Zakwaterowanie pracowników delegowanych: korzystne wyroki, nieprzychylne stanowisko fiskusa.

Mimo coraz bogatszej linii orzeczniczej sądów administracyjnych, w tym NSA, uznającej, że zakwaterowanie i koszty transportu pracowników delegowanych ponoszone są w interesie pracodawcy, organy KIS wciąż konsekwentnie kwalifikują te świadczenia jako przychód pracownika (co najwyżej ze zwolnieniem do 500 zł/mies. dla zakwaterowania). Problem dotyczy w szczególności zakwaterowania zapewnianego pracownikowi oddelegowanemu do pracy w innym państwie UE 

W szeregu wyroków NSA (m.in. II FSK 243/21, II FSK 270/21, II FSK 1332/21, II FSK 434/21, II FSK 609/21) oraz WSA (m.in. I SA/Gl 1052/23, III SA/Wa 1122/24, I SA/Ol 310/24, I SA/Gl 538/24, I SA/Wr 534/24, I SA/Gl 1086/24) powtarzają się argumenty, że: 

• Delegowanie ≠ podróż służbowa. To pracodawca organizuje sposób świadczenia pracy; jeśli wymaga to czasowego zakwaterowania za granicą i regularnych powrotów, koszty te powinny obciążać pracodawcę. 

• Brak „osobistej korzyści” pracownika. Potrzeby mieszkaniowe pracownik zaspokaja w stałym miejscu zamieszkania; mieszkanie w miejscu oddelegowania wynika z potrzeb pracodawcy nie pracownika. 

• Dyrektywa 96/71/WE i ustawa o delegowaniu, stanowią, że wydatki na podróż/wyżywienie/zakwaterowanie w kontekście delegowania nie są elementem wynagrodzenia, lecz kategorią zwrotów/świadczeń organizacyjnych związanych z realizacją pracy za granicą. 

• Wyrok TK K 7/13 wskazuje na trzy kryteria (dobrowolność, interes pracownika, wymierność/indywidualizacja), które w realiach delegowania nie są spełnione, zakwaterowanie nie jest zapewniane „w interesie pracownika”. 

W konsekwencji sądy wskazują na brak przychodu po stronie pracownika z tytułu zakwaterowania. 

W interpretacjach KIS niestety te argumenty nie są akceptowane (przykład najnowsza interpretacja z 9 października 2025 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.697.2025.1.MS). 

Organy stoją na stanowisku, że: 

• zakwaterowanie i zwrot kosztów powrotów to indywidualne, wymierne i dobrowolne świadczenia, które zwiększają majątek pracownika przez uniknięcie wydatku, 

• dyrektywy UE nie są przepisami podatkowymi i mają co najwyżej znaczenie pomocnicze; nie przyznają pracownikowi „prawa do zwrotu”, a więc nie wyłączają opodatkowania, 

• skoro oddelegowanie to zmiana miejsca pracy na podstawie aneksu, to zapewnienie mieszkania nie jest „narzędziem pracy”, tylko zaspokojeniem potrzeb socjalnych; zatem pojawia się przychód po stronie pracownika (ewentualnie stosuje się jedynie zwolnienie 500 zł/mies. z art. 21 ust. 1 pkt 19 PIT). 

W konsekwencji pracodawcy mogą albo zaakceptować niekorzystne stanowisko fiskusa lub wystąpić z własnym wnioskiem o interpretację indywidualną a w razie negatywnego stanowiska wejść na drogę sądową. Wygrana z fiskusem jest realna, więc warto rozważyć aktywną ochronę swoich praw.