Ceny transferowe 2024: o czym firmy zapominają na finiszu sezonu TP

Spis treści 

1. Wstęp 
2. Aktualizacja danych finansowych 
3. Benchmarking, to już nie tylko „aktualizacja co trzy lata” 
4. Transakcje jednorazowe i drobne 
5. Opis funkcji, ryzyk i aktywów 
6. Informacja TPR 
7. Dokumentacja grupowa 
8. Na koniec – spojrzenie z dystansu 
9. Podsumowanie 

1. Wstęp 

Wraz z końcem roku w działach finansowych i podatkowych robi się coraz bardziej goroąco. Dokumentacje TP są już prawie gotowe, TPR w wersji roboczej czeka na ostateczne liczb i właśnie wtedy najłatwiej o błędy, które mogą kosztować firmę sporo nerwów przy ewentualnej kontroli. Poniżej zebraliśmy najczęstsze pułapki końcówki sezonu cen transferowych.  

2. Aktualizacja danych finansowych 

Wiele firm finalizuje dokumentację TP na bazie danych sprzed kilku miesięcy. Tymczasem dane z zatwierdzonego sprawozdania finansowego mogą już wyglądać nieco inaczej niż wersje robocze. 
Warto więc tuż przed złożeniem TPR sprawdzić, czy: 

• marże, wskaźniki rentowności i koszty w analizach benchmarkowych odpowiadają ostatecznym danym z ksiąg, 
• wskaźniki w TPR są zgodne z tym, co ostatecznie wykazano w CIT-8 i sprawozdaniu finansowym. 

To drobiazg, ale właśnie na takich niespójnościach opierają się często pytania organów w pierwszym piśmie z KAS. 

3. Benchmarking, to już nie tylko „aktualizacja co trzy lata”

Część firm wciąż traktuje analizę porównawczą jak dokument, który ważny jest trzy lata. Teoretycznie,  tak. W praktyce, może się okazać, że rok 2024 przyniósł realne zmiany ekonomiczne, które w wielu branżach znacząco wpłynęły na marże. Jeśli Twoje dane porównawcze pochodzą sprzed pandemii, inflacyjnego szczytu czy z okresu innej struktury kosztów – warto przynajmniej przeliczyć mediany i zobaczyć, czy aktualne wyniki spółki nadal się w nie wpisują. Nie trzeba od razu robić pełnego benchmarku od zera, ale aktualizacja danych, to dziś must have, jeśli chcemy spokojnie spać przy ewentualnym pytaniu kontrolujących o spadek lub wzrost marż.  

4. Transakcje jednorazowe i drobne

Kiedy wszyscy skupiają się na największych pozycjach, łatwo przeoczyć drobne operacje, które z automatu nie weszły do dokumentacji TP, a jednak powinny. Najczęstsze przypadki: 

• wewnątrzgrupowe refaktury kosztów usług, 
• rozliczenia kosztów wspólnych (np. IT, HR, marketing), 
• okazjonalne pożyczki lub przepływy gotówkowe między spółkami, 
• poręczenia, 
• gwarancje,  
• transakcje ubezpieczeniowe. 

Finalizując sporządzanie dokumentacji, warto jeszcze raz przejrzeć zestawienie transakcji z podmiotami powiązanymi. To często ujawnia kilka „drobiazgów”, które mogą wymagać dopisania do TPR lub dokumentacji. 

5. Opis funkcji, ryzyk i aktywów 

Firmy często kopiują część opisową z ubiegłorocznych dokumentacji, tymczasem w wielu grupach model operacyjny już dawno ewoluował: zmieniły się centra usług wspólnych, zakres odpowiedzialności, struktura decyzyjna czy ryzyko ponoszone przez firmy. Na finiszu warto zadać sobie jedno pytanie: czy nasz opis biznesu nadal odpowiada temu, jak faktycznie działaliśmy w 2024 roku? To nie tylko kwestia formalna. Organy coraz częściej patrzą na spójność między opisem funkcji w dokumentacji TP, a realnymi przepływami operacyjnymi, które widać choćby w danych TPR i CIT. 

6. Informacja TPR 

Formularz TPR-C i TPR-P wciąż potrafi zaskoczyć. Kończąc sporządzanie dokumentacji, warto upewnić się, że: 

• wersja TPR odpowiada aktualnemu zakresowi dokumentacji (często po drodze dochodzi nowa transakcja lub zmienia się klasyfikacja), 

• osoba podpisująca TPR ma właściwe pełnomocnictwo (nadal zdarzają się błędy formalne przy składaniu TPR), 

• TPR i lokalna dokumentacja są spójne w zakresie wartości, kodów i opisu transakcji. 

Warto też pamiętać, że TPR i dokumentacja cen transferowych to nie tylko odpowiedzialność podatkowa firmy, ale również sankcje osobiste za błędy w TPR.  

7. Dokumentacja grupowa

Z perspektywy lokalnej spółki często słyszymy: „Master file przygotowuje centrala, my tylko czekamy”. 
Na finiszu sezonu to czekanie potrafi jednak trwać długo. Jeśli do końca roku nie otrzymasz ostatecznej wersji dokumentacji grupowej, warto mieć przynajmniej oficjalne potwierdzenie z centrali, że plik istnieje i zostanie udostępniony. To może być kluczowe przy ewentualnym pytaniu organu o kompletność dokumentacji. 

8. Na koniec – spojrzenie z dystansu 

Jeśli czujesz, że dokumentacja i TPR są już „na 99%”, to właśnie ten ostatni 1% często decyduje o tym, czy dokumentacja jest naprawdę gotowa. Zanim zakończysz prace nad dokumentacją, warto zadbać o: 

• sprawdzenie dokumentacji przez osobę, która nie pisała dokumentacji (świeże oko potrafi wyłapać niespójności), 

• sprawdzenie, czy opisy w dokumentacji, metodologie kalkulacji cen, marże, zgodne są z założeniami polityki wewnątrzgrupowej,  

• upewnić się, że wszystko, co jest w TPR, ma pokrycie w dokumentacji – i odwrotnie. 

9. Podsumowanie 

Wiadomo, że w listopadzie i grudniu nie wszystko da się już poprawić albo przeliczyć od nowa, ale powinniśmy się upewnić, że dokumentacja jest spójna, kompletna i opisuje rzeczywiste warunki transakcji. To właśnie te trzy elementy są najczęściej weryfikowane przy kontroli i decydują o tym, czy rozmowa z organem skończy się na wyjaśnieniach, czy na sankcjach.