ZFŚS w walucie obcej
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych służy przede wszystkim do finansowania działalności socjalnej. Środki funduszu powinny być przechowywane na wydzielonym rachunku bankowym. Nie każdy wie, że takich rachunków może być więcej, w tym także mogą to być rachunki walutowe.
Do obowiązków pracodawcy należy zaspokajanie bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Jak na obowiązek jest on jednak bardzo miękki, gdyż ustawodawca zastrzegł, że jest on zależny od możliwości i warunków, czyli w praktyce wszystko zależy od woli pracodawcy (jeżeli będzie chciał, to możliwości i warunki znajdzie zawsze). Przynajmniej wśród podmiotów komercyjnych, bo budżetówka co do zasady ma obowiązek prowadzenia działalności socjalnej.
W celu realizacji powyższego tworzy się zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Najczęściej aktywność ZFŚS ogranicza się do działalności socjalnej, czyli – w uproszczeniu – finansowania przeróżnych form aktywności sportowo-turystycznych oraz świadczeń pomocy materialnej.
Środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Jest to jedyny zapis na ten temat (zob. art. 12 ustawy o ZFŚS). Pojedyncza liczba użyta w przepisie zazwyczaj jest traktowana dosłownie – środki ZFŚS są przechowywane na jednym koncie.
Okazuje się jednak, że kont socjalnych może być więcej. Pracodawca może np. wydzielić konto do pożyczek czy zapomóg. Oczywiście nie jest to konieczne, ale może okazać się przydatne (np. do sprawniejszego zarządzania środkami). Co więcej możliwe jest także prowadzenie ZFŚS częściowo lub całkowicie w walucie obcej – lepiej wtedy jednak uważać na księgowych, którym różnice kursowe mogą śnić się po nocach. Dodatkowo – dla bezpieczeństwa – warto określić dofinansowania w odpowiedni sposób (np. dwuwalutowo). U jednego z klientów inspektor ZUS podważył prawo do zwolnienia od składek dofinansowania wypoczynku w kwocie 800 zł, gdyż po przeliczeniu kwot w walucie obcej wyszło… 801,37 zł. Abstrahując od braku sensu i logiki w postępowania inspektora, problem by nie wystąpił, gdyby kwota dofinansowania była wskazana zamiennie w złotówkach i euro.
Podsumowanie:
1. Środki ZFŚS powinny być przechowywane na wydzielonym rachunku bankowym.
2. Pracodawca może założyć i używać do celów socjalnych więcej rachunków.
3. Rachunek socjalny może być także prowadzony w walucie obcej, ale może to rodzić problemy przy rozliczaniu (różnice kursowe) i ewentualnych kontrolach (podejście ZUS).
4. Pamiętaj: do 30 września należy przekazać na wydzielony rachunek bankowy drugą część odpisów (standardowo 25%).
