Zwrot kosztów podróży menedżera - zwolnienie również w przypadku podróży do siedziby spółki

Rozliczenie kosztów podróży osób niebędących pracownikami budzi liczne wątpliwości. W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 9 września 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.530.2025.3.PR) potwierdzono korzystne dla podatników stanowisko – również w odniesieniu do podróży do... siedziby spółki.

Stan faktyczny

Spółka zawarła kontrakt menedżerski z osobą fizyczną, która jako dyrektor zarządzający świadczy usługi osobiście, bez prawa do ich dalszego powierzania. Mimo ogólnej swobody co do miejsca i czasu pracy, wiele obowiązków kontraktowych wymaga fizycznej obecności menedżera w określonym miejscu, w tym w siedzibie spółki lub jej otoczeniu.

W związku z tym, spółka:

• pokrywa koszty podróży menedżera (głównie autem służbowym, ale potencjalnie też pociągiem lub samolotem),
• finansuje zakwaterowanie w hotelu,
• nie wypłaca menedżerowi diet ani nie dokonuje fizycznie zwrotu poniesionych przez Menedżera wydatków, tylko bezpośrednio je finansuje.

Wszystkie podróże mają związek z wykonywaniem usług na podstawie kontraktu a menedżer nie zalicza tych kosztów do swoich kosztów podatkowych (brak jest takiej możliwości w związku z brzmieniem art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy PIT).

Dojazdy Menedżera z miejsca jego zamieszkania do siedziby Spółki odbywają się spoza miejscowości, w której siedziba ta się znajduje.

Stanowisko organu – zwolnienie z PIT ma zastosowanie

Dyrektor KIS potwierdził, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży oraz kosztów przejazdu i noclegu, w tym także do siedziby spółki, są objęte zwolnieniem z PIT, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT.

Co istotne:

• zwolnienie dotyczy nie tylko podróży „służbowych” w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, ale również podróży osoby niebędącej pracownikiem, o ile spełnione są przesłanki z art. 21 ust. 13 ustawy PIT,
• podróż do siedziby spółki również kwalifikuje się jako „podróż”, jeśli odbywa się spoza miejscowości, w której mieści się siedziba,
• przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

W konsekwencji Organ wskazał, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Tym samym, jeżeli finansowane przez Spółkę kwoty nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem, Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy.