Utracona kaucja może być kosztem
Podstawą systemu kaucyjnego, który obowiązuje od 1 października 2025 r. jest zwrot zapłaconej kaucji w momencie oddania opakowania do właściwego punktu. Skoro kaucja ma charakter zwrotny to nie spełnia warunku świadczenia poniesionego definitywnie oraz nie stanowi przychodu czy kosztu uzyskania przychodów.
Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których podatnik na potrzeby prowadzonej działalności nabywa przykładowo wodę w butelkach (na spotkania biznesowe z klientami). Taka kaucja nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, gdyż podlega ona zwrotowi. Co jednak w sytuacji, gdy podatnik nie odzyska kaucji, ponieważ opakowanie ulegnie zniszczeniu lub chociażby butelka wody zostanie zabrana po spotkaniu przez klienta. Skoro nie ma możliwości odzyskania kaucji to wydatek staje się definitywny, a tym samym należałoby stwierdzić, że może stanowić koszt uzyskania przychodów.
Ministerstwo Finansów w informacji z dnia 28 kwietnia 2026 roku przekazanej do mediów na zapytanie dziennikarzy wskazało, że stoi na stanowisku, iż w przypadku, gdy poniesiony przez przedsiębiorcę wydatek z tytułu zapłaconej kaucji, która z określonych powodów nie może zostać zwrócona podatnikowi, spełnia warunki dla uznania jej za koszt podatkowy w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (z zastrzeżeniem art. 16 tej ustawy i analogicznie zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z zastrzeżeniem art. 23 tej ustawy), to może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodów.
Należy bowiem zwrócić uwagę, że co do zasady, kosztem uzyskania przychodów nie jest kaucja zapłacona przez podatnika nabywającego opakowanie, której wartość podlega następnie zwrotowi. Jeśli jednak podatnik nie może tego opakowania z różnych względów zwrócić to odwołując się do zasad ogólnych na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów danego podatnika. Nie należy zatem wykluczać, że taka sytuacja może również dotyczyć opakowania, które w ramach systemu kaucyjnego nie może zostać zwrócone.
