Wynajem auta za granicą - uważaj na podatek u źródła
Wynajem samochodu od zagranicznej firmy typu rent-a-car to naturalna sprawa dla wielu przedsiębiorców wyjeżdżających służbowo za granicę. Niewielu z nich zdaje sobie jednak sprawę, że taka transakcja może rodzić obowiązek poboru podatku u źródła w Polsce, a sposób opłacenia rachunku i dane na fakturze mogą przesądzić o tym, czy problem w ogóle powstaje.
Samochód jako urządzenie przemysłowe
Podstawą prawną problemu jest art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT (art. 29 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT), który objął 20-procentową daniną przychody nierezydenta z tytułu użytkowania lub prawa do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym środka transportu. Samochód osobowy mieści się w tej kategorii wprost. Ustawodawca wymienił środek transportu expressis verbis w przepisach o WHT ustawy o CIT i PIT, nie pozostawiając pola do odmiennej kwalifikacji.
Obowiązek poboru podatku u źródła ciąży na płatniku, którym może być osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą. Powstanie tego obowiązku wymaga jednoczesnego spełnienia dwóch przesłanek: przedmiotowej, tj. dokonania wypłaty należności z tytułu wymienionego w art. 21 ust. 1 oraz podmiotowej, czyli dokonania tej wypłaty przez jeden z wyżej wymienionych podmiotów.
W praktyce oznacza to, że polski przedsiębiorca wypłacający wynagrodzenie zagranicznemu podmiotowi za użytkowanie samochodu powinien pobrać z tej kwoty 20-procentowy podatek i odprowadzić go do krajowego urzędu skarbowego. Obowiązek ten może zostać zmodyfikowany przez właściwą umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (część umów przewiduje niższe stawki lub wyłącza tego rodzaju płatności z definicji należności licencyjnych, traktując je jako zyski przedsiębiorstwa opodatkowane wyłącznie w kraju rezydencji wynajmującego), niemniej wymaga to posiadania certyfikatu rezydencji i oświadczenia właściciela rzeczywistego, co w praktyce może być niewykonalne.
Jak legalnie uniknąć obowiązku poboru podatku
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacjach z 4 grudnia 2023 r., nr. 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ oraz 11 czerwca 2024 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.224.2024.1.AK zgodził się, że obowiązek poboru WHT nie powstaje, gdy stroną umowy najmu i podmiotem regulującym należność jest osoba fizyczna, niebędąca przedsiębiorcą (np. pracownik osoby prawnej lub osoby fizycznej prowadzącej JDG).
W obu sprawach pracownicy wynajmowali pojazdy we własnym imieniu, samodzielnie wybierając wypożyczalnię i decydując o warunkach najmu bez instrukcji pracodawcy. Należność regulowali z własnych środków lub przy użyciu korporacyjnej karty kredytowej, której zadłużenie spłacali z prywatnych rachunków bankowych. Faktury wystawiane przez zagraniczne wypożyczalnie wskazywały jako nabywcę wyłącznie pracownika, nie pracodawcę. Ten z kolei jedynie zwracał poniesione koszty w ramach rozliczenia podróży służbowej.
Organ uznał, że w takiej konfiguracji nie zostaje spełniona ani przesłanka przedmiotowa (wypłaty na rzecz nierezydenta dokonuje pracownik, nie pracodawca), ani podmiotowa (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej z definicji nie może być płatnikiem WHT).
Warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest jednak konsekwentne zachowanie właściwej struktury transakcji. Pracownik musi działać we własnym imieniu i na własną rzecz, a dokument sprzedaży musi wskazywać jego osobę jako nabywcę usługi.
Szczególna ostrożność przy JDG
Przedsiębiorca prowadzący JDG, który samodzielnie wyjeżdża za granicę, musi uważać. Jeżeli wynajmuje samochód za granicą z wykorzystaniem karty firmowej, a wypożyczalnia wystawia fakturę na dane działalności gospodarczej, spełnione zostają obie przesłanki obowiązku WHT jednocześnie.
W takiej konfiguracji podatek powinien zostać pobrany i odprowadzony do polskiego urzędu skarbowego, czego w praktyce niemal nikt nie robi, narażając się tym samym na zaległość podatkową wraz z odsetkami. Co więcej, podatek powinien zostać „ubruttowiony”, czyli obliczony od pełnej kwoty za najem (w praktyce żadna zagraniczna wypożyczalnia nie zgodzi się na potrącenie podatku z kwoty wynagrodzenia).
Ryzyko rośnie wraz z wartością i częstotliwością takich transakcji.
Wnioski
Wynajem samochodu za granicą to pozornie rutynowa czynność, która w określonych okolicznościach może generować realne zobowiązanie podatkowe w Polsce. Przedsiębiorcy prowadzący JDG powinni szczególnie uważać przy chęci pobrania faktury za najem auta. Potencjalny koszt podatkowy to jedna strona medalu, drugą jest konieczność wpłaty podatku u źródła.
