Termin na złożenie informacji IFT-1R

Czym jest informacja IFT-1R?

IFT-1R to roczna informacja sporządzana przez płatnika w związku z wypłatą należności na rzecz osób fizycznych niemających miejsca zamieszkania w Polsce, a więc podlegających w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Obowiązek jej sporządzenia wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dokument ten obejmuje przychody (dochody), od których płatnik był zobowiązany pobrać zryczałtowany podatek dochodowy, jak również te przypadki, w których zastosowano zwolnienie z opodatkowania albo obniżoną stawkę podatku na podstawie właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W praktyce chodzi najczęściej o wynagrodzenia z tytułu działalności wykonywanej osobiście, pełnienia funkcji w organach spółek, odsetki, należności licencyjne czy określone usługi o charakterze niematerialnym.

Kogo dotyczy obowiązek?

Obowiązek sporządzenia i przekazania informacji IFT-1R spoczywa na płatniku, czyli podmiocie dokonującym wypłat na rzecz nierezydenta. Będą to między innymi spółki kapitałowe, spółki osobowe, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, a także fundacje czy stowarzyszenia, jeżeli dokonują wypłat objętych przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie opodatkowania nierezydentów.

Co istotne, obowiązek sporządzenia informacji istnieje również wtedy, gdy podatek nie został faktycznie pobrany, ponieważ zastosowano zwolnienie albo obniżoną stawkę wynikającą z umowy międzynarodowej. Sam fakt dokonania wypłaty należności mieszczącej się w katalogu przychodów objętych zryczałtowanym opodatkowaniem powoduje konieczność wykazania jej w informacji rocznej.

Termin złożenia

Informację IFT-1R należy przekazać zarówno właściwemu urzędowi skarbowemu obsługującemu opodatkowanie osób zagranicznych, jak i samemu podatnikowi (zagranicznej osobie fizycznej). Co do zasady termin jej złożenia upływa z końcem lutego roku następującego po roku podatkowym. W 2026 roku, z uwagi na to, że ostatni dzień lutego przypada w niedzielę, termin ten przesuwa się na 2 marca.

Niezależnie, na pisemny wniosek podatnika, płatnik ma obowiązek sporządzić informację IFT-1 w trakcie roku podatkowego, w terminie czternastu dni od dnia otrzymania wniosku.

Jakie dane powinna zawierać informacja?

Informacja IFT-1R powinna zawierać szczegółowe dane identyfikacyjne zarówno płatnika, jak i podatnika. W przypadku płatnika konieczne jest wskazanie pełnej nazwy, adresu siedziby oraz numeru identyfikacji podatkowej. W odniesieniu do nierezydenta należy podać jego imię i nazwisko albo nazwę, zagraniczny adres zamieszkania lub siedziby, a także numer identyfikacji podatkowej w państwie rezydencji, jeżeli został nadany.

Kluczową część dokumentu stanowią informacje o wysokości uzyskanego przychodu, kwocie pobranego podatku, zastosowanej stawce oraz ewentualnej podstawie zastosowania zwolnienia lub preferencyjnego opodatkowania. Jeżeli płatnik korzystał z postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, powinien dysponować aktualnym certyfikatem rezydencji i odpowiednio odzwierciedlić ten fakt w informacji.

Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku

Niezłożenie informacji w terminie albo złożenie jej z błędami może skutkować odpowiedzialnością na gruncie kodeksu karnego skarbowego. W praktyce odpowiedzialność ponoszą osoby, którym powierzono sprawy finansowe podmiotu, w szczególności członkowie zarządu lub osoby prowadzące księgi rachunkowe.

Z perspektywy zarządczej warto zatem potraktować obowiązek sporządzenia IFT-1R nie jako czynność czysto techniczną, lecz jako element szerszego procesu weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatku u źródła.

Podsumowanie

Termin 2 marca to ostatni moment na prawidłowe wywiązanie się z obowiązku złożenia informacji IFT-1R za poprzedni rok podatkowy. Dla podmiotów współpracujących z zagranicznymi osobami fizycznymi jest to dobra okazja do kompleksowego przeglądu wypłat dokonanych na rzecz nierezydentów, weryfikacji statusu ich rezydencji podatkowej oraz sprawdzenia, czy zastosowane stawki i zwolnienia znajdują oparcie w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz właściwych umowach międzynarodowych.

Odpowiednio wczesne przygotowanie informacji pozwala ograniczyć ryzyko sporów z organami podatkowymi oraz odpowiedzialności karnoskarbowej.