Wątpliwości co do momentu poniesienia kosztów kwalifikowanych – Dyrektor KIS prezentuje restrykcyjne stanowisko

Organy i sądy zgadzają się tylko częściowo 

Podatnicy nadal mogą mieć uzasadnione wątpliwości co do momentu poniesienia kosztów kwalifikowanych w ramach Polskiej Strefy Inwestycji, związanych z wytworzeniem lub nabyciem środków trwałych. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z jednej strony wskazuje, że pojęcie „poniesienia wydatku” należy rozumieć zgodnie z zasadą kasową, a więc jako moment faktycznej zapłaty. Jednocześnie jednak nadal prezentuje stanowisko, zgodnie z którym wydatki na nabycie lub wytworzenie środków trwałych mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane dopiero po ich ujęciu w ewidencji środków trwałych. 

Z kolei orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi do odmiennego wniosku – możliwe jest kasowe ujęcie poniesienia wydatku, a obowiązek wprowadzenia środka trwałego do ewidencji jest odrębnym warunkiem, który może zostać spełniony później i nie wpływa na ustalenie daty poniesienia kosztu. 

Poniesienie wydatku jako fizyczna zapłata 

Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 27 grudnia 2022 r. w sprawie pomocy publicznej udzielanej niektórym przedsiębiorcom na realizację nowych inwestycji (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 108 ze zm.) oraz wcześniej obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z 28 sierpnia 2018 r. w sprawie pomocy publicznej udzielanej niektórym przedsiębiorcom na realizację nowych inwestycji (Dz. U. poz. 1713 ze zm., dalej: Rozporządzenie) odnoszą się poniesienia wydatku jako momentu właściwego do zaliczenia go jako koszt kwalifikowany.  

W praktyce, organy podatkowe, wskazują, że „poniesienie” należy rozumieć ściśle jako faktyczne poniesienie wydatku. W stanowiskach Dyrektora KIS wskazuje się, że:  

• „moment poniesienia kosztów inwestycji, przy obliczaniu wielkości otrzymanej lub dopuszczalnej pomocy publicznej, należy określać zgodnie z zasadą kasową, tj. przyjmując moment faktycznego zrealizowania kosztów w znaczeniu kasowym (chwila zapłaty)”, interpretacja z 21 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.646.2025.2.DW, analogiczne również w interpretacji z 19 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.760.2025.1.DW, 

• „aby przedsiębiorca mógł skorzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 34a ustawy o CIT, którego wartość uzależniona jest od wielkości poniesionych przez tego przedsiębiorcę wydatków kwalifikowanych, to wyrażenie "poniesienie" musi oznaczać wydatek faktycznie poniesiony, a nie deklarację o zamiarze jego poniesienia w przyszłości”, interpretacja z 26 maja 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.146.2026.1.PC, analogiczne również w interpretacji z 6 marca 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.64.2025.1.DW,  

• „dla obliczenia wielkości zwolnienia podatkowego nie jest wystarczające jedynie zarachowanie wydatku bez jego faktycznego poniesienia. Innymi słowy, moment poniesienia kosztów inwestycji, przy obliczaniu wielkości otrzymanej lub dopuszczalnej pomocy publicznej, należy określać zgodnie z zasadą kasową, tj. przyjmując moment faktycznego zrealizowania kosztów w znaczeniu kasowym (chwila zapłaty), interpretacja z 12 sierpnia 2025 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.315.2025.2.KW. 

Istotne jest jednak wprowadzenie środków trwałych do ewidencji 

Jednocześnie, kosztem kwalifikowanym mogą być wydatki na wytworzenie lub nabycie środka trwałego, o ile zostanie on wprowadzony do ewidencji środków trwałych.  

Na tym gruncie, Dyrektor KIS wskazuje że w przypadku wydatków na środki trwałe samo dokonanie zapłaty nie jest wystarczające do uznania ich za koszty kwalifikowane, lecz zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia warunkiem objęcia wsparciem jest również zaliczenie środka trwałego do ewidencji środków trwałych. 

NSA: są to dwa odrębne warunki 

Orzecznictwo NSA z ostatniego okresu wskazuje odmienne podejście niż Dyrektora KIS.  

W wyroku z 8 kwietnia 2025 r., sygn. akt II FSK 917/22, wskazano, że zrównanie momentu poniesienia kosztów z momentem wpisania środka trwałego do ewidencji nie jest prawidłowe. Nie oznacza to pominięcia warunku wynikającego z § 8 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia. Warunek ten nadal musi zostać spełniony, jednak nie determinuje chwili poniesienia wydatku.  

Analogiczne stanowisko NSA wskazano w wyroku z 10 grudnia 2025 r., sygn. akt II FSK 1770/23 

Wpis do ewidencji nadal pozostaje konieczny 

Wykładnia przedstawiona przez NSA nie kwestionuje obowiązku wprowadzenia środka trwałego do ewidencji – warunek ten musi być spełniony dla uwzględnienia w limicie pomocy danych kosztów kwalifikowanych. Jednak co istotne, poglądy te umożliwiają wcześniejsze uznanie wydatku za poniesiony – co może mieć istotne znaczenie dla uwzględnienia go w dostępnej pomocy publicznej.