Ważność certyfikatów rezydencji

Certyfikat rezydencji nie musi być posiadany w dniu płatności

W jednej z najnowszych interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajął korzystne dla płatników stanowisko dotyczące stosowania preferencji w podatku u źródła przy wypłacie należności za usługi niematerialne na rzecz zagranicznych kontrahentów. Organ potwierdził, że brak certyfikatu rezydencji w dniu dokonania płatności nie wyklucza możliwości zastosowania zwolnienia z WHT albo preferencyjnej stawki wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zdaniem organu przepisy ustawy o PIT nie wymagają, aby płatnik fizycznie posiadał certyfikat dokładnie w momencie realizacji przelewu. Dokument może zostać dostarczony również po dokonaniu wypłaty, pod warunkiem że potwierdza rezydencję podatkową odbiorcy należności za okres obejmujący datę płatności.

To istotna informacja dla przedsiębiorców współpracujących z zagranicznymi usługodawcami. W praktyce certyfikaty rezydencji są często przekazywane z opóźnieniem, co niejednokrotnie w praktyce powodowało wątpliwości związane z ryzykiem odpowiedzialności płatnika za niepobranie podatku u źródła.

Jak długo ważny jest certyfikat rezydencji?

Interpretacja odnosi się również do kwestii okresu ważności certyfikatów rezydencji, w szczególności dokumentów wydawanych przez niemieckie organy podatkowe. Dyrektor KIS potwierdził, że jeżeli certyfikat nie zawiera wskazanego okresu obowiązywania, może być wykorzystywany przez 12 miesięcy od dnia wydania. Wynika to bezpośrednio z art. 41 ust. 9a ustawy o PIT.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zagraniczny organ podatkowy wskazuje konkretny okres rezydencji podatkowej, przykładowo poprzez sformułowanie, że podatnik „był rezydentem podatkowym od … do …”. W takim przypadku certyfikat pozostaje ważny wyłącznie w okresie wskazanym przez administrację podatkową danego państwa.

Organ zwrócił również uwagę, że dla oceny ważności certyfikatu kluczowe znaczenie ma treść potwierdzenia wydanego przez zagraniczny urząd skarbowy, a nie pomocnicze elementy formularza czy techniczne oznaczenia dokumentu.

KIS o beneficial owner przy usługach niematerialnych

Interpretacja porusza także kwestię obowiązku weryfikacji statusu rzeczywistego właściciela należności, czyli tzw. beneficial owner. Dyrektor KIS uznał, że w przypadku płatności za usługi niematerialne, które na gruncie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania są kwalifikowane jako „zyski przedsiębiorstw”, płatnik nie ma obowiązku każdorazowego badania statusu beneficial owner.

Organ podkreślił, że umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania regulujące opodatkowanie zysków przedsiębiorstw co do zasady nie przewidują wymogu badania rzeczywistego właściciela należności. W konsekwencji obowiązek dochowania należytej staranności nie może być interpretowany szerzej niż wynika to z samej umowy międzynarodowej.

Stanowisko to ma duże znaczenie praktyczne dla podmiotów nabywających od zagranicznych kontrahentów usługi doradcze, księgowe, IT, reklamowe, inżynieryjne czy związane z zarządzaniem i przetwarzaniem danych.

Korzystne podejście, ale obowiązki płatnika pozostają

Choć interpretacja niewątpliwie jest korzystna dla płatników, nie oznacza to całkowitego ograniczenia obowiązków związanych z WHT. Nadal konieczne pozostaje dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta, jego rezydencji podatkowej oraz właściwej kwalifikacji należności na gruncie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Szczególnego znaczenia nabiera również odpowiednie dokumentowanie procesu weryfikacji, ponieważ to na płatniku spoczywa ciężar wykazania, że prawidłowo zastosował zwolnienie lub preferencyjną stawkę podatku u źródła.

Podsumowanie

Interpretacja Dyrektora KIS potwierdza bardziej pragmatyczne podejście organów podatkowych do certyfikatów rezydencji oraz obowiązków płatników WHT. Szczególnie istotne jest potwierdzenie, że certyfikat może zostać dostarczony już po dokonaniu płatności, o ile obejmuje okres wypłaty należności.

Równie ważne jest stanowisko dotyczące braku obowiązku badania statusu beneficial owner przy płatnościach kwalifikowanych jako zyski przedsiębiorstw.