Wyplata dywidendy za 2025 r. – pamiętaj o WHT

Dokonując w trakcie roku podatkowego wypłaty należności z tytułów pasywnych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) na rzecz zagranicznego podmiotu powiązanego, płatnik musi pamiętać o obowiązującym mechanizmie WHT pay&refund, który ogranicza możliwość stosowania zwolnienia z opodatkowania lub preferencji podatkowych wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.  

Wypłacając należności powyżej 2 mln, płatnik jest zobowiązany pobrać podatek od nadwyżki ponad kwotę 2 000 000 zł, bez możliwości niepobrania podatku lub stosowania obniżonej stawki, co oznacza, że nadwyżka ponad 2 mln PLN zasadniczo podlega opodatkowaniu według właściwej stawki – 19% w przypadku dywidend oraz 20% w przypadku odsetek i należności licencyjnych.  

Polska spółka jako płatnik może wybrać jeden z następujących sposobów postępowania: 

1. pobór podatku według obniżonej stawki lub zastosowanie zwolnienia od całości dywidendy (i pozostałych należności pasywnych), pod warunkiem złożenia oświadczenia WH-OSC na opisanych poniżej zasadach,  
2. pobór podatku według obniżonej stawki lub zastosowanie zwolnienia do kwoty 2 mln PLN, pobór podatku według stawki 19% lub 20% od nadwyżki ponad 2 mln PLN i w tym zakresie wystąpienie o zwrot podatku, na opisanych poniżej zasadach,  
3. złożenie wniosku o wydanie opinii o stosowaniu preferencji (zastrzeżenie: jeśli wypłata dywidendy ma nastąpić w najbliższym czasie, nie uda się uzyskać opinii przed wypłatą dywidendy, gdyż minimalny czas oczekiwania na jej wydanie to 6 miesięcy).  

Opcja I: oświadczenie WH-OSC (art. 26 ust. 7 i następne ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) 

Płatnik może zastosować niższą stawkę lub zastosować zwolnienie w odniesieniu co całej kwoty wypłacanych należności (również do nadwyżki ponad 2 mln PLN), pod warunkiem, że złoży oświadczenie (WH-OSC). 

Przed złożeniem oświadczenia WH-OSC rekomendujemy weryfikację, czy spółka jako płatnik posiada wszystkie dokumenty do zastosowania niższej stawki do całej wypłacanej kwoty (certyfikat rezydencji, stosowne oświadczenia). Za złożenie oświadczenia niezgodnego z prawdą grozi odpowiedzialność karno- skarbowa.  

Jeśli poza dywidendą wypłacane są również inne należności – składa się jedno wspólne oświadczenie, w którym wykazuje się poszczególne rodzaje należności i ich nadwyżkę ponad limit 2 mln PLN.  

Oświadczenie WH-OSC składa się nie później niż ostatniego dnia drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do przekroczenia kwoty 2 mln PLN (przykład: w lipcu 2026 r. dojdzie do wypłaty dywidendy w kwocie ponad 2 mln PLN, oświadczenie należy złożyć do końca września 2026 r.).  

Oświadczenie składa się do Lubelskiego Urzędu Skarbowego, w formie deklaracji elektronicznej.  

Oświadczenie składa kierownik jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a w przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy - wyznaczona osoba wchodząca w skład tego organu, przy czym nie jest dopuszczalne złożenie tego oświadczenia przez pełnomocnika (członek zarządu składający oświadczenie WH-OSC powinien zostać upoważniony do jego podpisania na druku UPL-1).  

Złożenie oświadczenia WH-OSC w ustawowym terminie umożliwia korzystanie z preferencyjnego opodatkowania (obniżonej stawki lub zwolnienia) do końca roku podatkowego płatnika (zatem również przy kolejnych wypłatach w trakcie roku), z zastrzeżeniem uwag dotyczących oświadczenia następczego.  

Jeżeli płatnik złożył oświadczenie WH-OSC, a następnie dokonuje na rzecz podatnika, którego dotyczyło to oświadczenie, dalszych wypłat należności, zobowiązany jest do złożenia tzw. oświadczenia następczego. Oświadczenie następcze (również na wzorze WH-OSC) składa się w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po zakończeniu roku podatkowego (przykład: kolejne wypłaty realizowane będą w październiku 2026 r., płatnik składa oświadczenie następcze do 31.01.2027 r.), w którym wykazuje roczną sumę wszystkich wypłat.  

Niezłożenie oświadczenia pierwotnego lub następczego może wiązać się z powstaniem zaległości podatkowych (wyliczonych według podstawowej stawki 19% lub 20%) od całości lub części dokonanych wypłat. Organ podatkowy prezentuje obecnie stanowisko, że złożenie oświadczenia z czynnym żalem nie jest skuteczne.  

Dokumenty, które Spółka jako płatnik gromadzi celem wykazania spełnienia warunków do zastosowania niżej stawki podatku lub zwolnienia oraz dochowania należytej staranności nie przekazuje się do urzędu (nie stanowią one załączników do oświadczenia WH-OSC), dopiero w ramach czynności sprawdzających lub kontroli organ może wezwać o ich przedłożenie.  

Pamiętać należy, że na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, organ podatkowy może nałożyć dodatkowe zobowiązanie podatkowe (w wysokości 10% lub 20% zaniżonego zobowiązania), jeśli oświadczenie WH-OSC nie było zgodne z prawdą, płatnik nie dokonał wymaganej weryfikacji lub podjęta przez płatnika weryfikacja nie była adekwatna do charakteru i skali działalności płatnika.  

Opcja II: wniosek o zwrot podatku (art. 28b ustawy o CIT).  

