Zasady prowadzenia kontroli: pisemność postępowania
Kontrola podatkowa jak i postępowanie podatkowe powinny odbywać się zgodnie z ogólnymi regułami postępowania. Jedną z takich naczelnych reguł jest tzw. zasada pisemności.
Spis treści:
Zgodnie z tą regułą sprawy podatkowe załatwiane są w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Powyższe oznacza, że wszelka korespondencja w sprawie, jak i odwzorowanie przebiegu postępowania, w szczególności postępowania dowodowego i sposobu przeprowadzenia dowodu oraz ustaleń do jakich ten doprowadził, powinno mieć swoje pisemne potwierdzenie.
W efekcie, naturalnym odzwierciedleniem zasady pisemności jest z jednej strony możliwość do składnia wniosków i żądań w formie pisemnej do organu lub w formie ustnej, niemniej odnotowanej (pisemnie) w protokole (np. z przesłuchania kontrolowanego lub oględzin), a z drugiej strony obowiązek organu aby z każdej czynności przeprowadzenia dowodu (np. zeznań świadka) sporządzić odpowiedni protokół. Podobnie do wymogu zaprotokołowania każdej innej czynności (niż przeprowadzenie dowodu), o ile taka ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy (np. z ustnego ogłoszenia postanowienia).
Dochowanie zasady pisemności jest więc kluczowe dla możliwości odtworzenia przebiegu postępowania, wykonanych czynności i dokonanych ustaleń.
Mając na uwadze powyższe pamiętajmy jednak, że pisemność z założenia dotyczy elementów postępowania mających istotny wpływ na wynik sprawy. Jeśli zatem dokonany jakiś ustnych (np. telefonicznych) ustaleń z organem prowadzącym sprawę, brak ich odnotowanie niekoniecznie będzie stanowił o automatycznym naruszeniu omawianej zasady. Jeśli jednak w toku takiej rozmowy podniesiemy istotne okoliczności, pracownik organu winien sporządzić stosowna notatkę lub też formalnie wezwać nas do przedstawienia określonego rodzaju wyjaśnień bądź informacji.
Odnosząc się natomiast do wyżej wspomnianych protokołów, w praktyce trudno mówić o naruszeniu zasady pisemności spowodowanej brakiem protokołu z przeprowadzenia dowodów, jednakże braki w odnotowaniu w protokole naszych wniosków, sprostowań lub żądań mogą mieć miejsce. Uważajmy na to!
