Zwrot wydatków za dostęp pracownika do programów informatycznych może podlegać zwolnieniu z podatku dochodowego
Posłuchaj artykułu:
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione z opodatkowania są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracownika własnych narzędzi, sprzętu lub materiałów, jeżeli są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy. Zatem, jeśli pracownik korzysta z własnego narzędzia czy sprzętu (przykładowo komputera, oprogramowania, licencji), a pracodawca wypłaca mu ekwiwalent pieniężny adekwatny i udokumentowany – to taki ekwiwalent może być zwolniony z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Podsumowując więc przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia – nie tylko wynagrodzenia, ale również wszystkie inne przychody niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Jednak art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje, że wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Kwota ekwiwalentu skorzysta więc ze zwolnienia po łącznym spełnieniu następujących warunków:
- ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
- kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom,
- narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
- narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Jeśli więc pracownicy w swojej pracy wykorzystują narzędzia informatyczne, do których dostęp (np. abonament) wykupują prywatnie to wypłacony przez pracodawcę ekwiwalent będzie korzystał ze zwolnienia z opodatkowania.
Powyższe stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 30 stycznia 2026 roku, nr: 0112-KDIL2-1.4011.962.2025.1.KF.
