „przedłużają” starą dokumentację z poprzedniego roku, nie zauważając, że:

• zmieniły się warunki transakcji (np. nowa umowa, zmiana stawki),
• zmieniła się struktura powiązań w grupie,
• zmieniły się wartości transakcji i przekroczone zostały nowe progi.

 Podsumowanie: ceny transferowe to nie formalność – to konkretne ryzyko

Zagadnienie cen transferowych bywa traktowane jako „papierkowa robota” potrzebna tylko dla świętego spokoju. Tymczasem to realna i rosnąca odpowiedzialność zarówno finansowa, jak i osobista.

W dobie cyfrowych analiz, rosnącej liczby kontroli oraz obowiązków raportowych (jak TPR czy CbC), niedociągnięcia w dokumentacji TP to już nie tylko potencjalne ryzyko to bardzo konkretne zagrożenie.

Co możesz zrobić, żeby tego uniknąć?

• Regularnie przeglądaj transakcje i powiązania.
• Sumuj wartości transakcji z należytą starannością.
• Zadbaj o rynkowe uzasadnienie i aktualność danych.
• Nie pomijaj usług niematerialnych

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja spełnia wymogi lepiej sprawdzić to teraz, niż tłumaczyć się podczas kontroli. Dobra dokumentacja to nie tylko spokój, ale i realna osłona przed ryzykiem podatkowym.