Współpraca B2B a diety z tytułu podróży zagranicznych oraz zakwaterowanie od zleceniodawcy

Wielu przedsiębiorców wykonujących usługi w modelu B2B regularnie podróżuje służbowo poza granice kraju. Powstaje w związku z tym szereg pytań podatkowych: Czy przysługują im diety? Czy można je rozliczać jako koszty uzyskania przychodów? A co z zakwaterowaniem zapewnianym przez kontrahenta? Czy fiskus uzna je za nieodpłatne świadczenie, a tym samym przychód do opodatkowania?

Odpowiedzi na te pytania przynosi najnowsza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21 lipca 2025 r., nr 0114-KDWP.4011.71.2025.3.AS. Przykład dotyczył członka załogi lotniczej, ale wnioski płynące z tej interpretacji są istotne dla wszystkich przedsiębiorców współpracujących w ramach umów B2B.

Stan faktyczny sprawy

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej rozpatrzył wniosek przedsiębiorcy prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług personelu pokładowego (umowa B2B). Wnioskodawczyni świadczy usługi dla zagranicznej agencji załóg lotniczych i regularnie wykonuje zlecenia poza swoją bazą operacyjną w ramach podróży trwających od 1 do 20 dni.

Zleceniodawca zapewnia wnioskodawczyni zakwaterowanie w miejscu delegowania, zgodnie z przepisami lotniczymi, bez możliwości wyboru. Koszty wyżywienia oraz transportu lokalnego ponosi przedsiębiorczyni i nie są one zwracane przez zleceniodawcę.

Wnioskodawczyni planowała zaliczać di kosztów uzyskania przychodów diety za czas podróży służbowych, w wysokości nieprzekraczającej stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Ponadto jej zdaniem zakwaterowanie zapewnione przez zleceniodawcę nie stanowi dla niej przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Stanowisko Dyrektora KIS - diety

Organ w całości uznał stanowisko wnioskodawczyni za prawidłowe.

Dyrektor KIS przypomniał, że

• wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu kosztów wymienionych art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, bądź służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.
• w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PI, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (tj. ww. rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r.).

W konsekwencji organ potwierdził, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczać w koszty podatkowe wartość diet za czas podróży służbowych, w granicach limitu określonego dla pracowników. Przy czym podkreślono, że istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową jest ustalenie czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotne jest również właściwe udokumentowanie podróży (ewidencja wyjazdów, datami i godzinami rozpoczęcia wyjazdu oraz zakończenia wyjazdu, miejsce wyjazdu).

Stanowisko Dyrektora KIS – zakwaterowanie

Organ stwierdził, że zakwaterowanie zapewnione przez zleceniodawcę w trakcie podróży służbowej nie stanowi przychodu przedsiębiorczyni z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

• Obowiązek zapewnienia zakwaterowania wynika z przepisów prawa lotniczego i jest ściśle związany z wykonywaniem przedmiotu umowy.
• Przedsiębiorczyni nie ma swobody wyboru miejsca zakwaterowania ani możliwości dysponowania świadczeniem w innym celu.
• Świadczenie to jest realizowane w interesie zleceniodawcy, a nie przedsiębiorczyni, przedsiębiorczyni nie uzyskuje korzyści majątkowej kosztem kontrahenta, tym samym brak jest przesłanek do uznania świadczenia za przysporzenie majątkowe (zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13).

Konsekwencje dla podatników

Interpretacja KIS potwierdza, że:

1. przedsiębiorcy, mogą rozliczać diety w kosztach podatkowych w limitach określonych w rozporządzeniu, o ile wyjazdy mają charakter podróży służbowych związanych z działalnością gospodarczą.
2. zakwaterowanie od kontrahenta, jeśli jest świadczeniem zapewnianym w interesie kontrahenta (np. nocleg niezbędny do realizacji zlecenia) nie powoduje powstania przychodu.

Należy jednak pamiętać o rzetelnym dokumentowaniu podróży oraz zachowaniu limitów określonych w przepisach.