Wsteczna rejestracja do VAT – spór, który zakończył się pełnym sukcesem podatniczki

Wsteczna rejestracja do VAT i niemal roczne postępowanie podatkowe zakończone sukcesem podatniczki. Dzisiejsza sprawa to dobry przykład tego, jak w praktyce wygląda spór z organem podatkowym, jak duże znaczenie ma konsekwentna praca na materiale dowodowym i co oznacza aktywność.

Stan faktyczny i początek sprawy

W lutym 2024 r. podatniczka złożyła zgłoszenie VAT-R, rezygnując ze zwolnienia podmiotowego z VAT z datą wsteczną od 26.04.2022 r. Następnie złożone zostały zaległe deklaracje VAT-7 – począwszy od kwietnia 2022 r. W deklaracjach tych rozliczono m.in. podatek należny wynikający z faktur korygujących związanych z najmem oraz zakupem nieruchomości.

Czynności sprawdzające – pierwszy etap sporu

Sprawa w pierwszej kolejności trafiła do czynności sprawdzających. Już na tym etapie organ wyraźnie zakwestionował możliwość skutecznej wstecznej rejestracji do VAT oraz rezygnacji ze zwolnienia. Stanowisko organu było na tym etapie jednoznaczne – podatniczka nie powinna korzystać z prawa do rozliczeń VAT wstecz.

Na tym etapie rozpoczęliśmy budowanie argumentacji – zarówno od strony faktycznej, jak i prawnej. Spotkaliśmy się z osobami prowadzącymi sprawę oraz z władzami urzędu. W ślad za spotkaniem poszło jeszcze dodatkowe pisemne stanowisko podatniczki, z powołaniem się na orzecznictwo sądowe i prawidłową wykładnię przepisów prawa.

Postępowanie podatkowe – właściwy spór

Po zakończeniu czynności sprawdzających organ wszczął postępowanie podatkowe, które trwało niemal rok. Był to intensywny etap, ponieważ:

organ skierował ok. 10 wezwań do złożenia dodatkowych wyjaśnień i dokumentów,
przekazaliśmy łącznie ok. 45 dokumentów (każdy z nich obejmował często od kilkunastu do kilkudziesięciu stron – to umowy, akty notarialne, faktury, zestawienia itd.),
wielokrotnie składaliśmy pisma procesowe zawierające szczegółową argumentację.

Łącznie materiał dowodowy liczył setki stron dokumentacji.

W toku postępowania organ przedłużył także termin zwrotu VAT, a postanowienie to zostało utrzymane w mocy przez organ odwoławczy. Świadomie nie było ono przedmiotem zaskarżenia – skupiliśmy się na rozstrzygnięciu meritum sprawy (tutaj zaznaczę, że co do zasady takie postanowienia rekomenduję skarżyć).

Kluczowe zagadnienie

Osią sporu była odpowiedź na pytanie: czy podatniczka mogła skutecznie dokonać wstecznej rejestracji do VAT i skorzystać z rezygnacji ze zwolnienia, a następnie rozliczyć podatek naliczony i należny za okresy przeszłe?

Zgodnie z konstrukcją ustawy o podatku od towarów i usług, prawo do odliczenia VAT ma charakter materialny i wynika przede wszystkim z art. 86 ust. 1 ustawy. Oznacza to, że powstaje ono w sytuacji, gdy:

podatnik działa w charakterze podatnika VAT,
nabywane towary i usługi są (lub będą) wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Kluczowe jest zatem istnienie związku zakupów z działalnością opodatkowaną – zarówno bieżącą, jak i przyszłą.

Jednocześnie przepisy wprowadzają istotny wymóg formalny: aby skorzystać z prawa do odliczenia (tj. zrealizować je poprzez deklarację podatkową), podatnik musi posiadać status podatnika VAT czynnego.

W praktyce należy wyraźnie rozróżnić dwa momenty:

moment powstania prawa do odliczenia – związany z zaistnieniem przesłanek materialnych (m.in. otrzymanie faktury i związek z działalnością opodatkowaną),
moment realizacji tego prawa – który następuje poprzez złożenie deklaracji VAT przez podatnika VAT czynnego.

Brak rejestracji nie niweczy samego prawa do odliczenia, lecz uniemożliwia jego wykonanie do czasu usunięcia tej przeszkody. Dlatego też ustawa o VAT nie wyklucza możliwości odliczenia podatku naliczonego od zakupów dokonanych przed rejestracją. Warunkiem jest jednak:

istnienie związku tych zakupów z działalnością opodatkowaną,
brak przesłanek negatywnych,
oraz uzyskanie statusu podatnika VAT czynnego najpóźniej na moment realizacji prawa do odliczenia.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R pełni funkcję formalną – umożliwia identyfikację podmiotu jako podatnika VAT czynnego i tym samym otwiera drogę do realizacji prawa do odliczenia. Co istotne, przepisy nie regulują wprost skutków złożenia zgłoszenia z datą wsteczną, co w praktyce prowadzi do sporów z organami podatkowymi.

Jednocześnie należy pamiętać, że:

ustawodawca dopuszcza rezygnację ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 4 ustawy),
zawiadomienie powinno nastąpić przed początkiem okresu, od którego podatnik chce być opodatkowany.

Rozstrzygnięcie w przywołanej sprawie

Po przeprowadzeniu postępowania podatkowego organ wydał decyzję, która w całości potwierdziła nasze stanowisko. Postępowanie zostało umorzone, a organ uznał zasadność rozliczeń i prawo do odliczenia podatku naliczonego. W wydanej decyzji umarzającej wskazano, że:

„Po dokonaniu analizy zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego i ustalonego stanu faktycznego, w świetle obowiązujących przepisów stwierdzam, że przysługuje Pani prawo do odliczenia podatku naliczonego.”
„Analiza przedłożonych przez Panią dokumentów wykazała, że po dokonaniu wstecznej rejestracji do VAT, zachowywała się Pani jak czynny podatnik podatku VAT.”
„Mając na uwadze powyższe stwierdzam, że złożenie przez Panią zgłoszenia rejestracyjnego do podatku od towarów i usług VAT-R z datą wsteczną od 26.04.2022 r. nie stanowi naruszenia przepisów prawa podatkowego.”

Organ potwierdził zasadność zwrotu VAT za łącznie 9 miesięcy, w kwocie zbliżonej do 400 tys. zł.

Wnioski praktyczne

W tego typu sprawach organ podatkowy zobowiązany jest przede wszystkim do ustalenia, czy zostały spełnione materialne przesłanki prawa do odliczenia, tj.:

czy podatnik faktycznie działał jak podatnik VAT,
czy nabycia były związane z działalnością opodatkowaną.

Z tej sprawy płynie także kilka istotnych i praktycznych wniosków:

wsteczna rejestracja do VAT – choć często kwestionowana – może być skuteczna, jeśli znajduje oparcie w rzeczywistym stanie faktycznym,
kluczowe znaczenie ma spójność zachowania podatnika z jego statusem (działanie jak podatnik VAT),
czynności sprawdzające często są dopiero wstępem do właściwego sporu, ale swoją aktywność należy zacząć już na samym starcie,
świadoma strategia procesowa ma realny wpływ na wynik sprawy.