W tym wariancie: 

1. Spółka jako płatnik pobiera podatek według niższej stawki lub stosuje zwolnienie od dywidendy (lub ewentualnych innych należności) do kwoty 2 mln PLN, jeśli posiada dokumenty do zastosowania tej preferencji,  
2. Spółka jako płatnik pobiera podatek według stawki 19% od dywidendy (lub 20%, jeśli wypłacane są odsetki lub należności licencyjne) od nadwyżki należności ponad 2 mln PLN. Przy czym możliwe jest: 

• potrącenie podatku z kwoty do wypłaty – ciężar ekonomiczny podatku ponosi podatnik (wspólnik), nie jest konieczne podejmowanie dodatkowych działań w tym zakresie, 

• ubruttowienie należności - ciężar ekonomiczny podatku ponosi płatnik (polska spółka), natomiast konieczne jest zawarcie porozumienia/ uchwały o ubruttowieniu – w tym przypadku podatek od wypłaconej dywidendy, który będzie do zapłaty w Polsce (podatek u źródła), zostanie zapłacony z własnych polskiej spółki nie będzie pokrywany przez wspólnika. 

Podmiot, który poniósł ciężar ekonomiczny podatku (odpowiednio podatnik lub płatnik) może w dowolnym terminie złożyć wniosek o zwrot podatku (do okresu przedawnienia).  

Do wniosku o zwrot dołącza się: 

1. certyfikat rezydencji podatnika (aktualny na dzień wypłaty), 
2. dokumentację dotyczącą przelewów bankowych lub inne dokumenty wskazujące na sposób rozliczenia lub przekazania należności, z którymi wiązała się zapłata podatku; 
3. dokumentację dotyczącą zobowiązania do wypłaty należności (np. uchwała o podziale zysku),  
4. oświadczenie podatnika, że w stosunku do wypłacanych należności spełnione zostały warunki, o których mowa odpowiednio w art. 21 ust. 3 pkt 4 lit. b, ust. 3a i 3c lub art. 22 ust. 4 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (jeśli stosowane ma być zwolnienie na podstawie tych przepisów),  
5. oświadczenie podatnika, że w odniesieniu do czynności, w związku z którą składany jest wniosek o zwrot podatku, podatnik jest podmiotem, na którym ciąży obowiązek podatkowy, a także oświadczenie podatnika, że jest rzeczywistym właścicielem wypłacanych należności, 
6. oświadczenie podatnika, że prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą w kraju siedziby podatnika dla celów podatkowych, z którą wiąże się uzyskany przychód, 
7. dokumentację wskazującą na ustalenia umowne, z powodu których płatnik wpłacił podatek z własnych środków i poniósł ciężar ekonomiczny tego podatku,  
8. uzasadnienie wnioskodawcy, że spełnione są warunki będące przedmiotem oświadczeń, o których mowa w pkt 5 i 6. 

Z naszej praktyki wynika, że w toku postępowania o zwrot podatku organ może żądać przedłożenia również innych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków do zastosowania preferencyjnego opodatkowania (głównie w kontekście posiadania statusu rzeczywistego właściciela i prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej przez podatnika). 

Wskazane dokumenty należy przedłożyć do urzędu już na etapie wniosku o zwrot podatku. 

W sprawie zwrotu podatku organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa kwotę zwrotu podatku. Zwrot podatku następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku o zwrot podatku. Z naszej praktyki wynika jednak, że postępowanie o zwrot podatku trwa około 9- 12 miesięcy.  

Wniosek o zwrot składa się na przeznaczonym do tego formularzu (WH-WCP lub WH-WCZ) w formie elektronicznej.  

Opcja III: uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji (art. 26b ustawy o CIT) 

Wniosek o opinię może złożyć zarówno płatnik, jak i podatnik. 

We wniosku należy wykazać spełnienie warunków do zastosowania niższej stawki podatku lub zwolnienia z opodatkowania oraz dołączyć stosowną dokumentację w tym zakresie (zasadniczo tożsame dokumenty, jak przy wniosku o zwrot podatku). 

Opinię o stosowaniu preferencji wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku do organu podatkowego. Z naszej praktyki wynika, że czas oczekiwania to 9-12 miesięcy.  

Wniosek o wydanie opinii o stosowaniu preferencji podlega opłacie wpłacanej na rachunek organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Wysokość opłaty od wniosku o wydanie opinii o stosowaniu preferencji wynosi 2000 zł. 

Opinia o wdaniu preferencji wygasa z upływem 36 miesięcy od dnia jej wydania, co oznacza, że od dnia jej wydania przez 3 lata można stosować preferencyjne opodatkowanie (chyba, że zmianie ulegną okoliczności faktyczne, o których należy poinformować organ podatkowy). 

Opinię należałoby uzyskać przed wypłatą dywidendy – co w przypadku planowanej w najbliższym terminie wypłaty może nie być możliwe (musiałoby się wiązać z odroczeniem terminu wypłaty dywidendy do czasu wydania opinii przez organ).  

W świetle powyższego, rekomendujemy, aby niezależnie od sposobu postępowania, który Państwo wybierzecie, dokonać weryfikacji: 

• w zakresie rodzajów należności wypłacanych w 2026 r. (czy tylko dywidendy, czy również odsetki i należności licencyjne), celem ustalenia w prawidłowy sposób momentu przekroczenia limitu 2 mln PLN,  

• w zakresie dokumentacji, którą należy zgromadzić dla zastosowania obniżonych stawek podatku lub zwolnienia z opodatkowania i dochowania należytej staranności.  

Jeżeli pojawią się dodatkowe pytania lub wątpliwości w zakresie postępowania spółki jako płatnika przy wypłacie należności, pozostajemy do dyspozycji.